这个世界上有两种类型的人:
- 将收到的电子邮件归档后存档的人,并尝试实现“收件箱清零”
- 将所有收到的电子邮件永久保留在“收件箱”中,但使用“标记为未读”或星标/标记消息来指示它是仍需要操作的人
如果您是第一类人,您现在可以停止阅读这篇文章。
如果是“永不存档的”类型的人,我想说明为什么你应该成为“收件箱清零”类型的人并在你完成它们时存档电子邮件。
您可能会想,“你是谁呀,凭什么告诉我如何管理我的电子邮件!?”的确,我没有权利,我知道不同的人有不同的工作流程和工作方式。但是我已经听到了所有相关的理由,并且仍然坚信如果他们成为第一类人员,所有属于第二类的朋友们会很有帮助。
在过去的几年里,我向几个人提出了我的理由,所有曾经尝试过的人都在以后感谢我。我相信成为第二类人员并没有任何不利因素。
我知道不是每个人都习惯于存档他们的电子邮件,但我想向你提出一个案例,告诉你这不是更难,如果你试一试,它将真正有助于你的工作流程。首先,让我解决一下人们通常给出的前三个原因:他们目前没有存档的原因:
“归档是一个不必要的额外步骤”
问题是,一旦处理完成电子邮件,存档电子邮件并不是一个额外的步骤!从Gmail开始,只需一个键盘快捷键或单击“归档”按钮即可。您无论如何都必须单击“返回”,这样才能存档消息的另外0个步骤。
“我会在收件箱中保留电子邮件,以便以后轻松找到它们”
即使存档,电子邮件仍然可以搜索,您可以在All Mail下的Gmail中查看所有这些邮件。存档的邮件不会丢失,仍然可以轻松浏览和搜索。
“我将’未读’或’已加星标’的消息视为我的可操作项目列表,这与归档一样好”
滥用“未读”功能以保持您实际上已阅读的电子邮件但尚未完成处理/响应仍然是不明智的,原因有两个。首先,它会阻止您拥有实际未读电子邮件的真实列表。
其次,使用未读状态或星号/标志来表示可操作的项目意味着您的收件箱是“我完成的电子邮件”和“我不应忘记处理或响应的非常重要的电子邮件”的混合。这些物品是穿插的。当然,将项目设置为粗体(未读)或加星标可以使重要的项目脱颖而出,但如果您不记得在第2页结束之前处理它们会发生什么?使用无限的收件箱,丢失您看到但尚未处理的邮件太容易了。
即使您总是在收件箱中的太远之前处理这些物品,这意味着您需要不断扫描收件箱中需要处理的物品,从而进行大量额外的脑力劳动。你必须不必要地看到已处理的物品,这意味着你的大脑需要处理更多的东西。如果有一个简明的电子邮件清单需要采取进一步行动,那不是更好吗?
为什么归档更好…
我们已经确定,一旦完成所有电子邮件,存档确实没有任何缺点。让我们来谈谈好处。
归档已完成的邮件时,您剩下的是一个仅包含可操作项的收件箱。不再需要不断重新扫描过去几十封不再重要的电子邮件,以寻找您需要回复的电子邮件。不再对你的电子邮件客户说谎,说你没有看过电子邮件。不再丢失流中的重要电子邮件。
归档使您的收件箱成为所有需要操作的电子邮件的列表,而不是其他内容。
我打赌,如果你试一试,你会在一周内喜欢它。
如何开始
首先,对您知道已处理的收件箱中的所有内容进行批量存档。在Gmail中有一个Select All复选框,然后在顶部显示第二个链接以真正选择所有。然后,您可以单击存档。
当有新电子邮件进入时,您首先需要阅读它(或至少浏览主题/发件人)。如果您认为自己已经阅读了并且不需要采取任何措施,那么只需点击存档!如果您已完成自己的部分并回复了邮件,请点击存档!如果电子邮件代表任务并且您完成了任务,请点击存档!如果它是一份时事通讯,你读完了它,点击存档! (如果是您不想阅读的时事通讯或促销电子邮件,请取消订阅…然后存档!)
现在,您可以随时查看收件箱,查看和处理仍需要更多阅读,响应或操作的电子邮件。
让我知道事情的后续!