文档管理 - 下

3.       软件公司的做设计的人应该知道，对于一个设计文档而言，会不断地经过修改，即使是最后定稿了以后，可能一个新的改动过来，又得改，但是经常地我们也碰到了一种问题，就是我改完了，但是发现改错了，想看看原来是怎么样了，或者客户不满意想改回一个礼拜之前那个设计，总之就是我想还能看到这个文档每次改动时内容，然后进行一些回滚操作，或者有时候需要对两个不同版本的内容进行比较，看看到底做了哪些改动，改动前是什么，改动后是什么。（变更管理，版本管理）

 

在KnowledgeWise中，对一个文档条目，每一次操作都能用快照方式记录一个版本，所谓快照方式，就是类似一个拍照功能，把该版本文档的相关内容拍下来，以后只能看，不能改。当然，你可以设置不让每次修改都保存版本，只修改一些关键地方的地方才去保存一个版本，不然版本太多，以后比照起来也挺累人的。

 

对于保存下来的版本，主要有三个用处，

第一个当然是去看唠，可以看看在过去某个时段，这个文档是啥内容；

第二个内容就是回滚作用，就是说如果一旦我这个文档修改了一下，觉得不对，想恢复到修改前的样子，就可以回滚一下，当然你是可以回滚到任何已经保存下来的版本里的，那么那个版本里的内容将会覆盖当前内容，所以一般情况下如果想回滚的话，你可以先手动做个版本保存，这个在KnowledgeWise中是允许的，而且即使做了回滚，所有的已经保存的版本还是不会受影响的。

第三个作用就是两个版本间的相互对比，有时候我们作了修改后，想对比一下两个版本之间到底有什么不一致，究竟改了多少地方，一旦我们用了对比功能以后，就可以把这个文档的所有字段在不同版本间进行一一对比，有修改的地方会被自动标记，例如这个版本比那个版本就是删除了一段话，这样子的话，对比的时候，被删除的这段话就会自动加上颜色，并且会加上一个删除的线，一目了然。（关于对比这个功能，有些版本控制管理软件其实做得更好，类似Subversion，所以KnowledgeWise也提供了跟Subversion集成的效果，有任何文件作为附件放到一个文档里去的时候，可以同时被自动提交到Subversion中，这样子，就可以对附件也进行对比了）

 

下面的图就是版本保存的地方。

 

 

 

4.       类似FAQ这些文档，其实最终我们做完后是给我们的客户用的，也就是给他们看的，作为帮助文档的方式，所以放在系统中的话，就不太适合他们去看，可看性不好，所以KnowledgeWise提供了一种Wiki功能，可以将指定的文档用Wiki方式给用户看，下面就是一个典型的FAQ在线帮助的截图。

 

 

5.       另外的话，KnowledgeWise还支持直接由Word或者PDF文档中直接把内容导入到系统中作为一个条目，甚至可以把Word/PDF中分段的内容导成几个相关联的条目，当然也支持导出功能和报表功能了。

 

6.       KnowledgeWise的文档管理支持服务器-浏览器形式的访问，所以只要你能访问你们公司的网页，你就能访问到你想要的文档，局域网与广域网访问起来没有任何区别。

 

总的来说，KnowledgeWise是一个非常棒的文档管理系统，完全满足了我们公司的要求，甚至超出了不少期待，因为它能跟我们买的其他TechExcel产品做无缝的集成，也就是说一个文档我可以在不同产品中都能看到，如果有更新我也能一下子看到，对于我们公司的软件开发过程是相当有帮助的。

文章作者：石磊   文章出处：http://blog.csdn.net/softerwarer/article/details/6820123