高效团队如何做好时间跟踪？

作为团队领导者，你当然希望团队成员尽可能高效，令团队以及整个企业都取得成功。团队时间跟踪可以帮助你实现这个目标。

团队时间跟踪是对整个团队用于各种工作相关活动的时间进行记录和分析。目的是让你和团队准确了解是如何度过时间的。

这些信息可以帮助你优化工作流程，从工作中获得更多价值。即使是一个团队（或组织中多个团队）的微小变化，也会对效率和盈利能力产生深远影响。

团队时间跟踪的好处

在讨论如何实施团队时间跟踪之前，有必要了解一下它的好处。这些好处将帮助你了解如何从团队时间追踪系统中获取最大价值。

1.更好地了解团队绩效

管理者需要准确了解团队绩效。你需要知道完成任务需要多长时间；他们是否达到了预期，还是存在从未考虑过的隐性时间成本？你需要了解团队成员在哪些方面表现出色，在哪些方面需要帮助，以便有效管理团队。

2.提高生产力和责任心

团队时间跟踪的强大优势在于让团队对自己的工作负责。它能激励他们以高效、负责任的方式工作，最终有助于生产力的提高。借助时间跟踪，管理者可以发现出成绩优异者，并通过灵活的奖金制度或各种奖牌对他们进行奖励。

3.更好地分配资源

团队时间跟踪可以让你更好地为客户和项目分配人员、预算和其他资源。最终，这将使你的团队更高效、更有利可图。

例如，假设你发现团队已经超出了客户的预算工时。你们不会继续白干，而是立即知道超时的情况，从而指导团队开展其他任务，直到客户分配的时间调整好为止。

此外，时间跟踪还能让你详细了解每个团队成员的情况，从而将他们分配到合适的项目中。如果团队成员擅长在截止日期前完成任务，可以将他们调到高优先级的项目上。

4、提高计费准确性

如果按时间向客户收费，就必须准确了解团队为客户的项目投入了多少小时。时间跟踪软件可以准确显示你在每个客户身上花费的时间。

如果按项目收费，仍然需要知道一个项目需要多长时间完成，以便向客户和潜在客户提供准确的估算。

团队时间跟踪方法

跟踪团队时间，通常有三种选择：纸质工时表、电子表格和工时软件。

1. 纸质工时表

纸质工时表是员工提交工作时间的文件。传统的工时表并不复杂，通常只要求记录开始时间、结束时间、休息时间和加班时间。

纸质工时表相对简单，但容易出错。员工可能会忘记记录某些任务或谎报完成任务所需的时间。主管必须仔细查看每张工时表，以收集有用的信息。如果只有十几名员工，这项工作可能会很乏味、很耗时；如果有几百名员工，这项工作就根本不可能完成。

此外，处理纸张既杂乱又麻烦，如果丢失了一张，员工的工作记录也就消失了，难以找回。

2. 电子表格

电子表格可以看作是纸质工时表的电子版。你可以让团队成员每周提交 Excel 表。电子表格还可以通过自动计算来减少部分工作，并且可以与其他工具集成，丢失数据的风险相对纸质工时表较小。

但电子表格也有纸质工时表的缺点。它们很少包含足够的数据来做出合理的业务决策。

3. 工时软件

团队时间跟踪的第三个选择无疑是最适合大多数现代企业的。工时软件提供了高效跟踪员工工时所需的一切，让你随时随地记录、分析工作时间，以便进行绩效考核、优化资源。

使用像 8Manage工时表这样的工时软件非常方便，不仅能够满足各类型活动（项目及非项目活动）的工时记录、统计、报表等需求，还能与任务管理、进度跟踪等等全项目环节无缝集成。

● 制定计划 ( 期待 ) 并自动化规则
● 审批计划 ( 承诺 ) 并开始监控
● 识别进度冲突、延误和低效员工
● 提醒员工和经理每一项偏差
● 评估影响并更新计划
● 向利害关系人上报影响

**工时管理**的基本要素是任务描述、工作量、完成时间的审批及审批的每日更新。8Manage 工时表是一个时间和工作量承诺管理系统，包含员工正在进行的活动的完整背景信息。其的设计综合考虑项目的任务时间管理和人为因素，能够真正帮助企业解决团队的时间管理问题。