工时表管理：好处、目的及实用用途

工时表并不新鲜，自出现以来，企业使用它来解决各种各样的问题：

● 人力资源经理使用工时表计算工资。
● 会计师向客户开具账单，并在工时表的帮助下制作发票。
● 项目经理需要工时表来控制进度和成本超支。
● 而团队领导则用工时表来监督员工的出勤情况并评估工作绩效结果。

但这并不是工时表的全部，它还有更多用途和目标。本文将对其进行全面介绍，并揭开有效管理工时表背后的秘密，让你在业务中充分发挥工时表的作用。

什么是工时表管理？

工时表是对不同任务所花费工时的记录。而工时表管理就是监控员工如何使用工时并分析其时间跟踪结果。

过去，工时表多是画在纸上或打印在纸上的简单的每周计划表。它们需要人工操作，很容易损坏或丢失，总体而言，处理起来相当麻烦。

然而，现代工时表与传统工时表不同。它们实现了数字化、多功能和大部分自动化，这使得从普通员工到经理、主管等每个相关人员都能享受到便捷高效的工时表管理流程。

因此，如果想充分利用工时表管理，那么使用数字（在线）工时表而非纸质工时表是非常合理的。

如何管理工时表？

工时表管理流程简单明了，包括三个基本步骤：
● 填写
● 审核
● 分析

下面以在线工时表软件 8Manage 工时表为例，探讨一下这三个步骤：

第一步：填写

8Manage 工时表直观、简单，易于浏览和使用。它们采用周格式，可根据不同的工作类型（例如假期，招聘，系统支持等）、项目、工作活动，帮助员工及其经理轻松跟踪任务进度。

使用8Manage 工时表，员工可以根据具体任务跟踪工时，在工时条目上附加注释，便捷提交请假申请，只需点击列表中的任何任务即可快速访问与工作相关的重要信息。

第二步：审核

8Manage 工时表具有工时表审批功能，方便管理者审核、批准/拒绝员工的每周时间跟踪数据。

你可以在工时表审批界面轻松查看哪些工时表待审批（拥有特殊经理权限的用户才可使用）。也可以逐一查看团队成员的工时使用情况：点击日期，查看他们在一周内完成了哪些任务以及花费了多少时间。

此外，工时表审批界面还可以批量审批/拒绝员工的工时表，并查看每位员工在一周内的休假时间。如果决定拒绝某个人的工时表，还可以通过拒绝意见解释这样做的理由。

第三步：分析

8Manage 工时表包含有价值的分析报告，可以让你从收集到的数据中吸取一些重要的经验教训，为决策提供更好的参考。

● 深入了解团队成员在不同项目和任务上花费的所有时间
● 了解员工在特定时期获得和使用了多少休假时间
● 了解员工有多少加班时间必须得到补偿
● 将设定的任务估算与实际时间跟踪结果进行对比
● 监控项目成本并将其与收入进行比较
● 查看综合账单摘要，并将这些数据关联财务系统

这些报告中的工时表数据在许多业务管理流程中都发挥着重要作用。

员工工时表数据的 5 种实用用途

1. 工资单

无论是每月支付员工固定金额，还是按小时计算工资，这都没有关系。8Manage工时表数据可帮助你了解员工是否遵守合同规定的工作时间。

2. 考勤和缺勤管理

每日工时跟踪是监控员工出勤率的一个简单方法。它可以让你了解每个团队成员是否定期上班，以及他们是否在工作中投入了必要的时间。

此外，得益于8Manage 工时表软件所包含的请假管理功能，你还可以跟踪员工的请假情况。

3. 项目跟踪

如何利用时间和资金在很大程度上决定了项目的成败。因此，为不同的项目工作分配合理的期限和预算的重要性不言而喻。更重要的是，要尽最大努力满足这些要求，避免出现进度和成本超支。

在线工时表软件在这方面也很有用。8Manage 工时表可以让你控制与员工相关的项目成本，将实际使用时间与设定的时间估算进行比较，并通过全面的时间跟踪报告分析团队绩效。该工时表软件还包含自动通知、实时报告仪表板和看板等有用的功能，管理项目进度变得轻而易举。

4. 更好地估算时间

了解在不同类型的任务中投入了多少时间，就能对未来的类似任务做出更准确的估算。因此，在计划新项目时，仔细查看已完成项目的工时表报告非常有用。其中描述的工时数据是更好地估算时间和控制项目及团队资源的关键。

5. 生产力和效率管理

通过显示员工在任务上花费的时间，工时表数据有助发现不同的时间浪费情况，并优化各种业务流程。

例如，如果提交的某项工作的工时跟踪记录不符合最初的预期和估计，可以尝试找出团队在该任务上花费过多时间的原因。问题可能出在员工的拖延、沟通不畅、技术问题和其他工作流程问题上。工时表数据虽然不能直接指向这些问题，但它可以证明问题的存在，并表明需要改进。