为什么要在完成电子邮件后存档（Archive）电子邮件

这个世界上有两种类型的人：

1. 将收到的电子邮件归档后存档的人，并尝试实现“收件箱清零”
2. 将所有收到的电子邮件永久保留在“收件箱”中，但使用“标记为未读”或星标/标记消息来指示它是仍需要操作的人

如果您是第一类人，您现在可以停止阅读这篇文章。

如果是“永不存档的”类型的人，我想说明为什么你应该成为“收件箱清零”类型的人并在你完成它们时存档电子邮件。

您可能会想，“你是谁呀，凭什么告诉我如何管理我的电子邮件！？”的确，我没有权利，我知道不同的人有不同的工作流程和工作方式。但是我已经听到了所有相关的理由，并且仍然坚信如果他们成为第一类人员，所有属于第二类的朋友们会很有帮助。

在过去的几年里，我向几个人提出了我的理由，所有曾经尝试过的人都在以后感谢我。我相信成为第二类人员并没有任何不利因素。

我知道不是每个人都习惯于存档他们的电子邮件，但我想向你提出一个案例，告诉你这不是更难，如果你试一试，它将真正有助于你的工作流程。首先，让我解决一下人们通常给出的前三个原因：他们目前没有存档的原因：

“归档是一个不必要的额外步骤”

问题是，一旦处理完成电子邮件，存档电子邮件并不是一个额外的步骤！从Gmail开始，只需一个键盘快捷键或单击“归档”按钮即可。您无论如何都必须单击“返回”，这样才能存档消息的另外0个步骤。

“我会在收件箱中保留电子邮件，以便以后轻松找到它们”

即使存档，电子邮件仍然可以搜索，您可以在All Mail下的Gmail中查看所有这些邮件。存档的邮件不会丢失，仍然可以轻松浏览和搜索。

“我将’未读’或’已加星标’的消息视为我的可操作项目列表，这与归档一样好”

滥用“未读”功能以保持您实际上已阅读的电子邮件但尚未完成处理/响应仍然是不明智的，原因有两个。首先，它会阻止您拥有实际未读电子邮件的真实列表。

其次，使用未读状态或星号/标志来表示可操作的项目意味着您的收件箱是“我完成的电子邮件”和“我不应忘记处理或响应的非常重要的电子邮件”的混合。这些物品是穿插的。当然，将项目设置为粗体（未读）或加星标可以使重要的项目脱颖而出，但如果您不记得在第2页结束之前处理它们会发生什么？使用无限的收件箱，丢失您看到但尚未处理的邮件太容易了。

即使您总是在收件箱中的太远之前处理这些物品，这意味着您需要不断扫描收件箱中需要处理的物品，从而进行大量额外的脑力劳动。你必须不必要地看到已处理的物品，这意味着你的大脑需要处理更多的东西。如果有一个简明的电子邮件清单需要采取进一步行动，那不是更好吗？

为什么归档更好…

我们已经确定，一旦完成所有电子邮件，存档确实没有任何缺点。让我们来谈谈好处。

归档已完成的邮件时，您剩下的是一个仅包含可操作项的收件箱。不再需要不断重新扫描过去几十封不再重要的电子邮件，以寻找您需要回复的电子邮件。不再对你的电子邮件客户说谎，说你没有看过电子邮件。不再丢失流中的重要电子邮件。

归档使您的收件箱成为所有需要操作的电子邮件的列表，而不是其他内容。

我打赌，如果你试一试，你会在一周内喜欢它。

如何开始

首先，对您知道已处理的收件箱中的所有内容进行批量存档。在Gmail中有一个Select All复选框，然后在顶部显示第二个链接以真正选择所有。然后，您可以单击存档。

当有新电子邮件进入时，您首先需要阅读它（或至少浏览主题/发件人）。如果您认为自己已经阅读了并且不需要采取任何措施，那么只需点击存档！如果您已完成自己的部分并回复了邮件，请点击存档！如果电子邮件代表任务并且您完成了任务，请点击存档！如果它是一份时事通讯，你读完了它，点击存档！ （如果是您不想阅读的时事通讯或促销电子邮件，请取消订阅…然后存档！）

现在，您可以随时查看收件箱，查看和处理仍需要更多阅读，响应或操作的电子邮件。

让我知道事情的后续！

原文：http://philfreo.com/blog/archive-your-emails/