邮件客户端之------outlook存档

邮件大家都不陌生，它是我们办公中不可缺少的沟通方式之一，我们每天上班的有一项重要的事情就是查阅邮件，通过邮件的收发来完成公司内外业务的往来。而作为办公一族你对邮件的了解有多少呢？

有人说，我们天天打开outlook 或者foxmail就能看邮件了，这没有什么技术含量的，而且我对邮件的编辑都用的比较好，不会存在什么问题的！如果这样想你就错了，公司无论是租用163、263等企业邮箱，还是自己搭建邮件服务器，分配的邮箱容量都是有一定的大小限制，如果你的业务往来比较多，超过容量限制可能就回无法接收和发送邮件了。这时候就需要对我们的邮箱进行整理了，邮件数据都在服务器上保存着的。这就需要我们将邮件进行存档，也就是把服务器上的邮件保存到我们电脑本地，使用时都是在我们自己的电脑上登陆，这样就不会有空间大小的限制了，PST文件也能更灵活的应用，下面我以office outlook 2010 为例介绍邮件存档。

outlook 2007 \2010\2013成为主流，以2010 为例，其他大同小异

一、手动存档

     1、 首先我们需要确定我们的outlook以前是否做过存档记录。如图，如果显示两个邮件数据库文    件，说明我们做过存档；如果显示一个数据库文件，那么我们以前没有做过存档

2、以下操作是我们以前没有做过存档设置的步骤：

打开outlook

选择 文件 ，找到 清理工具 ，并选择 存档

3、选择 将该文件夹及其子文件夹存档 ，然后点击我们正在使用的 邮箱，注意：这里是包括 收件箱、发件箱和所有的子项目在内

4、设置 存档日期， 意思是将早于此日期的邮件进行归档操作，日期下面有一个选项，意思说的很明白，就是说勾选上后，即使你以前将邮件标注为不自动存档的邮件，这次也会进行存档

5、以下是做过存档记录的操作：做过存档记录的话，我们找到存档文件（PST）的位置,然后在存档的时候选择这个存档文件就可以了，这样就把要存档的邮件追加到以前的存档数据文件中

右击点击存档文件，选择“打开文件位置”就可以找到存档文件archive.pst

6、找到我们的存档文件，记下文件位置，对整个邮箱存档，存档文件路径我们浏览到刚才记下的文件即可！

到此，手动存档就完成了（提醒：一定要选择整个邮箱存档）

二、手动存档 - 鼠标拖拽

1、如果嫌上面的操作太麻烦的话，我们还可以直接用鼠标拖拽邮件来归档

首先我们需要创建一个存档文件

在 “控制面板  ” 中， 打开 “ 邮件”

2、选择“数据文件”

3、点击 “添加”

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4、确定我们存档文件的位置，并输入文件名称

1. 然后点击确定

   
   

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5、可以对我们的存档文件设置密码，如果不设置，直接点 确定 即可

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6、这样我们存档文件 就创建完成了

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7、在outlook面板中，右键点击存档文件，选择新建  文件夹

1. 这个文件夹 是用来归类邮件的，比如：Lili的文件夹里只放Lili的邮件

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8、输入文件夹的名称，注意文件夹位置要选择我们新建的 存档文件 中

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9、到这里，准备工作就完成了，下面我们就可以直接拖拽邮件进行归档了

1. 我在邮箱中新建一封邮件，并保存为草稿，我要把他放到下面 存档文件 中的  Lili文件夹中

   
   

   
   

   10、右击邮件，选择  移动   ，并选择我们的 LIli文件夹  即可
   

2. 也可以直接鼠标拖拽到LIli文件夹中

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11、存档完成

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三、自动存档

1. 自动存档既是根据自己设置好的规则进行邮件存档。我们就不用管它了，到了时间，就自动执行了

   我们要注意的是：自动存档不能对整个邮箱目录进行设置

   效果如图

2. 只能设置其中的某一项如：收件箱、发件箱、草稿等

   如图，我们针对 “发件箱”这个项目进行自动存档设置

   具体存档设置可以根据自己喜好和要求进行设置，这里不再累赘了。
   

 

四、OST\PST区别

PST 文件 －－ 个人文件夹文件

一个或多个 .pst 文件可位于每个用户的计算机。 作为主存储或辅助存储定义 .pst。 主存储意味着邮件传递到收件箱在文件和所有其他默认 Outlook 文件夹, 如日历、 联系人、 DeletedItems、 日记、 便笺、 已发送邮件, 并驻留有任务。 .pst 文件也被定义为辅助存储, 意味着您可将邮件移动到该文件, 以收件箱, 手动或从您的主存储。 

每个 .pst 文件可以包含 65,535 顶层项目, 最大和最大每个文件夹中的 65,535 项目。 项目是或者文件夹、 邮件、 任务等。 到达 16,384 项目, 时都升级到大表格式, 增加到 65,535 限制从 16,384。 但是 .pst 总文件大小不能超过两 Gigabytes (GB)。 

OST文件 －－ 脱机存储文件

用于在本地计算机上保存Exchange Server邮箱的本地副本，当连接可用时,OST文件中的项目与服务器同步。

仅一个 OST 文件可位于每个用户的计算机。 OST 始终定义作为主存储, 意味着邮件已传递到收件箱中， 文件和所有您其他默认 Outlook 文件夹, 如日历、 联系人、 DeletedItems、 日记、 便笺、 已发送邮件和任务驻留有。 

PST与OST 区别在于： OST内的内容也可驻留在服务器上用户的邮箱中。 您可同步 OST 和邮箱文件夹以便它们始终包含相同信息。 这允许您可以在服务器不可脱机 ； 改动脱机时重新连接到服务器, 然后, 上载到服务器和邮件下载到 OST 脱机时收到。 

PST 和OST 文件大小最好不要超过2GB

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