敏捷管理是一门极力减少不必要工作量的艺术。
谷歌、亚马逊、苹果、微信、京东等全球 500 强企业都在用的管理方法,适用于各行各业,被盛赞为应获“管理学的诺贝尔奖”。
它专注于让员工不受种种杂事的羁绊,激发个体斗志,释放出巨大的人类潜能,帮助我们更快地工作,更有成效地工作,在更短的时间内完成更多的工作。
不管你所从事的行业有多复杂,都可以利用敏捷管理,凡有人工作之处,敏捷管理都能起作用。
我们从5个方面来讲述如何利用敏捷管理带好团队,让工作效率立马翻倍!
一、每次延迟决策,都在增加失败的可能性
能在1个小时内快速做出决定的项目,58%都获得了成功。
如果花超过5个小时来做决定,成功率就几乎为零。决策拖延越久,代价就越高。
敏捷管理的关键经验是,让最接近工作的人来做决定,速战速决。
敏捷管理,是大多数敏捷项目的实现方式。
与传统项目相比,敏捷项目失败的可能性不到一半,但成功概率要高得多。这是切切实实、有据可查的数字。
虽然有些决定很重要,但也有一些并不重要。
不同类型的决定应该由不同类型的人做出,需要由最了解情况的人根据既定情境做出决定。
敏捷管理流程简洁,是因为它可以将决策下放到团队层面。
在敏捷管理中,只有两个决策者,产品负责人和团队。因此,需要由利益相关者或主管做出的决策较少。
只有真正拥有最多知识、最了解情况的人,才应该做决定。
如果做一个决定要花5个多小时,那么这几乎是一个肯定的信号,表明你必须把它送上审批链。
1个小时!这就是目标,就是做出决定需要的时间。
二、革新做事方式
可能你无法想象,医院手术室也在用敏捷管理。
对于医院来说,一个关键问题是需要多长时间来清理和重置手术室。这里的清理指的是全面彻底的清洁。灯、地板、墙壁,整个环境。
保持手术室清洁,是生死攸关的大事。
清理和重置手术室大约需要1个小时。几十年来一直如此。
想想看,不仅是给房间消毒,他们需要与下一个医疗团队、外科医生、麻醉师和护士协调,以便在正确的地方设置正确的手术器械。
医院运用敏捷管理,观察在清理和重置手术室有哪些地方可以改善,很快,问题浮出水面。
长期以来,清洁工每人专职负责一项任务。他们意识到,如果大家合作完成同一个任务,就会更快地完成。
重复这样的合作,耗时从平均1小时缩减到半小时,有时更短,而且没有牺牲质量。
医院因此节省了多少钱,但这不是特别重要。通过敏捷管理,医院能够治疗更多的病人。
不是通过改变技术,也不是通过添加员工。仅仅是通过观察小事,关注过程。
三、将决策层踢开
通常来说,人们在当上管理层之后,职位越高,离第一线实际发生的事情就越远,同时也越相信自己有能力解决这些问题。
但是,问题始终是存在的。
而实施敏捷管理是为了发现拖累团队的问题。因为敏捷管理能够把问题暴露在光天化日下,让团队更好地集中精力去解决。
其中一点便是先将决策层踢开,授权给合适的决策者。
在大多数公司里,领导们坚持要了解一切,掌控一切,做出最后的决定,从而导致对情况了解最少的人做出种种决定。
员工不得不花费大量精力说服领导,领导也不得不去做完全不熟的事情。
因为担心得不到足够的信息,领导们就要求得到更多的信息,阻碍团队的进展。
然后,领导又开始担心自己可能会犯错误,于是就召开各种其他会议来分散决策权。
结果就是滚雪球一样,时间成本不断增加,但是效果没有任何起色。
敏捷管理无需召集特殊会议,问题也无需经过多个各自为政的职能部门分别处理后,再集中上报给公司高层。这种管理方式大大提升了决策速度以及信息的传递效用和透明度。
四、怎样确定团队工作量?
个人和团队为自己设定越来越高的目标,这是人类的天性。事半功倍并不夸张,这是所有团队的目标。
预测未来工作量的最佳方式,是参考过去的工作量。估算工作量只是衡量一件工作需要付出多少努力的一种方法。
通常,管理层会坚持制定使员工最大限度施展才能的目标,以推动团队或公司的发展。
因此,在很多公司,并不是团队勉强承揽了太多工作,而是管理层给团队压了太多担子。
典型的情况是,业务部门希望在某个日期前交付,而技术团队无法在该时间段内完成所有请求工作。
敏捷管理的重中之重是要学会拒绝。
一旦团队掌握了实际的工作完成进度,他们就能以能力有限进行反驳。
这个工作进度也可以为领导层提供更好的参考,让他们知道到什么时候能够完成哪些工作。这个时候提出拒绝并不会造成一些不必要的工作阻碍。
五、不要等待,要行动
速度很重要。
通过快速迭代——尝试,观察反应,再尝试——最终可以取得快速反馈,让解决方案出现。
我们每个人都想让计划完美无缺,但造成的结果便是决策的过程无限延长。但实际上,完美的计划是不存在的,我们处在一个随时都在变化的世界中,不可能预知其结果。
唯一能做的就是尝试些什么,并得到反馈。有行动总比没有行动好,千万不要犹豫不决,要行动起来。
做什么并不重要,重要的是为了学习和进步,要有行动、有所作为,才能有所为。
敏捷管理所做的就是给你一个快速的反馈,让你知道一个决定是好是坏。
毕竟,道路从实践中产生!
记在最后
敏捷管理的目的是为了降低改变想法的成本。
无论从事什么行业,你遇到的问题都是一样的,都可以在本书中找到相关模式和案例,运用敏捷管理,以超出你想象的速度帮助你解决问题。
苹果、谷歌、亚马逊、微信、京东都在用!
它的核心是一次只做一件事,不做任何无用功,在更短的时间内完成更多工作。
用敏捷管理,消除管理中的浪费,提高团队效率!
PMP考试改革,敏捷板块占比直接从2%-3%上涨到50%,足以见得敏捷管理的重要性。
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