系统集成项目管理工程师09《项目沟通管理》

要点

项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程。项目沟通管理包括三个过程，分别为：

• 制订沟通管理计划：根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。
• 管理沟通：根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。
• 控制沟通：在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。

要点理解

管理沟通是根据沟通管理计划执行相应的项目沟通工作，即信息的生成、收集、分发、储存、检索及最终处置等。管理沟通也包括绩效报告，即收集和发布绩效信息，包括项目状态报告、进展测量结果及对项目结果的预测。控制沟通和监控过程组的其他控制过程作用类似，就是在整个声明周期中对沟通活动进行监督和控制，用来满足项目干系人对信息沟通需求。控制沟通过程可能引起变更，需要提出变更请求，也可能引起对沟通管理计划及项目管理计划其他组成部分的更新。

沟通基本概念

在项目管理中，沟通是一个过程，是人们分享信息、表达思想和情感的过程，包括信息的生成、传递、接受、理解和检查。

一般沟通过程采用的方式有：参与讨论方式、征询方式、推销方式和叙述方式。发送者对沟通方式的选择一般基于以下因素：

• 掌握信息的能力
• 是否需要听取其他人的意见和想法
• 是否需要控制信息内容

沟通媒介的选择

沟通活动的分类

• 内部（在项目内）和外部（客户、供应商、其他项目、组织与公众）
• 正式（报告、会议记录和简报）和非正式（电子邮件、备忘录和即兴讨论）
• 垂直（上下级之间）和水平（同级之间）
• 官方（新闻通讯、年报）和非官方（私下沟通）
• 书面和口头，以及口头语言和非口头语言

沟通的基本技能：

• 主动倾听
• 有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容
• 不回避问题，尽量了解事实真相
• 设定沟通目标，并采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标
• 具有多层次的沟通协商能力，能够保证最大程度上满足多方利益
• 强大的人格魅力和信用，能够帮助他人树立信心
• 强大的表达能力，能提振士气，增加团队的执行能力

制订沟通管理计划

制订沟通管理计划是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程，其主要作用是识别和记录与干系人的最优效率且最优效果的沟通方式。

输入

1. 项目管理计划
2. 干系人登记册
3. 事业环境因素
4. 组织过程资产

工具技术

1. 沟通需求分析
   
2. 沟通技术
3. 沟通模型
4. 沟通方法
   
5. 会议

输出

1. 沟通管理计划
2. 项目文件更新

管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成，收集，分发，储存，检索及最终处置项目信息的过程，其主要作用是促进项目干系人之间实现高效沟通。

输入

1. 沟通管理计划
2. 工作绩效报告
3. 事业环境因素
4. 组织过程资产

工具技术

1. 沟通技术
2. 沟通模型
3. 沟通方法
4. 信息管理系统
   
5. 报告绩效

输出

1. 项目沟通
   项目沟通可包括绩效报告、可交付成果状态、进度进展情况和已发生的成本。受相关因素的影响，项目沟通可能会变动很大。这些因素包括信息的紧急性和影响、信息传递方法和信息机密程度

2. 项目管理计划更新
   

3. 项目文件更新

4. 组织过程资产更新

控制沟通

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求，其主要作用为随时确保所有沟通参与者之间的信息流动的最优化。

输入

1. 项目管理计划
2. 项目沟通
3. 问题日志
4. 工作绩效数据
5. 组织过程资产

工具技术

1. 信息管理系统
2. 专家判断
3. 会议

输出

1. 工作绩效信息
   工作绩效信息是对收集到的绩效数据的组织和总结。这些绩效数据通常根据干系人所要求的详细程度展示项目状况和进展信息。
2. 变更请求
3. 项目管理计划更新
4. 项目文件更新
5. 组织过程资产更新