「PM漫谈」信息同步那些事儿

场景案例

在工作过程中，很多同事可能会产生这样的想法：

这些观点很普遍，但却是大错特错的。！

为什么这样的想法不可有？

沟通能力，包含了非常重要的信息同步能力——及时的、高效的、把项目信息包（注意，这里是信息包，而不是信息）同步给所有相关同事，既对项目大有好处，也能帮助你成为一个别人眼中主动、靠谱的人。比如：以下就是管理者眼中“靠谱”员工的表现：

程序主动对需求方说：这个需求还没开始做，我要先把上个需求做了，下周一开始做，大概周四可以给你吧。

策划主动对PM说：上个需求延期了半天，我周一下午开始做，我尽量赶赶进度，但有一定风险周五才能交付，不知道会不会对其他人工作有影响？

美术主动对主管说：这个场景我做了80%，之后准备再修改一下灯光效果，应该效果会更好，你先看看有没有什么大问题。

项目事无大小，凡是需要协作的事情，都应该及时的告知所有相关的人，不仅仅是在事情做完之后。在做之前，告诉别人大概要做多久；做的过程中，主动同步自己的进度、问题，以及是否能按照约定时间完成。方便上下游依赖的环节做对应的安排和调整，这是一种靠谱。

此外，要有信息包的概念。我们推送和同步的信息，应该是一个完整的信息包，包含了这个信息的上下文，前因后果，状态，条件，何时，何人，附加的等等信息。不要没头没脑的抛出一个信息，然后还需要别人持续的一问一答的追问。这其实不大好，能“一脚”把“球”传到位。这是一种成熟和专业。

哪些信息要重点同步？

一般来讲每位团队成员都应该树立主动同步以下几类信息的意识：

任务的进度和当前状态

任务的变更

任务的阶段性结论

1. 项目进度

项目进度通常是干系人非常关注的事情，现在项目的团队规模越来越大，仅仅靠项目管理的几个人挨个去问进度是非常不现实的。我们应该培养主动推送消息的意识，比如，可以主动在popo群说：

“xx玩法基本做好了，欢迎大家下今天的包体验，通过xxxxxxxx就可以进入玩法，现在还有xx资源是临时的，有问题尽管提”

“xx场景导入游戏了，策划小主快去跑下地图看看有没啥不对的”

这些都是让所有人看在眼里，记在心里的靠谱印象。另外，主动应用工具推送消息，比如及时更新redmine/易协作（网易雷火用的任务管理系统）单子状态、做完及时关单也能帮助团队减少很多沟通工作。

2. 任务的优先级

游戏项目中工作优先级的调整或者是任务的变更是很常见的一件事情。当有优先级变更时，项目成员应该第一时间告知干系人（团队PM、开发相关成员），这就是在积极向合作伙伴们释放确定感。比如，有变更之后小A主动同步信息：

小A主动对团队成员说：不好意思新增了一个紧急需求，我需要跟领导商量一下优先级，可能会影响到现有项目进度，大概明天会有结论，先知会大家一下。

小A主动对团队成员说：知会下，主策让我先提前开始设计坐骑系统了，有跟这个系统相关的同学欢迎随时找我沟通哈。

3. 项目风险

项目过程不会一帆风顺，遇见风险不可怕，但可怕的是风险不可知、不可控。所以我们需要同步风险的信息。

有了潜在风险，一定要主动告知项目干系人，比如“我目前遇到点困难，**资源还没给到、家里有点事需要休假、这个模块比我想象中复杂可能需要更多的时间等”。

告知风险的时候，如果能附带上自己的解决建议，那就更好不过了。此外，我们可以先对风险进行分级「重要/不重要，紧急/不紧急」，能够自己解决的风险也可以自行解决，而需要其它成员协助的风险则一定要暴露出来。

比如：「项目延期」**项目具有延期风险

项目成员***预计3月1日至9月14日休产假，人力短缺 | 建议抽调xxx部xxx进行弹性人力支持；

访问时存在跨域问题，加载速度缓慢 | 负责人xxx正在进行技术攻坚，预计耗时3天。

海恩法则表明：每一起事故的发生，并不是偶然发生的，背后一定是很多隐患的积累造成的。因此，要想减少事故的发生，最根本的做法就是要减少或者控制隐患，因而风险管理的重点是预防而并不是事故整改。法则强调两点：一是事故的发生是量的积累的结果；二是再好的技术，再完美的规章，在实际操作层面，也无法取代人自身的素质和责任心。

4. 项目阶段性结论

项目进程中我们会进行各种正式或非正式的沟通，讨论。这些谈话往往以达成共识和计划review为目标的。这种情况下，做好信息同步是必要的。

建议用会议纪要这种方式同步以下几方面信息：

参与人（注明主持人，与会人）；

时间，谈话发生的时间；

主题，讨论了哪些问题；

结论，基于问题的结论；

后续计划，动作|时间|负责人。

同步时未处理好信息密度，说不到重点或者事无巨细的婆婆嘴都是不理想的选择。这就非常考验我们对信息提取和加工的能力了。Confluence的会议记录模板非常专业，大家可以尝试。

同步的频率和渠道怎么选择？

不同的内容，同步的优先级也不一样。沟通工具优先级从低到高依次为：IM软件（Popo/微信）<电话<当面。

1. 简单，急切的内容

直接口头沟通，简单直接，但缺点明显。首先是你需要高度提炼信息，直接报告重大风险，不能啰嗦；其次，听者可能未必有心在听。例如对方正在忙，你同步的信息就有可能会被忽略。

2. 复杂内容

指需要讲清楚Why，What，How。这类内容往往有前后逻辑，所以强烈建议通过Popo／微信／邮件汇报。好处是通过文字，可以鞭策和训练自己梳理清楚逻辑，同时也能对信息进行Review，查漏补缺。

比如以下某项目的立项申请邮件：

3. 复合内容

需要使用PPT，Word总结等工具进行复杂的汇报和会议讲述。

4. 其它注意事项

（1）对于同步共识来说，讨论结束就要乘热打铁，拉群输出，以邮件、Confluence记录等形式书面化，保证所有人都没有异议。尤其是在跨团队，跨职能合作时，每次有结论后立刻群里/邮件同步&redmine/易协作开单，避免忘记，并且确保所有人都被二次知会和提醒。

反例：大家对这句话熟悉吗？

（2）对于IM软件（指用popo／微信等）同步需要注意确认传达，即，对方没回消息，则不算同步成功。忙起来的时候，谁都有可能忘看消息。如果没有回复，需要再次同步，防止出漏洞。参看沟通文章1中的真实案例。

（3）对于风险和变更的同步，则越快越好，且要立刻同步给重要干系人（比如团队Leader）。而项目的正常进度则可以根据项目组的固定周期在周报、周会上定期同步即可。

结语

及时的、高效的、把项目信息包同步给所有相关同事，是每个团队成员都应该培养的良好习惯，也能助你在团队中获得“靠谱、给力”这种可依赖的个人标签和口口相传的超高口碑。

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