创建培训手册的终极指南

对于想要入职、留住和晋升员工的组织来说，持续的专业发展至关重要。为了确保员工始终受益于学习能力，您需要考虑创建培训手册，使员工能够并保持胜任工作的能力。

过去，您可能认为培训手册是一本厚重的书，里面充满了密集的文字材料。好消息是，现在技术已经发展到可以在线提供许多培训手册的程度，这对用户来说是一种改进的格式。

如果您是一家拥有员工的企业，您有责任确保他们了解最新的实践、流程和技术。

什么是培训手册？

培训手册可以为那些希望在新的专业领域进行自我教育的员工提供指南。培训手册可以是员工内部文档的一部分，也可以是外部文档，供客户向他们介绍您的产品和服务。在这篇文章中，我们将重点关注员工内部培训手册。

培训手册与员工需要学习的业务关键领域直接相关。对于需要熟悉业务的新员工以及必须了解最新公司流程和政策的经验丰富的员工来说，它可以成为宝贵的资源。

员工培训手册可以以多种格式提供，包括知识库文章、视频教程、PDF 指南或录音。重要的是您的培训手册组织得井井有条，并以易于理解的方式交付给您的受众。

培训手册的类型

1. 员工手册

员工手册是简单的文件，可以向员工传授企业工作的细节。它包含有关公司政策和流程的信息，例如人力资源、营销和销售，并确保所有员工都能遵守业务规则。

2. 任务手册

任务手册是与企业内执行的任务直接相关的培训手册。例如，您的组织可能会制作一本培训手册，教员工如何有效地使用您的 CRM 系统，并帮助他们了解如何使用该软件来促进业务目标。

3. 项目手册

项目手册涉及企业内部为产生业务价值而进行的特定项目。当项目非常庞大并且跨越多年时，对员工进行项目如何运作的培训可能会很有帮助。

4. 供应商培训手册

供应商培训手册教员工如何与提供基本服务的公司供应商有效合作。它将帮助员工了解现有的系统，使公司能够与供应商进行沟通并进行日常业务运营。

为什么拥有培训手册很重要？

68%的员工表示培训和发展是公司最重要的政策。为了让员工继续投入工作，您需要为他们提供在其角色范围内学习和成长的机会。

如果您投资于培训，您的利润率可以提高 24% 。当您通过培训拥有高绩效的员工时，就会产生更有效的项目和具有真正商业价值的计划。

拥有培训手册可以防止员工流失，这意味着您不必承担雇用大量新员工并让他们熟悉最新情况的成本。您可以长期留住更多员工，并从他们的经验和专业知识中受益。

当您确实需要雇用新员工时，员工培训手册可以帮助完成入职流程并确保新员工接受初步培训。这意味着更少的员工需要从日常工作中抽出时间来培训新员工。

培训手册如何使入职员工受益

让员工了解培训机会

当您对新员工进行初步培训时，您可以让他们了解企业中提供的进一步培训机会。员工可以了解他们可以从职业发展中受益的地方，以及他们如何在最初入职后的角色中成长。

坚持培训方式的透明度

使用培训手册制定入职计划意味着您的培训过程更加透明。所有新员工都知道您的企业雇用新员工的方式，并且每个人都可以从同一流程中受益。

当流程透明时，就更容易进行更改并确定可以改进的领域。

支持终身学习的文化

当您进行包含培训手册的入职流程时，这会培养员工持续学习的态度。他们会感激企业对他们的教育进行投资，并寻求更多的培训机会。他们与企业的第一次接触表明，公司重视学习和发展，从而融入积极的公司文化。

避免或减少灾难性错误

当员工在入职过程中接受适当的培训时，他们在工作过程中犯重大错误的可能性就会大大降低。培训你的员工比盲目地期望他们从第一天起就变得高效要好得多。

对 Baklib 知识库感兴趣？与我们的一位专家安排演示

创建培训手册的 7 个终极步骤

第 1 步 - 确定范围

首先，您需要准确决定要在培训手册中包含哪些内容。每份培训手册都有独特的目标，这些目标决定了您想要在其页面中涵盖的主题。

当您知道您希望通过培训手册实现什么目标，以及员工在阅读培训手册后应该能够完成的任务时，您就会了解其范围内应包含的内容。

当然，您的培训手册不可能涵盖所有内容。如果您的内容过于全面，可能会让读者望而却步，并阻止他们充分利用您的培训手册。

第 2 步 - 定义手册的结构

接下来，您需要清楚地定义手册的结构。您需要决定以什么顺序呈现特定主题以便于理解，以及如何逻辑地组织内容。您不能随意布置内容，否则用户将无法在手册中搜索他们感兴趣的主题。

读者不太可能从头到尾阅读您的手册。目录是构建手册并帮助读者找到合适页面的好方法。您可以从初级主题到高级主题构建内容，或根据产品的功能划分各个部分。

当内容的顺序按逻辑方式进行时，读者可以更轻松地阅读手册并有助于学习过程。

第 3 步 - 让人力资源团队或产品团队参与设计模板

当您知道要在培训手册中包含哪些内容时，您可以要求其他团队帮助您设计模板。人力资源团队最适合提供帮助，因为他们了解内部员工的需求。

模板是创建多个手册的好方法，因为您可以包含占位符来包含稍后添加的内容。准备手册时遵循设计原则非常重要，例如颜色、大小和字体的使用。您需要使手册模板与您公司的品牌保持一致，以便与您公司想要描绘的外观和感觉保持一致。

第 4 步 - 创建内容

现在您已经知道要包含哪些内容及其外观，然后就可以为培训手册创建内容了。您需要考虑相关的文本、视频、屏幕截图、信息图表和图表。

重要的是要记住改变培训手册内容的呈现方式，以保持读者的兴趣并吸引不同的学习风格。当放置得当的屏幕截图有助于使您的内容栩栩如生时，您的读者将很难将注意力集中在长长的文本墙上。

在线手册比印刷手册更容易更新，并且可以随着业务需求不断发展。使用 Baklib 等内部知识库软件意味着您可以向员工提供内部培训手册。

第 5 步 - 使用内部知识库向您的员工发送手册

当您完成内容后，您需要向您的员工发送培训手册，可能包含我们刚才提到的内部知识库。内部知识库是一个专门的网站，可以显示多层类别和子类别的内容，以及强大的搜索栏，使用户能够找到相关文章。

如果您使用 Baklib 这样的内部知识库，这意味着您可以从任何地方访问您的培训手册 - 即使在现场。如果有人发现您的手册中存在错误，则可以轻松地为所有用户进行更改和更新。内部知识库可以托管视频、文本、图像等。您的用户访问培训手册所需的只是其设备的互联网连接。您可以使用密码保护您的培训手册，以确保未经授权的用户无法访问。

第 6 步 - 收集用户的建议和反馈

培训手册发布后，定期收集用户的建议和反馈以评估内容的有效性至关重要。您可以向他们询问具体问题，以了解您的内容是否有帮助以及是否使该主题易于学习。

只有您的读者才有能力决定您的培训手册是否适合目的。测试将是您的读者在使用本手册后是否能够成功学习所选主题。

如果您使用结构化调查，您可以获得关于手册有用性的非常有针对性的答复。它比使用简单的评级系统更好，因为您可以获得定性反馈，可以告诉您哪些方面可以改进。

第 7 步 - 分析反馈以对内容进行适当的更改

当您收集了培训手册的所有反馈后，您应该建立一个正式的更新流程。并非所有反馈都同样有效，但您可能可以根据用户建议确定几个可以改进的领域。

根据用户反馈制定的手册更有可能获得成功并被用户采用。定期更新的手册可以满足不断变化的组织的需求，并准确反映不断变化的流程和政策。

编写培训手册的专业技巧

创建主动内容

您必须创建能够主动预测读者需求的内容。事实上，您的员工并不知道他们不知道什么，因此您需要深入了解员工需要高效工作的内容。手册内容的目标是帮助员工成长和发展，因此它需要包含他们永远不会了解的主题。

使用品牌模板

您的员工培训手册应与您企业的品牌保持一致，包括颜色、字体、徽标和布局。培训手册是您企业的关键资产之一，它可以传播组织知识并有助于营造蓬勃发展的学习文化。按理说，您的手册应该看起来像是您组织的一部分。

添加目录

为了帮助您的员工快速找到所需的内容，您应该在培训手册中包含一个目录。您的内容应分为逻辑类别和子类别，以便员工不必从头到尾阅读整个手册。

避免行话并使用通俗语言

您的培训手册内容应以易于理解的方式编写。您应该使用用户的自然语言，而不是需要字典来解码的行话。如果手册写得简单明了，您的员工将更有可能使用您的手册。

提供说明

有时，培训手册中的说明需要进一步解释。当你第一次写东西时，你的意思并不总是很明显。解释性注释将帮助员工理解您的指示并提供重要的背景信息以帮助减少错误。

构建内容以帮助清晰导航

当您向用户展示内容时，您应该对其进行结构化以促进清晰的导航。这意味着使用有意义的标题并将内容分为类别和子类别。各个页面应分为几个部分，并使用项目符号或编号列表来构建内容。

用交互式图像制作有趣的内容

没有人愿意从仅由文本组成的内容中学习。交互式图像将有助于吸引用户了解您的内容，并确保学习过程变得更加轻松。使用图像意味着用户可以准确地看到流程或任务应该是什么样子，而不是仅仅根据文本进行猜测。

推荐同行评审并发布

在发布内容之前，最好让团队成员检查内容的准确性，并查明其是否真正适合目的。进行同行评审流程意味着您可以发现错误并生成最高质量的内容。

实时培训手册最佳示例

使用 Baklib 创建的培训手册

本手册适用于仍处于入职阶段的新员工。我们希望帮助他们进行自学，并提供一个存储库，让他们可以从任何地点、在任何设备上访问，因为我们认识到培训课程的重要性。

世界自然基金会的普惠金融培训手册

世界自然基金会添加的培训手册培训其新员工开始运行储蓄俱乐部，这使新员工能够添加新的跑步俱乐部计划。他们可以了解金融包容性，并在社区内建立金融知识培训。

生产培训手册

生产培训手册包括良好生产规范 (GMP)、标准操作程序( SOP ) 以及工厂中使用的化学品。它还包括常见的故障排除、冰淇淋制造背后的科学以及访客政策。

全面而准确的培训手册是重要的资源，需要向您的员工提供，以确保他们有效地履行自己的角色和职责。员工希望公司投资于他们的持续培训和发展，这会带来更好的参与度和对公司更深的承诺。

精心构建的培训手册有可能为您的企业节省资金，因为您可以创建一次，然后根据需要多次使用它。您的任意数量的员工都可以从您的培训手册中受益，并利用它来提高自己的岗位能力。

培训手册在新员工入职时特别有用，因为它可以包含新员工学习如何完成新工作所需的所有信息。所有新员工都可以从相同的入职体验中受益，并快速了解您的公司。