使用阿尔卑斯山法进行高效时间管理

前言

不知道从什么时候开始，坚持每天提前1小时到公司给自己列出当日计划。并且自己的日计划、月计划和年计划关联。所以一直认为自己的时间管理得不错。直到最近听公司的在线课程《高效时间管理》，才发现原来时间管理也是有一些方法论和定律的。

我目前的时间管理所遇到的问题

1. 时间经常不够用，很难按照规划的任务“当日事当日毕”。
2. 实际规划和真正完成总是存在很大差异。
3. 虽然偶尔也会进行日计划总结，但是也没有去改变现存的问题。

我相信这也是绝大多数人遇到的时间管理问题。那么如何用时间管理方法和定律来解决这些问题昵。

时间管理三大定律

帕金森定律：工作会自动膨胀，占满你所有的时间–反正时间还早。
墨菲定律：事情如果有变坏的可能， 无论可能性多小，都有可能。
伊利赫定律：人在工作了一段时间后，效率会下降，所以需要适当的休息调整。

阿尔卑斯山法制定日计划

高效时间管理使用的是 ALPEN 即 阿尔卑斯山法。ALPEN 分别指代的是：

A 列出任务

工作任务的类型包括：

1. 每周/每月计划列明的任务。
2. 前一日未完成的转移任务。
3. 新下达的日常工作。
4. 需要应付的约会和会议。
5. 常规性任务。

L 估计时间

根据经验值估计每项任务需要花费的时间。
估计时间是一个经验积累的过程，刚开始会不断修正经验值。

任务的时间估计有几个考虑点：

1. 可将任务分为独立任务与合作任务（多预留时间）。独立任务可以准确估计所需时间，而合作任务，涉及到与他人沟通协作，而他人的时间不可控，所以应当多预留时间。

2. 可将大任务拆分成若干小任务，分期完成。这样就可以将任务合理地分摊到未来的时间。

3. 常规性/重复性的任务要缩短时间。

4. 对于可能变坏的事情多预留一些时间。

这里涉及到帕金森定律和墨菲定律。

帕金森定律（常规性/重复性任务）：工作会自动膨胀，占满你所有的时间。常规性，重复性的任务预留时间越多完成的时间越多。适当缩短时间，有助于提高工作效率。

墨菲定律：事情如果有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它都有可能发生。新任务或不熟悉的任务，多预留一些时间。

估计时间要学会对任务进行合理的拆解、预留和缩减。

P 预留机动时间

预留总时间的 40% 给意外事件，若无意外发生，可将未来的工作提前。（PS：可能实际工作中工作忙的情况下很难有预留时间。）

E 排序分配合理时间

使用时间管理四象限法合理分配时间，确定任务的优先级，并可以考虑将一些不重要的任务进行删减和授权。

时间管理四象限分为：

1. 重要且紧急的，应当马上处理。
2. 重要但不紧急，可以列计划有序进行。
3. 不重要但紧急，可以选择是否处理。
4. 不重要也不紧急，可以减少任务。

合理分配时间还应当给自己一定的休息时间。这里涉及到伊利赫定律。

伊利赫定律：人在工作了一段时间之后，效率会下降，适当地休息会提高工作效率和质量。

N 检查回顾

检查目的：
按照以上方法将计划实施了一段时间之后，就可以了解自己的时间运用规律。然后对于经常出现的问题有针对性改进。比如时间不够用，是否考虑将大任务拆解，分割成小任务平摊到未来的其他时间中。

检查步骤：

1. 核对任务清单是否完成。
2. 分析各任务所需花费的时间。

使用阿尔卑斯山时间规划法的好处

1. 了解每天的工作任务及所需时间。
2. 区分任务的轻重缓急。
3. 授权及删减促进专注于重点工作。