关于PMO的价值，你需要了解的一切

项目管理办公室（PMO）的标准功能是按时、按预算交付项目，但所有PMO都能带来好处吗？像企业的每个领域一样，PMO需要做出切实的贡献。

这会引发你问这么一个问题：“PMO的价值是什么？”要了解这一点，我们需要研究几个不同的问题，例如：

▪ PMO可以为企业或组织带来什么？
▪ 如何衡量PMO的成功？
▪ PMO开展哪些增加业务价值的活动？

确保你的PMO有效，并能通过彰显成功来证明PMO的存在。

PMO能给企业增添什么价值？

首先，我们需要了解不同类型的价值。尽管凭直觉我们可以假定货币价值，但我们需要考虑到公共部门也有PMO。

从广义上讲，PMO可在三个关键领域为组织增加价值。这些领域包括：

▪ 通过增加交付成本节省的底线来实现物有所值。
▪ 实现战略目标，推动组织向前发展，并为成功而努力。
▪ 为同事、用户和客户带来无形利益。

组织如何定义PMO所需的价值，将取决于办公室的职权和风格以及董事会对KPI的要求等因素。

为了了解PMO的价值，可以采取哪些措施？

PMO价值的衡量将取决于上述因素。了解哪些KPI应落实到位，以及如何准确衡量这些KPI，这会让你知道PMO是否会成功。

你可以查看标准的衡量方法，例如有多少项目按时、按预算完成，以及利害关系人最后的满意度。这些是KPI类型，与物有所值指标直接相关。财务方面的投资回报率应易于衡量。

每个组织都有不同的战略目标集。这些目标可以为PMO提供KPI。在此领域中，KPI的其中一个例子可能是“提高所有项目同事的技能水平”，这与减少员工流失和提高满意度的战略目标保持一致。

衡量PMO所带来的收益具有挑战性，因为收益可能是无形的，并且会在很长一段时间内产生。实施新的HR软件可能会对成本产生立即影响，但给员工带来的好处可能更多是个缓慢的过程。PMO需要定义每个项目的预期收益，并找到一种衡量收益的方法。

PMO如何为组织增加价值？

PMO有一些关键属性，能使它在组织中创造价值。这些属性应能在PMO中轻松识别，并且可以帮助你了解从哪里开始寻找KPI。

▪ 提供清晰的框架，框架与时间表保持一致，使项目具有可预测性
▪ 通过定义项目角色和报告渠道来确定责任
▪ 通过监控结果，与组织的战略目标保持一致
▪ 组织内学习，了解项目中的关键点并为将来铺平道路
▪ 通过业务连续性计划来增强恢复力
▪ 通过推出最佳实践，确保遵循流程和程序来保持一致性
▪ 可见性，通过强有力的报告，向董事会和其他领导人展示项目和成果
▪ 透明度，涉及报告和审计项目，以及提供对数据点的访问
▪ 从可实现的要求到产生有用结果的项目质量维护
▪ 过程和系统保证

现代PMO软件，比如8Manage PMO，可以使你的项目管理办公室有效地实现上述所有职责。它具备以下特性，确保遵循标准化流程达到你的整体业务目标：

1、实时协作

8Manage PMO提供了高级协作工具，你和团队能够协同工作，而又不会牺牲个人的注意力或效率。系统自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度，所有项目信息层层汇总，相关人员随时可了解到最新信息。因此，团队能够专注于自己的特定项目，而不会产生太多干扰。此外，团队负责人很容易为多个项目和任务做出贡献并进行监督。

2、预算和预测

整个项目的成功取决于经理明智地支出的能力，这得益于有效的费用跟踪。8Manage PMO自动检查预算与实际的偏差并支持重新制定预算，实时跟踪和汇总实际的收入和成本。

完成项目后，系统还可以创建详细的支出报告。你可以使用8Manage PMO跟踪每笔支出，并最终确定其回报，以在将来做出更好的业务决策。

3、风险管理

好的PMO软件解决方案应该使用户能够跟踪和管理风险。8Manage PMO允许用户记录自定义风险并跟踪风险从开始到结束的整个过程，并且能自动检测项目各种系统性风险及其影响，以便项目人员更快速有效地确定行之有效的方案来避免风险。

4、报告和业务地图

8Manage PMO使得项目群管理者可以在一个页面监管所有的项目。你可以随时查看指标的趋势，例如资源的使用、达到的里程碑和项目的完成。

系统能让企业的管理层清晰地了解企业中下游机构的实际情况，同时企业的中下游机构也可通过这个平台向管理层展示他们的优秀业绩。

结语

过去十年，PMO被认为是一种从未流行起来的趋势，大部分PMO在成立后的四年内关闭。当被问及“PMO的价值是什么?”，没有现成的答案。有了对PMO的期望及其职能的深刻理解，你就能衡量PMO对你的组织所贡献的价值。修正KPI，使其与业务目标保持一致，这能确保领导认识到PMO的贡献。