项目管理中高效沟通的四大法则

在项目管理中，沟通贯穿项目的全生命周期，无论哪一个沟通的环节出了问题，都会对项目的进度和质量产生重要影响。

华为在创立初期，一度出现项目实施结果和预期目标严重不符的情况，那段时期，华为各个部门的领导和员工都承受着巨大的压力。面对这种情况，华为不得不求助专业的咨询公司找出原因，经过访问得知：大部分项目经理在领导分配任务后，竟然不知道该在什么时间执行任务、什么时候完成、怎么去操作、具体完成到什么程度才算合格……这些项目经理习惯听到任务后，什么都不考虑，召集几个员工开始干起来，也不管领导交代的任务和自己理解的任务是否一样。（注：案例来源于公开资料）

看到这里，有的人觉得是因为领导没有把任务交代清楚，还有的人觉得项目经理没问清楚，但无论是谁的“锅”，里面牵涉到的最根本问题是双方没有进行有效的沟通，正是因为缺乏有效的沟通，才导致决策传递受阻停滞，最终导致项目结果和预期严重不符。

那么，在项目管理过程中怎样进行有效沟通呢？在项目管理中，项目经理不妨学习高效沟通常见的4大法则：

一、明确传达项目目标
选择合适的项目，明确项目目标，让每一个成员都朝着目标执行任务。向着目标努力，即“做正确的事情”，而不是偏离目标“正确地做事情”，浪费企业资源，造成不可挽回的损失。因此，企业在管理项目的时候一定要明确项目目标，并将目标清晰传到整个项目组，让每个人都知道自己工作任务和工作目标。

二、信息明确透明
在团队内部做到信息透明可以大大降低沟通成本，每个项目成员都能知晓当前的项目状态，项目进行到哪一步、接下来要做哪些事情、做完的时候需不需要其他成员审查等，在项目实施的过程中，要把项目的进度以及各种信息同步到每个成员，确保信息透明，全员都清晰地了解项目目标和自己的任务。然而要做到这一点是非常困难且耗时的，为此，项目管理人员可以借助专业的项目管理软件解决这样的问题。

三、明确沟通对象
项目经理要明确项目实施过程中需要哪些角色、每个角色的责任是什么、角色与角色之间的接口是什么、角色为了完成任务需要了解哪些信息、这些信息该从哪里得到；当项目经理明确团队中每个角色对项目应尽的责任之后，就可以清晰地分辨他们需要了解什么信息，怎么给他们提供这些信息。

四、借用专业的项目管理工具
正如荀子《劝学》所言：“君子生非异也，善假于物也”。善于使用专业的项目管理工具，让管理与沟通互相融合，工作内容沟通更高效，推进各个任务落地，随时掌控项目质量和各个阶段的完成情况，还可以进行合格性检查，保证项目质量。选择能够支持项目组合分析和两级计划的专业项目管理工具，例如市场上适用范围比较广的易趋项目管理软件，可以帮助项目经理更好地落实与向上沟通的管理层和与向下沟通的执行层更好地信息传达。

（1）制定合理的项目目标，明确目标并落实。

企业应借助合适的工具开展项目管理活动，合理制定项目目标，优化资源配置。制定年度或季度目标之后，可以根据当前的战略重点对已有项目进行组合分析，选出最符合当前企业战略目标的项目，对项目按企业战略目标进行筛选既可以淘汰那些“价值低”的项目，还可以集中人力、物力支持具有发展潜力、可以为企业带来收益的项目。

在项目管理过程中，不同的项目角色，想要掌握的项目信息不同，对项目计划的要求也就不同，因此，项目经理要针对不同的角色展示不同维度的项目计划。一般来说，项目沟通的两个层面是：与管理层沟通，与执行层沟通。

（2）面向高层领导的阶段计划：更好地了解项目进度和重大成果

高层领导管理的项目很多，当项目越来越多、项目过程越来越复杂的时候，管理层没有精力去关注所有项目的具体安排，项目经理也不需要汇报项目执行过程中的琐碎内容，高层领导需要了解的无非就是项目进度和质量，项目经理可以使用易趋（easytrack）项目管理软件的两级计划中的“阶段计划"（里程碑计划），在项目的关节时间点设置里程碑阶段，根据业务需要，可以在每个阶段发起评审流程和交付物审批流程，当交付物达到标准时，评审通过，进入下一阶段；当交付物没达到标准时，上级管理可以拒绝审批，打回返工，全面保证项目成果的进度和质量。

（3）面向执行层的WBS计划：全面提高执行层工作效率

在每个阶段，项目经理给各个成员提供指导，让每个项目成员都清楚地知道自己该干什么事情，有效的沟通对项目成员成功地完成自己的工作起着重大的作用。易趋的WBS计划展示给项目成员每个任务的详细信息，包括任务的名称、工期、责任人、工时、任务之间的依赖关系等。项目经理可以借助易趋项目管理工具将项目计划进行分解，把任务分配到各个成员，项目成员可以在“个人概况”里查看自己所负责的任务，执行完之后更新任务进度，而项目经理可以在仪表盘了解整个项目的具体执行情况。

沟通是人与人之间传递信息的过程，项目经理在工作中80%甚至更多的时间都用于项目沟通，因此，项目经理应该针对不同的项目角色进行个性化的沟通，对症下药，借助专业的项目管理软件，让沟通更高效，让项目更成功。