项目经理跨部门沟通的9个诀窍

大家好，我是老原。

跨部门沟通难，同事怎么催都催不动，最后锅还得自己背……这是多少项目经理的现状。

在项目管理过程中，不少项目经理肯定遇到过类似的情况：

你认为十万火急的事，到了其他部门主管口中，竟然成了“芝麻绿豆大的事”；

原本应该合作解决的问题，到了跨部门会议上，又沦为“各弹各的调”，找不到共识。

这种问题，在跨部门沟通里比比皆是。

每个人在工作中都不是形单影只的个体，都需要得到理解和支持，尤其是我们项目经理，一项内容往下推进可需要多个部门的安排和配合，这期间往往会产生很多问题。

那么，在不同部门有不同立场的情况下：

怎样才能把话说清楚？

把成果做出来？

有没有好的方式能够有效解决问题，达到快速执行呢?

今天给你们直接上干货，9条跨部门沟通诀窍，解决你的跨部门沟通难题。

一、跨部门沟通常见问题

01 别人对你“爱搭不理”

尤其是在弱矩阵中的项目经理，本身没有实权，只能依靠开会时领导指示或者靠自己“刷脸”去跟其他部门的人员沟通。

别人对你不重视，连带对你的工作也不会太上心。

比如，不管你是通过邮件还是其他沟通工具，对方不会立即回复你，或者当你发了一长串文字之后，对方过了很久才回复你一两句甚至已读不回。

对方不立即回复，并不是说他是故意，可能是大家真的比较忙，或者看完之后忘了回复，如果你再不主动推进，这件事基本就卡在这了。

02 互相踢皮球

踢皮球、推锅，这对我们项目经理来说简直就是家常便饭，这也是跨部门沟通中最让人头疼的。

当你去找A时，他告诉你你需要去找B，你找到B之后，B又让你去找C，问了一圈，最后还是A负责这件事。

折腾了一上午，时间都浪费在找人了。

这其中有很大一部分原因是岗位职责不清，流程不明，这是很多公司存在的通病。

模糊不清的职责，很容易导致各个岗位之间出现遇到工作能躲就躲、推诿扯皮的现象，在这样的状态下，部门沟通就更难了。

03 定好的排期执行有偏差

我们在沟通需求时，需要经过几番讨论，最后达成一个确定的方案，然后对方给一个排期。

但是你苦苦等待，最后等来的是deadline，你去找他的时候，他却告诉你需求没做完或者根本没做，因为临时有更紧急需求加入，你的需求只能往后排。

然后你要是有意见，他会请你去找他的领导沟通。

最后也是不了了之，你的进度和项目就是这么没的。

二、项目经理跨部门沟通的9个诀窍

为了保证项目顺利运行和交付，项目经理在其中需要协调各种关系，照顾各种干系人的情绪和需求。

学会主动沟通、学会倾听、注重事实和专业、维护信任关系、扛起责任等都是项目经理跨部门沟通必备的技能。

01 “利他心态”，找准对方需求和利益点

很多人都摸不着头脑，其实“利他”非常简单，就3步走。

首先判断这件事是否能够通过沟通解决，若是，就继续推进，若不是，就再想别的办法解决。

其次，知己知彼百战不殆，提前了解对方的职位性格、过往、部门情况等。这样就可以简单地“拿捏”住对方。

最后明确对方的需求。如果不清楚对方需求是什么，就可以通过找突破口，通过部门其他熟悉的人切入，或者在非正式场合，找机会和对方直接面谈来确认对方真正要什么。

02 合作也要注重“用户体验"

在做某件事时，学会换位思考，注重用户体验。

在沟通过程中，传递信息有3个关键点：是否及时？是否相关？是否便捷？

作为一个信息接收者，希望能够及时、全面又清晰地了解那些需要自己做事的信息。

在问题的陈述上，要集中在被优先处理的信息上而不是分散的、流离失所的、丢失的信息，这样对方就不会感到烦躁。

03 态度和情感交流也很重要

在沟通中，技巧可以让一件事情变得逻辑性更强，看起来或者听起来更合理，内容可以让表达变得更加真实，而态度则是让你的沟通更有感染力，更加可信，三者缺一不可。

另外，平时联络感情也不可或缺。比如，平时小活动不断，下班后的小聚会等，毕竟没有什么事情是一顿火锅解决不了的。

04 利用“价值”和“重要性”

有时候，对方不配合，不一定是在故意推卸责任，极有可能是你这件事在他那意义不大或者价值不高，也就是优先级没能排到靠前位置。

当然，也不排除你没把这件事的重要性和紧急性跟对方说清楚。

05 追踪过程并及时调整资源进度

需要跨部门配合的事，一定要提前约定好沟通进展，一旦出现异常，应主动站出来，协调资源并向下推进。

如果这件事的优先级有调整，要及时和对方同步信息，以保障对方及时调整时间的重要级。

06 对于对方的付出给予肯定

在对方推进事情的过程中，公开场合下对方的上司或公司高管面前，都要给予对方肯定，表示这个项目之所以顺利完成，很大程度上归功于对方的配合、努力，以及扎实的基本功和优秀能力等。

毕竟没有人不爱被赞扬。这样做，愿意同你合作共事的人会越来越多。

07 要建立监督机制

常常会遇到任务下达之后，时间节点到了，还有些数据没有收集上来，不得不整天追在别人后边催。

不要经常为了救火就去直接帮对方做。宁愿花1小时帮助对方来做，也不要花5分钟自己完成，长久来看，这样会给自己节约大量时间。

08 梳理流程明确岗位职责

跨部门沟通出问题，从流程上入手，看看流程上是否有疏忽的地方。

每个岗位员工都要有自己明确的岗位职责，如果存在模糊地带，要及时明确，做到权责分明和分工合理，需要共同协作完成的也需要明确协作的内容由哪个部门的什么人负责。

整体梳理出一条完整的跨部门协作工作流程，这样做主要为了避免后期出现相互推诿、扯皮的情况。

09 开诚布公

凡事以诚实为上策，最忌欺骗、隐瞒事实，破坏信任关系。

部门之间一旦缺乏信任，势必会加重双方防御心理，导致沟通时有所保留，甚至隐藏一些重要信息。建议做到以下几点：

1、错的不要解释

2、务必不要争执

3、不打断对方说话

4、始终保持微笑

5、出现问题及时同步信息

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在《横向领导力》这本书里，一针见血指出：“人的大部分时间都是在打断同事与被同事打断中度过的。”

据统计，员工花在内部沟通的时间大约占到其工作时间的40%还要多，而对于领导层，这个比例更高。

跨部门沟通是很多职场人的痛点所在，运用好这9个诀窍，击破部门壁垒，解决跨部门沟通的障碍，不仅能够增强沟通效果，还能提高公司整体运营效率。

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