文档管理 - 下

3.       软件公司的做设计的人应该知道,对于一个设计文档而言,会不断地经过修改,即使是最后定稿了以后,可能一个新的改动过来,又得改,但是经常地我们也碰到了一种问题,就是我改完了,但是发现改错了,想看看原来是怎么样了,或者客户不满意想改回一个礼拜之前那个设计,总之就是我想还能看到这个文档每次改动时内容,然后进行一些回滚操作,或者有时候需要对两个不同版本的内容进行比较,看看到底做了哪些改动,改动前是什么,改动后是什么。(变更管理,版本管理

 

KnowledgeWise中,对一个文档条目,每一次操作都能用快照方式记录一个版本,所谓快照方式,就是类似一个拍照功能,把该版本文档的相关内容拍下来,以后只能看,不能改。当然,你可以设置不让每次修改都保存版本,只修改一些关键地方的地方才去保存一个版本,不然版本太多,以后比照起来也挺累人的。

 

对于保存下来的版本,主要有三个用处,

第一个当然是去看唠,可以看看在过去某个时段,这个文档是啥内容;

第二个内容就是回滚作用,就是说如果一旦我这个文档修改了一下,觉得不对,想恢复到修改前的样子,就可以回滚一下,当然你是可以回滚到任何已经保存下来的版本里的,那么那个版本里的内容将会覆盖当前内容,所以一般情况下如果想回滚的话,你可以先手动做个版本保存,这个在KnowledgeWise中是允许的,而且即使做了回滚,所有的已经保存的版本还是不会受影响的。

第三个作用就是两个版本间的相互对比,有时候我们作了修改后,想对比一下两个版本之间到底有什么不一致,究竟改了多少地方,一旦我们用了对比功能以后,就可以把这个文档的所有字段在不同版本间进行一一对比,有修改的地方会被自动标记,例如这个版本比那个版本就是删除了一段话,这样子的话,对比的时候,被删除的这段话就会自动加上颜色,并且会加上一个删除的线,一目了然。(关于对比这个功能,有些版本控制管理软件其实做得更好,类似Subversion,所以KnowledgeWise也提供了跟Subversion集成的效果,有任何文件作为附件放到一个文档里去的时候,可以同时被自动提交到Subversion中,这样子,就可以对附件也进行对比了)

 

下面的图就是版本保存的地方。

 

 

 

4.       类似FAQ这些文档,其实最终我们做完后是给我们的客户用的,也就是给他们看的,作为帮助文档的方式,所以放在系统中的话,就不太适合他们去看,可看性不好,所以KnowledgeWise提供了一种Wiki功能,可以将指定的文档用Wiki方式给用户看,下面就是一个典型的FAQ在线帮助的截图。

 

 

5.       另外的话,KnowledgeWise还支持直接由Word或者PDF文档中直接把内容导入到系统中作为一个条目,甚至可以把Word/PDF中分段的内容导成几个相关联的条目,当然也支持导出功能和报表功能了。

 

6.       KnowledgeWise的文档管理支持服务器-浏览器形式的访问,所以只要你能访问你们公司的网页,你就能访问到你想要的文档,局域网与广域网访问起来没有任何区别。

 

总的来说,KnowledgeWise是一个非常棒的文档管理系统,完全满足了我们公司的要求,甚至超出了不少期待,因为它能跟我们买的其他TechExcel产品做无缝的集成,也就是说一个文档我可以在不同产品中都能看到,如果有更新我也能一下子看到,对于我们公司的软件开发过程是相当有帮助的。



文章作者:石磊   文章出处:http://blog.csdn.net/softerwarer/article/details/6820123

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