word多级标题自动编号，表注图注，导入模板样式

内容简介

这篇文章主要是介绍word标题自动编号、表注图注的自动编号插入、建好的模板样式导入到其他的文本中的方式，以及实际操作中会遇到的一些问题和建议。

一、多级列表标题

1.1 生成多级列表标题

第一步：打开多级列表。

第二步：设置多级列表，将多级标题链接到对应的样式中，并修改编号格式。
将级别1链接到“标题1”样式

注意： 级别指的是最左边的那一列1~9的数字，而右边有一栏“要在库中显示的级别：级别1”反而是无关紧要的。
将级别2链接到“标题2”样式

将级别3链接到“标题3”样式

第三步：在样式库中修改“标题1”、“标题2”、“标题3”样式，使之符合自己所需要的格式，一般需要修改字体、段落，比如对齐方式、行间距、段前段后距离等。

1.2 标题升降级快捷键技巧

将所选内容变换为上文离得最近的标题级别：
Alt + Shift+ ←
将所选内容变换为该内容的下一级标题：
Alt + Shift+ →

1.3 标题被隐藏的情况

新建的文档发现只显示“标题1”、“标题2”，没有“标题3”以及更后面的标题。
方法1：使用上述快捷键，可以快速展现隐藏的标题。
方法2：管理样式→推荐，显示
进入管理样式界面


在推荐中，选中需要显示的标题级别，并点击显示

注意： 如果只是想给新建文档建立一个多级标题，以上第一章的内容大致已经足够了，下面的一些内容不一定用的上。

二、表注图注

实现的功能：表注图注跟随章节名编号，比如：图1.1-1，并且当删除某个图表后，其余图表在刷新后自动更新编号。

2.1 表注图注格式统一

表注图注格式统一则直接使用“题注”样式。具体实现方式：
选择图片→引用→插入题注

题注界面中点击新建标签，输入“图”

选择“编号”

选择“包含章节号”，章节起始样式：标题2，使用分隔符-

最后的效果是这样的


此时还需要在图片编号后面填写图名。
若题注样式不符合图名表名样式要求，可以在样式中修改。

注意：

1. 一定是在建立多级列表标题的情况下使用“题注”，这样才不会出错。
2. 引用“题注”是个好习惯，但是如果图片和表格较少，不需要使用。

2.2 表注图注格式不同

基于“题注”样式分别建立“表注”和“图注”样式，样式细节可以不同。

正常插入题注之后，将表格上方的表注和图片下方的图注分别刷为“表注”和“图注”样式。
如果图表较多，这一步会稍微有些麻烦。
注意： 一定要基于“题注”样式建立。

2.3 已有图片快速插入图注

word重复上一步操作：F4快捷键。
具体实现就是先对某一个图片插入题注，然后选择其他图片，并使用F4快捷键。

三、自定义标题

3.1 某些标题不需要编号

比如附录也为一级标题，但不需要使用“第一章 一级标题”这样的形式。
最简单的方式是基于“标题1”新建一个“附录”样式，只需编号设置为无即可，这样大纲级别也直接继承了“标题1”的。

3.2 跨级别显示

比如“第2章 一级标题”下虽然存在“2.1”这个级别，但它不是真正的标题，只是普通列表，目录中也不需要显示。
这种情况其实应该尽可能的避免，但是在一些地方确实会发生。比如标准编制中“第2章 术语”，它的下一级可能是2.1，但大纲级别不是2（不需要在目录中看到每个术语作为二级的标题），而且它与“标题2”的样式也不同，更可能是偏向“正文”的样式。

1. 解决方法1：不使用2.1/2.2/2.3这样容易引起误解的编号，改为使用普通的1/2/3这样的标题，强烈建议。
2. 解决方法2：基于“正文”建立级别4的自定义标题。
   这里需要实现的功能有两个：第一，“2.1”中的“2”继承于一级标题“第2章 术语”；第二，2.1/2.2/2.3自动编号。
   文档中不涉及四级标题，所以这里就利用级别4自定义标题，当然使用级别5级别6也可以。
   新建“中间样式”
   
   将级别4链接到“中间样式”
   
   虽然级别是4，但是只要本章前面只有标题1，没有标题2和标题3的样式，而且除了此级别的编号样式之外，只与级别1关联就行。具体实现：
   先删除原来的“输入编号的格式”中的内容，选择“包含的级别编号来自：级别1”
   
   加一个点“.”，然后“选择此级别的编号样式”
   
   注意： 实践出来的一个小经验，设置多级列表的时候把光标放在章名上，比如“第2章 一级标题”上，不然会出现设置了没有用的情况。

四、模板生成与样式重复利用

4.1 生成模板

另存为，“.dotx”格式

4.2 用模板新建文档

4.3 从模板中导入样式

在管理样式中→导入/导出。

注： 管理样式的位置见前面第一章内容“1.3 标题被隐藏的情况”。
先关闭默认的宏文件

选择打开文件


将右边样式选中，复制到左边中

五、实际操作时的建议

1. 建议区分“正文”和“正文文本”两种样式。
   1）其中一个，比如“正文”的作用是各级标题基于“正文”格式建立样式，word中真正的正文文本使用“正文文本”样式。
   2）推荐的习惯，“正文”的段落首行无缩进，“正文文本”基于“正文”，但是首行缩进2字符。
   3）这样可以避免一些错误，比如若使用相同的样式，当仅需要修改文本中的正文内容时，各级标题也会受“正文”样式修改的影响。
2. 如果是完全新建文本，可以使用已有的模板或者样式导入，但是如果是需要修改已有文本的格式，建议从头开始建立多级标题，其实花费的时间也不多的，还可以避免一些未知的错误。

六、总结

新建文本或者修改文本格式所需要的样式如下：

1. word自带样式：正文、标题1、标题2、标题3、题注。
2. 建议区分使用的样式：正文文本。
3. 如有必要需要建立的样式：标题4、附录、中间样式、表注、图注等。