如何在团队中有效利用工时管理软件？

工时表软件虽然不是最吸引人的话题，但其作为一个关键的时间管理系统，在项目成本核算、预测，以及防止工时表欺诈等方面发挥着至关重要的作用。

而当企业决定从Excel工时表升级或寻求新型工时跟踪软件之际，通过搜索引擎查询“工时管理软件”，将获得众多搜索结果。本文旨在阐述在挑选工时管理软件过程中需仔细考量的三项关键因素。

1、方便用户输入工时表数据

在与众多采用工时管理软件的客户合作过程中，发现他们普遍面临一个问题：即在报告周期结束时（通常为每周的末尾），常有大量工时表尚未完成或未经批准。

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这种情况往往导致项目管理办公室（PMO）需追踪缺失或不完整的工时记录。为确保工时表的及时填写，可尝试采取多样化的方法或激励机制。其中，最有效的策略之一是采用简洁且易于填写的工时表。尽管这看似显而易见，但许多现有的工时表设计过于复杂，使用不便。

“易于使用”这一标准在一定程度上具有主观性，但根据过往填写纸质及电子表格工时表的经验，工时表软件可通过以下方式优化，以提升用户填写的便捷性：

● 项目和任务选择的限制：用户仅能选择允许其报备的特定项目和任务，从而避免工时编码错误或工时表信息不完整的问题。

● 工时表格式的优化：工时表应以项目/行格式展示，在实际使用中较为一目了然。

● 提醒功能的设置：鉴于项目团队成员通常工作繁忙，有时会忽略填写工时表的事项。一些工时跟踪系统（如8Manage工时表）具有通过电子邮件提醒用户报备工时的功能。

2、对于管理员来说很简单

工时表软件的设计不仅需便于用户输入工时数据，同时也必须确保系统管理的高效性。这包括但不限于用户账户的创建、项目管理、任务分配等关键功能。

对于拥有大量工时表用户的企业而言，记录每个用户的时间和费率可能是一项单独且复杂的过程。为简化这一流程，建议采用角色或资源分组的方法，例如为项目经理、业务分析师等角色预设标准费率。

当新成员被添加至特定角色或资源组时，他们将自动继承该组的费率设置，从而避免了单独为每个用户配置费率的繁琐工作。这种方法不仅减轻了系统管理员的工作负担，也降低了费率设置错误的可能性。

3、简单报告

仅有数据输入功能的系统是不够的。工时表软件还必须提供简便的数据提取和报告生成功能。报告功能至少应支持导出至Excel格式，但同时也应考虑到其他数据格式的导出选项，因为用户可能需要对数据进行进一步的分析和处理。

一个高效的工时表系统应确保报告工具的易用性，包括但不限于数据筛选、自定义报告模板以及多种格式的导出选项，以满足不同用户在数据分析和报告呈现方面的需求。通过这些功能，企业能够快速获取关键的项目和工时数据，为决策提供数据支持。

总结

市场上有各种各样的工时管理工具，尽管每个企业都有自己的特定要求，但请确保选择一个对管理员、用户和报告都易于使用的工具。

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一个好的工时表软件应该是灵活且可扩展的，且可通过笔记本电脑、平板电脑或手机等任何设备访问。8Manage 工时表就是这样的解决方案，它能清晰准确地跟踪不同区域、不同部门的员工工作时间，包括项目及非项目活动，有效地提高员工的工作效率，实现精细化管理。

● 支持不同工作类型和工时计费，实时汇总花费的时间和成本；
● 工时表周期、规则与自动生成，提供不同的加班工资计算规则；
● 任务和项目工时，自动生成，快捷方便地查看所有资源的工时；
● 按需生成多维度的的分析报表，支出导出Excel 或 PDF；
● 可与项目管理工具结合使用，更有效地计划和分配任务。

采用高效的工时管理软件，企业能够准确掌握员工的工作活动及时间分配情况。这不仅有助于评估员工的工作效率，确保其处于最优状态，而且从长远来看，还能够为企业带来显著的成本节约。更多工时管理方案，可联系我们申请免费试用。