DocuWare 文档管理系统Intelligent Indexing（智能索引）、 Forms（表单）和连接到Outlook 功能

一、DocuWare Intelligent Indexing（智能索引）功能

没有什么能像手动输入数据那样减慢流程的速度。键入数据速度慢、容易出错且无法有效扩展。对于生产力至关重要的组织，必须自动从扫描的文档、PDF 和其他文档中捕获关键数据字段。

数据从非结构化到无价

DocuWare智能索引可立即识别文档中最有价值的信息，并将其转换为高度结构化的可用数据。

机器学习技术会记住每个文档和索引更正，因此每次捕获都会提高工具的速度、准确性和可靠性。只需几个文档，数据捕获就变得无缝、自动化。

由于智能索引使用的反馈来自多个用户（您和您的同事），因此使用得越多，智能索引表现就越好，每次都越来越快。

智能索引突出显示文档中建议的索引术语。根据系统的确定性水平，它们以不同的颜色显示（下图所示）。

实现无纸化的最佳途径

尽管发票、合同和许多文档都是从纸质文件开始的，但DocuWare Intelligent Indexing（智能索引）可以毫不费力地扫描关键术语，并将其转换为可用、可搜索的结构化索引数据。

智能索引可帮助各种规模的公司处理无法标准化的文档，例如因供应商不同而不同的发票和交货单。

通过智能索引，消除繁琐而耗时的劳动，使员工能够重新专注于更高效的项目。

更正简单。只需用鼠标单击文档中的正确术语

直观。以交通灯颜色显示索引术语的确定性程度。

每次结果都比上一次更精准。不断从以前的反馈和输入中学习，每次都能产生更好的结果。

高度可扩展的云。无论数据量如何，都能获得最佳性能和结果。

如何开始使用Intelligent Indexing（智能索引）

Cloud 部署

DocuWare 智能索引是每个DocuWare Cloud许可证的标准部分。DocuWare Cloud还包括工作流管理器、表单和其他关键模块。

本地部署

如果您将DocuWare 用作本地系统，智能索引可作为基于Web的服务或数据中心内的独立模块使用。

二、DocuWare Forms（表单）功能

收集准确的结构化信息对于您的核心流程至关重要。现代 Web 表单可简化、改进和加速数据收集。它们不仅可供任何设备上的任何人即时使用，而且表单为数据提供了结构，因此可自动化团队中产生的信息流。

高效业务的灵活工具

DocuWare Forms 使您无需编程就能够创建灵活、有用的基于 Web 的表单。使用文本字段、复选框、下拉菜单、日历输入、文件上传等功能，实现精确、安全的信息捕获。确定哪些字段是必填字段。

准备就绪后，获取 URL 并分享。所有表单都会针对移动设备进行自动优化。

DocuWare Forms提供对定位，标签等的全面设计控制 - 所有这些都通过高度直观的拖放界面进行配置，无需编程和 IT 支持。

借助直观的编辑器，可以轻松快速地创建新表单。完整的表单也可以在移动设备上显示和提交（下图）。

连接表单和工作流自动化

为了简化和加速流程，将基于 Web 的表单与数字工作流程相结合，其中每个填写的表单都会触发流程中的下一步。下面是两个示例：

采购

对于每个申请，用户填写一个表单，其中包含货物描述、供应商、数量和成本等信息。然后生成订单文档并将其存储在DocuWare中，所有步骤在DocuWare进行路由，直到付款。除了交货单和发票之外，订单单据始终分配给交易记录。

招聘新员工

当新员工加入组织时，人力资源工作人员填写一个表单来捕获新员工的信息，这会触发其他部门的流程。采购新设备;IT 设置电子邮件地址和网络访问权限;工资列表上建立一个新帐户。

始终可用。发布的 Web 表单可以在任何浏览器中打开。

移动。自动优化所有移动设备的 Web 表单。

易于创建。用户友好型编辑器，无需编程即可设置表单。

熟悉的设计。已建立的纸质表单可以镜像为电子表单。

如何开始使用 DocuWare Forms

云部署

Forms（表单）是每个DocuWare Cloud许可证的标准部分。DocuWare Cloud还包括Workflow Manager（工作流管理器）和其他关键模块。

本地部署

如果您将DocuWare用作本地系统，则DocuWare Forms可作为附加模块使用

三、连接到 Outlook 功能

将 Microsoft Outlook 整合到您的日常办公中，提高企业生产力。将传入和传出的电子邮件安全地存档，同时自动触发新的工作流任务。关键搜索视图直接嵌入在 Outlook 中，提高了单屏工作效率。

向 Outlook 添加存档功能

您无需离开电子邮件客户端即可存储电子邮件和搜索文件柜。以下功能可直接在 Outlook 中使用：

•单击鼠标即可存储消息，或在 DocuWare 中自动存档电子邮件

•要保留在 Outlook 中的电子邮件可以标记为已归档

•有选择性：如果需要，将自动丢弃重复和无意义的消息

•直接从 Outlook 中的 DocuWare 开始搜索 —— 结果直接显示在电子邮件客户端中。

DocuWare无缝集成到Outlook中。您可以在 DocuWare 功能区中或通过情景菜单存储或搜索电子邮件（下图）。

自动索引电子邮件以供进一步处理

DocuWare 使用所有必要的索引数据丰富了电子邮件，因此可以轻松找到邮件并用于启动数字工作流。

从外部来源（如地址簿或 CRM）编制索引时，可以添加个人和公司名称。

将电子邮件集成到业务流程中

将来自 Microsoft Outlook 的电子邮件集成到业务流程中，对电子邮件执行更多操作。两个简单的例子：

• 发放发票。 在Outlook中通过电子邮件收到的发票存储在DocuWare中，并立即触发发放工作流程，以便您可以在折扣期内轻松付款.

• 信息触手可及。 即使直接负责的员工不在，同事也能快速响应客户查询，因为他们在文件柜中可以概览与客户的所有通信。

来自 Microsoft Outlook 的存档电子邮件可以与其他类型文档一起管理。这提高了相关内容（如文档、客户通信或交易数据）的系统性。

集中文档。电子邮件可以与其他业务相关文档一起从文件柜中检索。

支持合规性。根据法律要求，将电子邮件视为与业务相关的文档。

无缝集成。 所有DocuWare功能都可以直接在Outlook中访问。

最佳可用性。存档后，具有授权的同事才可以使用电子邮件。

如何开始使用连接到 Outlook 功能

Cloud

连接到Outlook 是每个DocuWare云许可证的标准部分。

DocuWare云许可证还包括 Workflow Manager（工作流管理器） 和其他关键模块。

本地

如果您将 DocuWare 用作本地系统， 连接到Outlook 功能则作为附加模块提供。

关于 DocuWare

DocuWare 是一家世界领先的文档管理软件公司。产品远销90多个国家，涵盖16种语言，全球 12，000 家客户部署了我们提供的解决方案。公司成立于1988年，总部位于在德国慕尼黑附近的格梅尔林和纽约的新温莎，在英国、西班牙和法国设有子公司。