Email写好了,可以帮助你在工作中走的更顺一些。下面是我总结的一些email的书写技巧:
- 及时回复
发送给你个人的邮件要及时回复,即使不能马上处理,也要告知对方何时处理。这表示你已经关注了对方的邮件,也许随后你并没有去处理它,但及时回复邮件体现了你的专业性,和工作态度。
- 表达感谢
对任何人在工作过程中给予你的帮助,要及时表达感谢。如果是很大的帮助,一定记得感谢信抄送给他和你的领导。这样做是在鼓励团队合作,体现了你的职业素质,也使得对方以后会更加乐于帮助你。这是一个双赢的行为。
如果是IT等支撑部门帮你解决了什么问题,也要在合适的地方表达你的感谢,虽然你明白那只是他们份内的事,但是维持和他们的良好关系,能加速你的问题的解决。换做是你,要处理多个请求,在优先级差不多的情况下,你肯定会先处理给你留下好印象的那个人的问题。
- 请人做事要告知背景和期待完成时间
需要别人为你做事情,你得让对方知道这个任务的重要程度,和期待完成时间,这样方便他去安排自己的任务优先级。如果你说这个事情阻碍了某某重大项目的进展,他没有理由不先帮你做。但是你不告诉他这些信息的话,他很可能迟迟不解决。最后只能是你们互相抱怨,而他会说既然这个任务如此重要,为什么你不告诉他。
- 沟通结束要发email总结
不管是电话还是会议,结束之后一定要写纪要,把达成的一致意见写在email里,请双方确认。这可以是未来沟通的凭据。
每个任务都写清负责人,在会议结束后,要跟进任务的执行。否则会议肯定就白开了。
- 不写过长的email,说明事实即可
大于500字的email,很少有人会有耐心去读。Email里面不要讲故事,只要把接收者需要关注的,和想关注的事情,描述清楚即可。
- Email不要过于简单,要表明写信的原因,和想让别人做什么。
- 时间或者重点的部分用不同的颜色标记
这样做是为了更显眼,起强调的作用。
- 对象有针对性
如果不是有必要,抬头不要写“Hi,All”发送给所有人,也不要只写“Hi”。尽量写上对方的名字,或者多个人的名字,否则很可能大家都不会看。
- 附加个人签名
很多市场部或者说管理层的email,会附带一个签名,里面有他的名字,联系方式,所在的部门和头衔。这其实是一种专业的做法,可以提高发信者的visibility,让接收者知道他,也方便接收者与他联系。
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