【使用分享】第一次使用专业项目管理软件进行项目监控，太爽了

之前在进行项目管理时，经常会有这种苦恼：感觉计划做的已经非常详尽了，但是后面实施执行时，最担心的进度延误、风险问题都出现发生了。尤其是当手上项目多起来的时候，就容易忽略一些细节，等到发现时，问题已经严重到导致项目延期交付了。

跟同事一吐槽，发现都有同感，但是除了日常的常规项目监控，例如周报、月报这些进行项目进度监控，预防风险问题的发生，似乎也没有更好的解决办法，毕竟一个人的时间、精力有限。怪不我们项目经理头发秃的快，太焦虑了！

但最近两个月使用新公司引进的专业项目管理软件，经过一段时间的摸索，从开始的学习感觉有点难以适应，到现在使用的得心应手，在最近一个项目的监控上，让我轻松不少，多个项目一起管理也不会担心之前的问题了。下面跟大家分享一下我借助软件进行项目监控的思路。

1、项目监控的核心重点：监控、识别、纠正偏差

1.1梳理需要监控的方面
借助项目管理工具开展项目后，项目的执行和监控都可以在系统上进行。而这个专业的项目管理工具是遵循PMBOK、PRINCE2、IPD等管理方法论的，所以在使用的过程中，帮助我重新梳理了项目监控的思路。

**项目监控要结合项目特点，重点关注项目目标、进度、成本、质量、资源、干系人等。**这几个方面是影响项目是否的成功的一些关键因素，而项目的成本管控是确保项目可以盈利能产生价值。

**根据梳理的结果，可以进行监控频率的规划，**例如重要的因素，那么日报、周报、月报这些定期或者不定期的监控都少不了，而一些不太重要的可以以周为单位进行监控。

1.2对偏差进行识别
当借助系统发现偏差后，我们不能立马就开始进行处理，这样很容易陷入四处救火，却没能有效解决问题的局面。这就跟需求优先级确认一样，并不是所有的问题都一定会影响项目目标，但有的问题不马上处理又会造成很严重的后果。

**所以我们要先对偏差进行识别，弄清偏差产生的原因，进行优先级区分、确定影响程度。**常见的问题会有项目进度，资源，技术问题，成本等几个方面，要拥有大局观，抓住主要矛盾，以客户的核心诉求和公司利益为优先级确认标准。

1.3 进行纠正偏差，形成小闭环
进行问题的识别后，就是根据优先级进行处理跟进了，在这个环节也可以按照PDCA循环的管理方法来。发现问题后，制定解决计划（Plan）、计划执行（Do)、检查解决效果 (Check) 和处理 (Act)，进行一个闭环的管控，循环推进进行项目管理。

以上是根据使用项目管理工具后进行项目监控的梳理思路，项目的监控由于项目特性的不同，涉及到多个方面，这次我就项目中比较重要的质量管控结合实际操作界面分享一些心得。

2、借助工具，将质量风险轻松扼杀

质量是产品、服务或结果的一系列内在特征满足需求的程度，可以对项目的可交付物进行测量，以确定是否符合验收标准并适合使用的质量。但质量的管控不能只从交付物的质量出发，质量也与用于生成项目可交付物的项目方法和活动有关，所以还应包含项目过程的质量监控。

这两个方面借助专业的项目管理工具，能及时有效发现和预防；可以通过系统预设检查和测试评估可交付物的质量，对项目活动和过程则是通过设置评审进行评估的。

2.1过程质量监控
对于质量的过程监控，在进行易趋系统进行里程碑计划制定时，就可以对项目的重要阶段预设评审/审批，同时可以进行完成进度跟踪，如果审批不合格，则可以退回调整后重新进行审批。这个主要是给领导看的，相当于做完了一个阶段的工作之后，给领导检查工作成果，以免闷头做到最后发现与领导需要的存在偏差而重新返工。我在日常进行项目管理时，打开系统就可以查看到阶段的评审进度，多个项目管理时，切换项目即可。进行阶段的质量审评，可以确保后面阶段的顺利进行，避免后期大量返工。

(图1：易趋里程碑计划视图）

(图2：易趋阶段审批视图）

2.2交付物质量监控
在易趋系统中，对于交付物的质量管控也可针对比较重要的部分提前预设评审流程，确保项目质量。对于评审的要素可以从系统模板中导入或者根据项目特性进行新建，确定评审标准，检查也有标准可遵循。同时针对不符合项系统支持进行跟踪管理，直至解决。

(图3：易趋项目交付物视图）

(图4：易趋项目交付物评审要素视图）

3、总结

项目的监控是我们做项目时容易忽略细节的一个环节，而这个环节控制的好，项目管理会变得更加高效。首先是要梳理出核心关注点；其次是出现问题时要对偏差进行识别、优先级排列；最后就是进行处理，确保问题解决。而项目监控中的质量是管理重点和难点，借助专业管理工具对项目过程和交付物质量进行监控管理，可以确保质量达到项目目标、减少返工、提升团队士气。
项目管理中需要进行监控的方面还有很多，在进行工具的持续使用后，下期接着给大家分享。