供应商管理：尽职调查的5步清单

在选择和引入新供应商的过程中，无论是对于初创企业还是成熟企业而言，都是一个关键的决策时刻，需要仔细尽职调查。然而，应当从供应商处收集哪些关键信息？如何确保这些信息的准确性和可靠性？

为此，我们制定了一份详尽的供应商合规尽职调查清单，旨在为采购决策提供必要的基准信息。清单中的每一项虽非强制要求，但完成的项目越多，越有助于全面降低供应商选择过程中的潜在风险。

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供应商尽职调查清单应包括以下关键要素：

1、公司基本信息：

收集公司基本信息有助于验证该供应商的合法性及其在特定地区的经营许可。同时，还需要收集关键人员的信息，以用于进一步的风险评估。

必须收集的文件包括：公司章程或类似文件、商业执照、公司结构概览、高管及董事会成员的详细简历。

还需要验证公司的具体位置，包括是否位于高风险国家，并获取位置证明，如照片或现场访问记录，且应从可靠来源获取参考信息。

2、财务信息：

核实供应商的偿付能力和税务合规性，确保其经营的稳定性和持续性。避免与可能面临财务困境的供应商合作。

收集的财务文件应包括税务文件、资产负债表、贷款和其他负债记录、主要资产清单以及薪酬结构等。

3、政治与声誉风险评估：

严格审查有权访问重要信息或系统的供应商，例如工资单服务提供商或会计师。这包括但不限于以下方面的检查：

● 诉讼与监管违规：调查供应商或其关键个人是否存在诉讼或违规情况。
● 内部政策与程序：审查供应商的风险管理与数据安全相关的内部政策和程序。
● 负面新闻报道：搜索有关供应商组织的负面新闻报道或文章，特别是与安全漏洞或不道德行为相关的。
● 社交媒体监控：审查供应商在社交媒体上的活动，寻找潜在的风险信号或争议行为。
● 投诉与负面评论：检查客户对供应商服务或行为的投诉和负面评论。

4、网络风险评估：

网络风险的上升要求对供应商进行更为严格的尽职调查。但随着数字供应链中供应商数量的增加，及时进行安全问卷和评估变得更加困难。

基于风险的方法可以帮助管理这个问题。根据供应商对业务的重要性和对关键数据的访问权对供应商进行分级，并执行相应级别的尽职调查。

企业可以将以下内容添加到网络风险清单中：包括网络风险评估问卷、安全评级评估、供应商攻击面分析、网络安全框架遵循情况，以及必要时的现场访问评估。

5、操作风险评估：

作为供应商尽职调查的一部分，评估供应商可能面临的操作风险，这些风险可能对贵公司产生负面影响：

● 业务连续性计划：调查供应商是否有应对灾难、网络攻击或其他中断的业务连续性计划，并评估其服务水平协议(SLA)。

● 网络安全保险：确认供应商是否拥有网络安全保险，以减轻潜在的财务影响。

● 员工实践：审查供应商的招聘、背景调查和网络安全培训规程，以降低人为错误导致的网络安全漏洞。

● 第三方尽职调查：评估供应商对其第三方和分包商的尽职调查程序，以及在第三方网络事件发生时的通报和补救机制。

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企业正越来越多地依赖技术手段，以实现供应商尽职调查的高效率和有效性。通过供应商管理软件的应用，尽职调查流程得以自动化和简化，可以为企业提供实时数据和深入见解。

8Manage SRM供应商管理软件是一个综合性解决方案，提供了全面的供应商生命周期管理工具，包括供应商集中数据库、供应商资格审核与细分、文档审阅、供应商绩效报告等。在尽职调查方面，8Manage SRM发挥着多方面的作用：

● 自动化与效率提升：自动化数据收集流程，减少手动操作，提高尽职调查的效率。
● 风险与合规性评估：内置工具评估供应商风险和合规性，确保企业遵循行业标准和法律法规。
● 绩效跟踪与实时洞察：监控供应商绩效指标，提供实时数据和分析，帮助企业快速做出决策。
● 文档管理与报告：集中管理供应商文档和通信记录，生成尽职调查报告，确保信息的透明度。
● 决策支持与持续监控：提供数据驱动的洞察，支持基于事实的决策制定，并对供应商进行持续监控。

在寻找新供应商时，供应商尽职调查是一个必不可少的过程。通过采用8Manage SRM供应商管理软件，企业可以实现对供应商的全面尽职调查和端到端的管理，从而加强供应链的稳定性和自身竞争力。