创建客户服务培训手册的终极指南

您是否知道，仅一次糟糕的客户服务体验就足以迫使80% 的消费者向其服务提供商的竞争对手寻求帮助？

这意味着您需要避免给客户带来糟糕的体验，以帮助您的企业长期留住他们。由于支持代表是体验过程中不可或缺的一部分，因此最好创建一本客户服务培训手册来帮助他们相应地管理不同的支持情况。

培训手册将帮助您制定代理在支持过程中必须遵循的标准操作程序。它还将充当团队新成员的客户服务手册。

如果这个想法鼓励您为您的组织构建客户服务培训手册，我们愿意在这个过程中为您提供帮助。

事不宜迟，让我们深入了解下面的指南。

什么是客户服务培训手册？

客户服务培训手册就像一本手册，客户服务代表可以使用手册为客户打造无与伦比的体验。本培训手册详细介绍了公司政策、销售代表为解决客户挑战而必须采取的合理行动计划等。

简而言之，客户服务手册培训现有和新的客户服务团队成员如何在支持电话期间与客户打交道。

为什么要创建客户服务培训手册？

培训新的和现有的客户服务团队成员是您的企业必须创建该手册的理想原因之一。但还有其他一些重要原因导致您必须创建客户服务培训手册。以下列出了您不应跳过为您的企业创建一个的主要原因。

提高客户满意度

当支持代表知道如何应对客户带来的各种挑战时，有效解决这些挑战就会变得更加容易。而且，他们解决挑战的速度越快，就越容易提高客户满意度。培训手册将帮助他们学习在某些情况下如何表现以及如何解决这些问题以提高客户满意度。

让客户轻松入职

客户服务培训手册还列举了销售代表成功吸引新客户必须采取的各种步骤。这些步骤有助于他们为客户提供正确的指导并避免犯错误。这会让客户更加满意并提高满意度。

明确支持代表的工作角色

该内部文档还可以帮助支持代表了解他们的工作角色包括哪些内容。这对于可能不了解自己的角色和职责的新团队成员特别有用。他们可以随时返回此信息，看看他们是否履行了所要求的职责。

协助销售代表建立软技能

许多注意事项也是客户服务知识库的一部分。手册中介绍了有关客户服务代表必须如何交谈、表现、回答、解决问题等的信息。因此，这些说明可以帮助客户服务代表建立从长远来看有用的软技能。

提高性能，从而提高保留率

客户服务培训手册还包含常见问题 ( FAQ )，可帮助代表更快地回答问题。由于他们回答速度更快，因此他们能够在更短的时间内解决更多问题。他们可以高质量地回答更多问题，从而提高生产力。而且，高效的销售代表最终会为品牌留住更多客户。

客户服务培训手册中应包含的 8 个关键因素

有了上述好处，您就有更多理由为您的组织创建客户服务培训手册。当您在此过程中时，这里列出了从头开始构建手册时不应错过的八个关键因素。

1. 最佳实践

列出客户服务代表在实时处理客户查询时必须遵守的所有最佳实践。这将帮助他们忠于品牌声音并贴近企业价值观。此外，这些最佳实践将帮助他们在对话过程中提高软技能，从而帮助他们为客户打造愉快的体验。

2. 客户服务政策

不要忘记为客户服务政策创建一个单独的部分。这些将帮助代表了解他们可以在多大程度上提供服务，并在支持对话期间为客户设定切合实际的期望。他们甚至可以帮助客户了解支持流程需要什么以及他们可以回复客户的预期持续时间。

3.有关产品和服务的信息

在客户服务知识库中创建一个有关您的组织提供的产品和服务的单独部分。这将有助于销售代表澄清他们对产品的疑虑，并更自信地向客户提供答案。

4. 解决冲突的方法

确保包含基于场景的解决方案或分享在不影响对话质量的情况下应对棘手客户的可能方法。这将有助于客户服务代表即兴对话，并确保客户永远不会失望。

5. 常见问题

由于这是内部文档，因此请确保在手册的某一部分中记录了代表提出的所有常见问题。尝试捕获代表每个季度的常见问题并将其添加到此常见问题解答部分。这应该可以帮助他们了解，如果遇到复杂的产品查询或帐户相关问题，应该与谁联系。

6. 升级协议

许多人可能会将其混淆为客户服务政策部分或常见问题解答部分的一部分。但是，这需要成为客户服务培训手册中的单独部分。事实证明，这对于客户支持团队中的新团队成员是有益的。他们将了解哪些问题应该升级以及向谁升级。他们还将了解不应升级的可能情况，并尝试最终解决某些问题。

7. 资源

您不能错过的另一个列表是资源部分。帮助您的支持代表找到用于吸引客户的所有营销和销售材料。他们将能够找到客户查询的可能来源区域并相应地处理它们。相同的宣传材料可以帮助他们回答客户可能对产品及其使用提出的其他问题。

8. 反馈调查

通过反馈调查了解您的支持代表的想法。确保在知识库中所有文章的末尾添加此组件，以了解您添加的资源是否对销售代表有帮助。通过这种方式，您可以进一步改进您的培训手册，并确保代表每次都能提供最佳的客户服务体验。

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创建客户服务培训手册的 8 个不可避免的步骤

您的培训手册中列出了一系列不容错过的因素。现在，是时候建造一个了。为了帮助您快速启动该流程，这里有一个八步清单，可帮助您轻松创建完整的客户服务培训手册。

1. 始终为您的客户着想

编写培训手册的全部目的是确保您的客户服务代表每次接触您的业务时都能为客户提供最佳体验。而且，只有当您详细了解客户的情况时，这才有可能实现。

要了解您的客户，您需要了解以下内容：

• 他们为什么选择您的品牌而不是其他品牌？

他们对您现有的服务有何看法？

他们可能会问哪些常见问题？

哪些可能原因会让客户失望并促使他们离开您的企业？

他们对客户服务和产品的总体期望是什么？

这些问题将帮助您了解客户并创建以客户为导向的客户服务培训手册。这意味着销售代表在各种客户服务场景中必须采取的每一步都将从客户的角度来考虑。这种方法将帮助您为客户服务代表构建整体指南，并确保他们每次都能提供出色的体验。

2. 将同理心作为本手册的基础

每当客户向您的品牌寻求服务时，他们都会寻求同理心。

他们希望被倾听，希望被认真对待，并且希望在所有支持电话中得到同样的考虑。毫无疑问，客户有时听起来有点不合理，但这并不意味着你放弃对他们的同情。

当他们接近您时，请了解他们因您的品牌面临的挑战而感到压力，并且无处可发泄。您的部分服务给他们带来了不便，要纠正这一点，您需要确保您以同理心倾听客户的声音。

因此，当您编写本培训手册时，请确保重点关注客户在品牌使用过程中的同理心。以下是在创建手册时引入同理心的方法：

介绍倾听的艺术：鼓励您的代表在深入研究解决方案之前倾听客户的声音。

强调耐心：对于少数客户，您的销售代表可能会失去耐心。然而，在通话过程中提高声音或添加一丝刺激的情绪是错误的。客户对此类行为很敏感。

因此，在培训手册中添加此类客户的对话示例，以帮助销售代表了解如何从团队成员的错误中学习，以及如何帮助此类客户找到问题的解决方案。

重申问题：让客户知道您已经理解基本问题非常重要。为了保证这一点，您可以要求销售代表重复客户在通话过程中表达的质疑。重复一遍后，询问客户您是否正确总结了问题。如果他们给出积极的确认，然后才继续向他们提供解决方案。

除此之外，你还可以介绍：

• 开始对话时使用的短语

可能的道歉方式以及如何继续对话

面对难缠的客户时如何介绍解决方案

另请聆听：与 Domi Sinclair 一起创建客户支持文档时的用户同理心

3. 了解为什么需要培训手册

组织需要制定客户服务培训手册的原因有多种。构建您的系统的一些常见原因可能包括以下考虑因素：

• 您可能希望培训新的支持团队成员，帮助他们在您的服务和业务代表方面取得先机。

您可能希望对现有和新团队成员进行同一级别的培训，以避免知识差距。这有助于您确保支持流程相同，并确保客户获得您品牌的最佳支持体验。

您可能想要构建一个资源，以便客户支持团队成员在错过某些内容时可以返回该资源。该文档对于想要重新审视基础知识并了解品牌希望为客户设定的基本支持体验期望的销售代表来说也是有益的。

您的原因可能是其中任何一个。但如果能够缩小您编写本培训手册的理由，那就太好了。它将帮助您简化想要添加的所有资源，并创建客户服务代表可以随时返回的知识库。

4. 添加代表必须做的事情列表

您当然希望您的客户支持代表表现良好并将客户满意度提高十倍。但要做到这一点，您必须列出可以帮助他们实现这一壮举的最佳实践。

这是一个快速列表，您可以通过一些内部示例来增强它：

全面了解产品的工作原理，以便在支持电话期间提供详细的解决方案。

通话时保持积极态度。这不仅可以在对话过程中吸引客户，还可以确保他们的意见得到倾听。

保持机智，并快速解决常见问题。回答常见问题时，不要保持“知道了”的语气。相反，找到一些机智的方式，不会让客户觉得他们提出的问题是错误的。了解亚马逊客户服务代表如何以最机智的方式解决支持问题。

来源

除此之外，您还可以列出最佳实践，例如：

• 寻找个性化对话体验的最佳方式

在支持电话中帮助客户确定他们的需求

在提供解决方案的同时以客户为导向

成为敏锐的倾听者并确保客户有同样的感受

另请阅读：内部客户服务最佳实践

5. 根据公司政策设定正确的客户期望

您的培训手册还必须涵盖您的服务的所有政策，以帮助客户服务代表从一开始就设定正确的期望。

您可以为所有策略创建一个单独的部分，并将它们分为不同的类别。例如，您可以创建一个讨论订阅策略的类别。另一部分可以描述有关违反合同的政策。像这样，您可以创建一个单独的策略部分，帮助客户服务代表设定正确的期望，并确保按照手册中给出的策略提供支持服务。

6. 将所有有用的资源和支持工具指南放在一处

从营销材料到销售平台，将它们全部放在一处。你在这里问“为什么”的问题。

了解不同团队使用这些资源将潜在客户转化为 SQL，而相同的 SQL 又被转化为客户。这两种资源在吸引这些客户方面发挥了至关重要的作用。在提供支持的同时忽视这些是错误的。您可以确定向客户推销的实际功能和服务，并了解他们的挑战的根源。

除此之外，您还可以列出客户服务代表的所有支持工具指南以及这些资源。如果他们在与客户交谈时遇到使用任何支持工具的任何挑战，他们将能够立即找到有关支持工具的答案。这将有助于确保转换体验期间不会出现任何故障，并确保客户对您的服务感到满意。

7. 确保您的培训手册保持最新

创建培训手册的另一个重要方面是确保定期更新。以下是不时更新的内容列表，您必须立即添加它们：

• 产品更新

用户界面更新

公司政策更新

最新客户服务示例

新的常见问题

而这样的例子不胜枚举。但是，您需要确保所有这些内容在发现后都在培训手册中进行更新，以确保客户服务团队与组织中的其他团队处于同一页面上。

8.定期收集反馈，对手册进行相应升级

创建过程的最后一步是了解您在文档方面的努力是否为客户服务团队带来了成果。问他们以下问题：

• 您认为必要的信息有帮助吗？

您能够帮助我们的客户使用这个知识库吗？

您希望我们在哪些方面进行改进？

您想看到哪些全新部分？

诸如此类的反馈问题将对您有所帮助：

• 确定培训手册中需要优先更新的正确领域

了解应添加哪些新部分以简化客户服务代表的培训流程

另请阅读：编写用户手册说明的终极指南

如果您希望所有客户服务代表保持一致并向所有人提供统一的客户服务体验，那么立即创建培训手册非常重要。

当然，这可能是一项具有挑战性的任务，尤其是如果您不知道从哪里开始的话。但这没关系，还有像您一样的其他人每次考虑编写培训手册时都会面临同样的挑战。

考虑到这一点，我们创建了一份客户服务培训手册指南，它将帮助您了解为什么您首先需要一个以及您不应错过的因素。此外，它还为您提供了一个八步清单，使您可以在更短的时间内创建全面的培训手册。为了进一步帮助您，我们还列出了一些公司示例，这些示例向用户提供免费模板并帮助他们避免“从头开始”流程。

但如果您想使用知识库解决方案创建客户服务培训手册，我们建议您查看 Baklib。尝试我们的免费演示，了解我们如何为您简化客户服务培训手册的创建过程。