如何管理项目执行与计划的差距?

作为项目经理,无论你是在考虑失败的个人预算,还是在考虑没有计划好的团队项目,执行差距都表明计划与你所面对的现实脱节。当你无法真正完成这些任务并实现目标时,你就会遇到执行差距。那么,你知道如何为项目制定这些策略和目标以及最佳计划吗?

在项目管理中,这些脱节很常见。根据项目管理学院(Project Management Institute)的“职业脉搏”(Pulse of the Profession)调查,高层领导表示,只有60%的战略计划能够达到目标。

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什么导致项目执行差距?

项目执行差距的潜在成因有很多,例如目标和时间表过于宏大,对项目的愿景或目标一知半解,甚至缺乏关键参与者的支持。其中一个最大的成因与项目的资源有关。资源是完成项目所需的人员时间和材料,可以包括特定部门或团队成员、时间和实际资料。

我们在做项目规划时,会陷入凭空思考项目的陷阱,好像只要项目在进行,就会是每个人唯一关注的焦点,这与现实背道而驰。项目受到其他日常职责和障碍的挤压。当我们以“天上掉馅饼”的态度计划项目时,资源比我们想象的要稀缺得多。

你最终不得不竞争或按优先顺序列出你所需的资源,有时你只是在等待资源。这些瓶颈破坏了你最初制定的计划和时间表。更糟糕的是,它们完全毁了你的项目。根据项目管理研究所的调查发现,21%的项目之所以失败是因为资源有限或征税。

项目执行策略让你冲过终点线

如何一劳永逸地缩小差距?这是一个至关重要的问题。下面是一些不同的策略,你可以用来增强团队的项目执行力。

1.从一开始就达成共识

如果你一开始就不了解为什么要执行某件事,那么执行起来就会很困难。不过,只有55%的项目参与者认为,他们非常清楚项目的商业目标。

在项目开始之前,你需要让所有人达成共识。从有效的启动会议入手,你可以在会议上讨论项目目标和实现目标的计划。给问题留出足够的时间,这样你就能主动解决问题或疑虑。

也许你在想:“我们总是制定出人们可以参考的详细项目章程”。试着问问你自己:你上一次费劲地查阅冗长的文件仅为寻找简单答案或方向是什么时候?不经常这样,对吧?

你最好创建一个项目墙报,这个协作文档概述项目正在解决的问题、范围和任何潜在的知识差距。你的项目墙报是一份动态文档,可随着项目的发展而变化。毕竟,项目成功执行并不意味着,你的计划不能随着你的学习和进步而改变。事情还是会发生,你需要保持灵活性。

2.项目交接计划

在计划跨职能项目时,假设在团队之间移动项目很轻松,那就很容易操作。你可以想象接力赛中接力棒的无缝传递。

可悲的是,现实比你的想象要复杂得多。当真正需要将项目移交给另一个团队时,有时需要进行大量的摸索,有很多启动和停止。

那是因为其他团队不能一有机会就介入项目。记住这一点,在规划时间线时,专门为交接设置缓冲时间是明智的。这给即将到来的队伍留出跟上进度的余地。

让其他团队了解项目的最新状态、变更等信息,这样轮到他们接手时就不会盲目介入。这让他们对事情的进展有一点了解。

3.不要忘了多米诺骨牌效应

还记得我们谈论过凭空计划项目的陷阱吗?你需要记住,你的项目要依赖和竞争有限资源。这就是为什么你需要在计划阶段发现任务或资源依赖性,以便在流程和时间线中立即对它们进行解释。

例如,你的项目中是否存在一个步骤,在检查完其他几个现行任务之后才能完成?这就是任务依赖性。你们公司的数据科学家是否真的时间安排有限,而你又受制于他的工作量?这是需要考虑的重要资源依赖。

主动计划这些事情可以帮助你执行更完美的项目,尤其是当你考虑项目失败的常见原因时:
●不足资源预测(23%)
●有限资源(20%)
●任务依赖性(11%)

你还可以使用关键路径方法(CPM),确保你对时间线的看法是符合现实的。这听起来像是沉重的负担,但实际上很简单。

基本上,你需要确定项目中最长的依赖任务串。将它们想象成一排多米诺骨牌。如果在这个关键路径上发生延误,则会使整个项目推迟。这可以帮助你了解哪些地方存在呼吸空间,哪些地方需要尽可能遵循时间表。

4.定期检查进度

你制定了一个项目计划,并与团队成员共享,现在可以假定一切都将准备就绪。因为这就是项目顺利进行所需要的。

不完全是为了完成你的项目,你需要经常监控进度,并在必要时纠正方向。你不仅需要在日历上安排项目启动和总结会议,你还需要安排定期登记。

在这些会议中,你可以解决问题,清除任何困惑,并继续推动你的项目朝着正确的方向发展。你也可以要求团队提供关于项目如何开展的反馈,确保每个人都能被倾听,并感觉自己是个有价值的贡献者。

如果你在项目开始时建立了信号和度量(我们强烈建议这样做),那么这些会议也是彻底评估进展的机会。

5.愉快地给项目提示

当你所有周密的项目计划都成为一种浪费,没有人会想要经历你所得到的挫败感。好消息是你不是无助的。使用我们概述的项目执行策略,可以帮助你避免将精力投入到充满团队可能遇到的陷阱的计划中,尽管你有最好的意图。

即使应用了这些新技巧,也要记住,这是个学习的过程。你无法完美执行下一个项目,这没有关系!你每解决一个问题,你就会不断进步。不久之后,你和你的团队将成为精干、高效的项目执行机器。

6.利用现代技术

现代项目管理软件,如8MSaaS PM,可以帮助你在尽可能早的时间察觉项目的执行差距。在某些情况下,现代项目管理还可以给你提供如何缩小执行差距的建议。

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8MSaaS PM项目管理软件以WBS架构带动项目计划与执行的全局掌控,以“动态管理、实时共享”的先进理论实现项目进度、成本、资源、绩效、风险等的有效跟进,从项目立项开始到项目完工的全过程,给予即时的监控,提高企业项目管理者的项目管控效率。

8MSaaS PM内含各种可视化以及计划定义工具,可帮助企业快速厘清计划优先级,规划项目发展较优路径。在8MSaaS PM中,计划与执行处于同步状态,当前的计划实时反映项目成员最新的可交付成果及其完成情况。用户可以追溯项目计划的某条基线,或之前的某个快照版本信息,但用户所使用与共享的当前计划都是唯一的。

项目需求变更时,8MSaaS PM会第一时间提示项目变更所带来的影响及可能发生的连锁反应,会影响到什么,造成什么影响等,都能从系统中展现出来,方便项目管理者及时了解项目变更所带来的影响,并及时作出应对方案。

8MSaaS PM支持PC、移动端登录使用,用户可以通过系统在线沟通及共享相关文件信息,并可通过邮件等的形式提醒相关项目负责人,给予备注、提醒。

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