写email那些事

        Email大家每天都在写，良好书写的Email可以体现发信者的职业素养，而一个人的声誉便在日常的一点一滴之中逐渐扩大。

        来分享一些Email的故事吧。

正确传达意图

        Email要能正确传达写作者的意图，若非必要，不要让读者去猜测。

        有一次，我给公司的认证负责人写信，询问测试工程师提出的一个不合规之处是否需要修改。我把原始邮件转发给他，正文只写了一句话：

Tim，

Do we need fix this issue？

我们需要修改这个问题么？

        当时我很忙，觉得一封Email花几秒钟就够了，不必浪费太多时间在上面，大家都是专业人士，不会看不懂，你只要回答我Yes or No就行了，这样我好继续干活。结果这位老兄的回复是：

Linda，

Please be patient. I know there are lots of issues for you. We should fixthis one as well since it is important for us to get the certification.

请多些耐心，我了解有很多问题需要你修改，这个问题我们一样需要修改，这对我们通过认证很重要。

        一看到他的邮件，我就哑然了。那位老兄大概以为那段时间他提了那么多问题给我解决，我有些不耐烦了。这简直太小看我的职业素质了，我赶快回信给他：

Tim，

I just want to confirm with you since you are expertfor certification. I do not want to change code blindly before you know that.

你是认证方面的专家，我只是想和你确认下这个修改。我不想在你不知情的情况下，直接就去修改源代码。

 

        我的第二封邮件，就很好的表达了自己的意思，也让Tim看到了我的专业素质。项目结束后，我拿到了一小笔项目奖金，我知道这是大家对我认真工作的认可。

就事论事

        如果不是有必要，email中描述事实即可，不需添加个人感情。

        有这样一封email，是发给公司的行政主管的，并且抄送给技术部，HR等多个部门的大佬，信的内容是这样的：

Frank，

今天我们组的同事在一层108会议室开会期间，房顶的灯罩突然掉下来，砸在一个同事的脚上。幸好没有砸到头，不然后果就严重了。这已经是第二次灯罩脱落了。请你们安排人员做一下检查，杜绝类似的事情再次发生。公司这次的装修工程，实在是太豆腐渣了。

    

        其实这位老兄的出发点是好的：杜绝类似的事情再次发生，所以他将这件事报告给行政主管。从他的角度来说，他是装修质量差的受害者，掉灯罩只是一个导火索，所以在邮件里他表露出自己的怨气。其实公司里，许多人都意识到装修质量差，不用他说大家都心知肚明。这封抄送上百人的邮件，说Frank你领导的装修工程是豆腐渣，这让Frank情何以堪啊。

        其实只要去掉最后一句抱怨，同时不抄送给和处理问题无关的人员，就可以了。

确保交付期

        工作中常常会遇到这种情况：别人答应好的事情，到了最后期限，却以种种借口为由没有完成；把期限推迟到下一个时间点，再次到期还是没有完成。尤其当对方在另一个国家，面对时差和语言的障碍，我们在处理这种问题时，就需要更多技巧。

        中国人往往都愿意与人为善，不愿意和别人对立，或者发生冲突。其实催促只要有理有据，对事不对人，它只是完成工作的手段，并不会导致冲突。

        有以下技巧可以有利于对方的到期交付：

• 把口头的承诺写在email里，请对方确认，并抄送给双方的领导
• 承诺的时间经过大约1/3时，询问对方进度以及遇到的问题和风险
• 承诺的时间经过大约2/3时，询问对方进度以及遇到的问题和风险。对方若不答复，则打电话过去。
• 承诺到期前三天，询问对方状态。如果确实有困难，则双方协商新的交付期，并且知会双方领导。
• 新的交付期确定以后，要用邮件的形式请双方确认。同时在邮件里写明前因后果，因为什么原因使得对方错过以前的交付期。
• 如果再次错过交付期，或者给对方的信都石沉大海，没有回复，这时候马上召集会议，邀请对方和他的经理参加，大家共同讨论这个事情。会后将讨论的结果写在email里，发给与会者确认。