42935-2023 设施管理 信息化管理指南

1 范围

本文件确立了设施管理实施信息化管理的总体原则，并提供了策划、实施、检查和评价以及改进的

指南。

本文件适用于各类组织设施管理的信息化活动。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文
件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于

本文件。

GB/T 36688 设施管理 术语(GB/T 36688—2018,ISO 41011:2017,IDT)

3 术语和定义

GB/T 36688 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

设施管理 facility management;facilities management;FM

在建筑环境内整合人员、场所、过程，并以改善人们生活质量、提高核心业务生产力为目的的组织
职能。

[来源：GB/T 36688—2018,3.1.1]

3.2

设施过程 facility process

由设施管理组织整合和管理的过程。

[来源：GB/T 36688—2018,3.1.3.2]

3.3

战略层面 strategic level

组织定义其目标和方针，并对如何实现其目标进行规划和评估的层面。

[来源：GB/T 36688—2018,3.7.12]

3.4

战术层面 tactical level

组织对产品运作交付所用的特定机制和资源进行计划和管理的层面。

[来源：GB/T 36688—2018,3.7.13]

3.5

运作层面 operational level

为支持组织职能，以常规方式执行活动的层面。

[来源：GB/T 36688—2018,3.7.14]

3.6

计算机辅助设施管理 computer-aided facilities
management;CAFM

将支持核心业务所需的、有关高效和有效地使用设施方面的功能加以自动化的系统、应用程序和

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工具。

3.7

建筑信息模型 building information modeling;BIM

在建设工程及设施全生命期内，对其物理和功能特性进行数字化表达，并依此设计、施工、运营的过

程和结果的总称。

[来源： GB/T 51212—2016,2.1.1]

4 总则

4.1 需求引导性

设施管理涉及不动产管理、空间管理、硬服务管理、软服务管理等，其主要目标是有效地管理现有的
设施，并以具有成本效益的方式来确保组织核心业务的顺利运行。有效的设施管理要充分的规划、预
见、监测和改进，而传统的手工记录工作订单和使用电子表格来执行日常运作任务很难满足设施管理对

效率的追求。以业务流高效运行需求为导向，是设施管理信息化实施成功的重要基础。

4.2 系统性

设施管理是系统性管理的过程。随着工作场所变得越来越复杂，设施管理从系统性管理的高度进
行整合会产生更高的效益。设施管理信息化是通过数据关联和流程耦合的方式有效地支撑了这种系统

化管理的要求，从而支持设施管理达到战略性管理的高度，为组织创造更大的价值。

4.3 平台易用性与灵活性

设施管理信息系统平台是实现信息化管理的重要载体，实施设施管理信息化的目的是帮助设施经
理提高工作效率，且在满足系统功能全面性、流程可控性、技术先进性的基础上，注重系统平台的易用

性，即易理解、易学习和易操作。

设施管理信息系统平台能够应对业务流程的复杂性，并在一个系统中考虑不同的利益相关方，管理

多个组织站点，支持组织的动态发展。灵活性以及可扩展性是设施管理信息系统平台设计的重要条件。

5 策划

5.1 获得管理层支持

实施设施管理信息化需要各种资源，获得管理层的支持是一个重要基础，宜主动与管理层沟通其对

组织生产力、使用空间成本及员工所产生的影响。

5.2 确定信息化需求

5.2.1 了解组织的业务目标

了解组织的业务目标以及 FM
组织如何影响这些目标是至关重要的，组织层面的目标包括：

——成本削减、节约和控制；

— 提高盈利能力或股东价值；

— 扩大市场渗透；

——创造最佳工作环境，吸引和留住顶尖人才。

设施管理信息化通过对工作场所和工作场所资源的有效管理，可帮助组织达成业务目标，并推动实现：

— 提高生产效率；

—— 降低运营成本；

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提高可靠性和透明度；

— 降低因设施故障造成的业务安全风险；

——整合流程和数据；

——使组织变得更智能。

5.2.2 评估当前的需求

投资信息化平台之前宜先了解当前的设施管理需求和外部相关方的要求，了解将如何应用平台以

及在何种程度上应用平台，涉及的内容包括：

——员工数量；

——建筑物类型；

确定使用方式，共享或者独占；

- 确定日常管理业务流程；

——确定项目管理、资产管理和维护管理的决策过程。

从移动管理、空间分配和不动产预测到工作空间管理，宜文件化记录当前需求存在的问题，分析评

估通过信息化平台提高效率的可行性和技术路线。

5.2.3 评估实施的难度

目标宜遵循易用性原则，注重系统的实用化，避免过度复杂化，降低部署和实施的繁琐和耗时。宜
考虑跨部门数据整合和对接，如，组织企业资源计划(ERP) 系统等。

宜考虑平台选择，评估不同平台的开发难度、数据兼容性、需求场景等，如，基于网络的软件可以为
大型组织提供来自多个位置的可访问性，而基于云端的订阅软件应用可以适用于单个位置。宜有文件

化的评估报告，内容可包括：

——对项目范围的清晰界定；

— 对现有方法和体系的客观分析；

——确定目标和任务的优先级；

- 分析确定所需资源；

——协调利益相关方；

—避免冗余的职责和任务，减少成本和时间；

——提高整体系统功能和流程生产力。

5.2.4 评估未来的需求

宜考虑平台的时效性和可扩展性，遵循灵活性原则，能够为业务功能拓展预留一定空间。

示例：
假设某个组织目前并不需要搬迁管理，但组织可能会在未来五年内实现跨越式发展，业务增长会引入更多的
新员工，这意味着需要规划新的办公室布局，并对空间的利用情况进行密切分析。如果一切按计划进行，可能需要迁入

新办公室以容纳所有新团队成员，此时，搬迁管理将成为信息化平台中的一项有用功能。

5.3 评估应用功能

5.3.1 不动产及租赁管理

不动产及租赁管理宜进行可视化管理，以帮助组织提高不动产的投资回报率，把握机会及规避风

险。其需考虑的因素宜包括但不限于：

——通过建立财务和运营管理标准，提高自有的和租赁的不动产的使用效率及收益；

— 生成综合统计报告以预测产生的投资机会和风险；

——通过优化空间的利用，加快不动产的投资回报；

——结合图形化组合的地理信息系统应用，提高不动产分析的度量标准。

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5.3.2 资本预算管理

资本预算管理需考虑的因素宜包括但不限于：

——使用一致的格式汇总所有的资金计划活动，将规划和项目按优先级进行排序，协调活动并编制

资源预算；

— 建立一个集中的方法以有效地管理贯穿于各个部门和位置的资金规划；

——启用"假设"的规划，以减少业务中断和费用的超支；

—
集成状态评估、资本规划和项目管理的应用以更好地分配预算和项目，使之完成既定规划。

5.3.3 空间管理

空间管理需考虑的因素宜包括但不限于：

— 帮助改进空间使用率并降低整体占用成本；

— 在根据要求定制账单和报告基础上，自动生成空间场地内部成本分摊报表；

——方便快捷地连接含有设备资产信息的建筑信息模型(BIM)
或计算机辅助设计(CAD) 图纸，保

持设备资产位置信息的准确性；

——准确的场所使用分配及成本分摊报表，避免外部或内部费用分歧。

5.3.4 搬迁管理

搬迁管理需考虑的因素宜包括但不限于：

—
简化并使整个搬迁流程更为顺畅，包括申请、审核、更新和其他活动，以减少整体成本并优化变

动率；

——通过减少停工时间和最小化搬迁错误以提高客户满意率；

——改进沟通、协调和结合内外部资源的工作流流程；

——生成工位模拟图纸、搬迁分析和决策辅助信息，不断