Word（五）-强大的“邮件合并”（1）

Word的邮件合并是一个非常强大的功能，可以快速大批量实现信函、工资条、名条的制作。

今天xiaobenny就一步一步来介绍一下怎么快速来用它批量制作信函。（很好学的，考虑到的读者水平不同，所以每一步简单的操作都记录了下来，显得有些复杂。希望不太会的朋友认真看完哦，很简单的，并且很实用哈）

如需用该案例练习可以自己下载附件哦！

Word邮件合并需配合Excel表格或Access表来使用，这次案例xiaobenny使用“学生成绩信息表”来制作一个给家长的“成绩通知单”。

包含56名学生成绩信息的Excel表格

做好的通知单

下面xiaobenny对具体操作进行详细讲解：（以03版为例）

1、在word里制作好模板：

在实际工作中当然不必录入×××了，只要自己心里明白那里要填入对应的Excel表格里的信息就可以了

2、打开邮件合并:

在“视图”里打开“任务窗格”，选择“邮件合并”

3、邮件合并操作：

可以看到，邮件合并第一步，是选择文档类型 ，因为现在要生成一些信函，所以咱们选择信函。

然后一直选择下一步直到第三步选择收件人：

找到自己需要的数据源（信息表格）导入：

 

数据导入进来后就要开始第四步撰写信函了，这步操作是最关键的。

此操作分为三步：

a.将光标置于合适位置

因为xiaobenny需要在“同学”二字前插入学生的姓名，所以要把原来的×××选中，直接把它给替换掉。

b．光标置于合适的位置后，点击右侧的“其他项目”

选择对应的项目插入就好了

c．关闭，对话框

 

其它除“儿子／女儿”处外的地方都是重复这样的操作，对它先不进行处理

插入后的效果

唯独在判断“儿子／女儿”时要用性别来进行判断。

下面来对它进行操作：

在工具栏上右击打开“邮件合并”工具栏

然后选中“儿子／女儿”，单击邮件合并工具上的“插入word域”功能

选择If…Then…Else，

性别为男则插入“儿子”，否则为“女儿”

效果图

 

至此为止，邮件合并基本已至尾声，一直点击下一步至最后第六步：

然后选择“编辑个人信函”（也称合并到新文档），也就是把所有这些信息转换为实际的信息制作成信函的意思，选择全部就把所有信息合并到一个新文档。

 

这样子57位同学的成绩通知单全都做好了。

怎么样？你掌握了吗？试一下吧～～