最近由于本人工作的需要,特意在市场上搜索购买了一些项目管理方面的书籍,虽然已经通过高项,但一直感觉自己是非职业项目经理人,那么如何对非职业经理做出定义呢,非职业经理人应该具备哪些准则、哪些项目管理的知识体系、哪些工具,在下面我们就非职业项目经理人展开细致的探讨及解读。
在当今职场中,公司期望每名员工都能够扮演项目经理和协调者的角色,但事实上,你可能从没有接受过任何正式的项目管理培训——也就是说你是一名非职业项目经理。
做为一名非职业项目经理,我们先给项目做一个定义:为了创造某一项特殊的产品、提供某个特殊的服务或实现某个特殊的目标而产生的临时任务,其特点是有开始,也有结束。
最有效的项目管理:人+流程=成功。一个好的流程对于项目来说至关重要,但仅仅是成功了一半,成功项目的另一半——和第一点同样重要——就是带领团队。
在项目的管理过程中,我们每个人都有自己的基本行为准则,在这里我们经过多年与客户的接触,总结了四个基本的行为准则,帮助你培养你领导的性格和能力。
1展现尊重尊重是相互的,如果你能够坦城地对待自己和他人,坚持做自己,那么无论结果如何,你已经成功一大半了。
2先聆听聪明如你,一定要克制自己想要不停地说话的欲望,尽可能地倾听。你会发现没有谁是无所不知的,项目不是你一个人的,而是整个团队的,你的工作是不单单是管理流程,更重要的是激励团队的热情,而激励来自于你的倾听,而不是说不停。
3明确期望做为非职业项目经理,最主要的工作之一就是让所有人达成共识。对角色和目标的预期模糊不清是导致所有关系恶化的根源。你的职责就是传达项目的进展及预期。
4承担责任承担责任意味着透明,当你汇报项目进展时,要实话实说,如果你搞砸了,坦白地承认关承担责任。
根据PMI的理论,项目管理分为五大体系,虽然从技术层面不能简单地将其视为5个步骤或阶段,但把它们当成5个步骤较为容易理解:
指导思想:将预期量化,传达给团队成员以达成共识。
项目发起时,主要进行的步骤如下:
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确定所有利益相关方也就是项目干系人
工具:团队头脑风暴法
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确定主要利益相关方
工具:主要利益相关方D.A.N.C.E,概括地说就是要找到项目相关决策、权限、需求、关系和能量的人。
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有效地对主要利益相关方进行访谈
词汇只是我们脑中影像的代码,合理利用词汇获取主要利益相关方脑子中真正的项目影像。
工具:主要利益相关方访谈表,其中涉及项目目的、描述、预期结果、排除项、沟通需求、审批条件和局限;提问漏斗
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项目范围描述
在前面的工作中,主要是为了写出好的项目范围描述,得到所有利益相关方同意的明确预期。
编制项目范围描述有三个步骤:
1. 起草一份范围说明
2. 检查说明
3. 获得审批
发起是项目最关键的阶段,发起项目的正确方式就是前期多投入多付出,确定每一个可能与项目相关的利益相关方,避免盲区。在发起的过程中,最重要的是得到各个项目干系人认可及签署的项目范围说明书。
2规划——定义和修正目标规划指导思想:为了做出明智的决定,你必须设计一幅清晰的路线图。
在规划中我们首先设计风险管理策略:
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确定风险
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风险评估
主要使用风险矩阵,确定风险发生的概率及影响程度,根据相对应的等级制订风险对策。
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控制风险
主要使用TAME工具。T:转移风险,A:接受风险,M:降低风险,E:清除风险
整个风险管理中,我们可以应用风险管理规划,确定风险、风险等级、风险策略和相关的风险控制负责人。
风险确定后,我们可就可以设计项目日程表,主要包括以下步骤:
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工作分解结构(WBS)
思维导图法、线性列表法等
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为工作排序
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确定项目团队
资源是有限的,必须通过谈判来争取。
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预测每项工作所需的时间
PERT公式、里程碑工具。
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确定关键路径
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制订项目预算
在项目规划阶段,我们确定了主要利益相关方、项目团队、项目规划和预算,接着就是确定整体的沟通路线图,确定什么样的人,何时需要通过什么途径传递什么样的消息。
3执行——协调人员和资源来执行规划执行指导思想:通过不断分享信任让别人参与其中。
在项目的执行过程中,项目的责任制非常重要,明确项目各人成员的主要职责及权利。作为项目经理,你们作用不是管理他们,而是帮助他们管理自己。
在执行中,我们应该建立团队责任机制,可能是定期责任汇报机制,使用工具可以是团队责任例会,如果想一对一责任例会,我们可以尝试绩效对话。
4监管与控制——保证目标能够实现监管与控制指导思想:通过透明的沟通推动项目进展。
监管与控制的关键在于预见性,除了监管你已经设立的流程和体系,你还需要做好应对变化的准备。项目经理需要对关键节点和整体进度给予一定的关注。要让利益相关方了解项目状况,不要害怕说出坏消息,汇报坏消息时,我们也要准备好应对的方案。可以使用项目进展报告工具。在项目的管理过程中,我们应该有效地应对管理项目范围变化,防止范围扩大、需求蔓延,当然敏捷项目的管理方式与传统项目不大一样,敏捷项目就是应用户需求而生的项目管理流程,更注重客户需求的迭代开发。在项目发生变更时,我们需要通过正常的变更流程,做好记录。
5结束——让大家认可项目的成果结束项目指导思想:衡量成功,持续改进。
通过制作、收集和传递信息来正式地结束项目,包括评估项目,总结经验教训,以供未来的项目参考。我们可以将项目中的一些有用经验总结起来,做为公司的知识库,为以后类似的项目提供经验、教训及指导。一般项目结束使用的工具为项目结束清单,包括任务评估清单、确认完成项目范围、确认所有的项目变更需求完成、完成采购流程、记录应吸取的教训、向主要利益相关方提交项目进展报告、获得所有必须的签字、建立项目档案、公布项目成功和通过颁奖和表扬庆祝项目结束。
总结:
以上内容主要针对的是传统型项目,传统型项目就是以完成范围内的任务为宗旨,利用有限的资源在规定的时间内交付给客户所需要的产品、服务或目标。