财务应付结算系统设计-发票（含账单发票差异调整）

1. 概述

发票几乎是所有ERP财务系统的核心模块，由于增值税专用发票的抵扣税金的特殊性，直接跟税务和资金产生关系。发票模块的主要内容包括发票开具、账单匹配、发票寄送、收票、作废、红冲、认证等等。

2. 名词解释

• 红字通知单：开具增值税专用发票-红票的凭证依据，未认证时由销方开具，已认证时由购房开具后给到销方，最终销方开具红字发票，一张红字通知单和红字发票一一对应

• 作废&红冲：发票开具当月可作废，次月入账后就不能作废了，需要红冲

3. 发票操作类型和涉及单据

发票在开具后，可执行的操作包括【作废】【红冲】【认证】等，原则上来说作废了就不能认证，认证了就不能作废，由于全国各个地方的税务系统没有全部联网或者有数据有延迟等等，导致系统不能完全限制。一张发票可能即被认证也可能被红冲所以是否作废、是否红冲、是否认证几个属性是相互独立的。发票涉及到的单据包括

• 发票（蓝票或者红票）

• 红字通知单

• 匹配通知单（看企业具体需要，主要用来关联发票和账单用的）

附：红字发票申请流程

4. 发票和红字通知单主要属性

• 发票的基本属性包括：

• 发票基本信息：供应商编码、供应商名称、发票号、发票代码、发票日期、含税金额、发票税率、发票税金、不含税金额、发票类型

• 发票操作属性：是否红冲、是否作废、是否被替换、是否认证、认证日期

• 红冲相关信息：红冲发票号、红冲发票代码、红字通知单号

• 替换发票信息：替换发票号、替换发票代码

• 关联账单信息：关联账单号、关联金额、关联税金等等

• 红字通知单的基本属性包括：

• 红字通知单基本信息：供应商编码、供应商名称、通知单号、含税金额、税率、税金、未税金额

• 红字操作属性：状态（待回收、已回收、已撤销）、开具红通日期、申请红通日期、回收红票日期、撤销红通日期

5. 账单&发票匹配差异调整

• 差异的来源：

• 差异一：由于商品的含税价格、未税价格、税金的计算存在多位小数点可能导致计算出来的税金或者未税金额超出常规的小数点数（或者除不尽四舍五入），同时通过账单合并后差异又被放大很多倍导致 账单税金+未税金额≠含税金额

• 差异二：由于不同销方、购方或者税务计算方式不一致导致的差异（现在一般都是使用含税金额倒减出来的）

• 差异三：发票开具本身金额开的不一样

• 差异处理办法：

• 在发票容差范围以内：一般来说会设置允许的发票容差，比如含税±5元以内为容差，在5元以内都算已经开票了，在账单最终确认完成时生成相应发票差异调整单（可以用来冲减账单付款金额或者开票发票金额） 在实际付款的过程中有些公司以实际发票金额来进行付款，也有部分公司以账单金额进行付款

• 超出发票容差：针对超出容差范围的发票，有两种情况，一种是确实是发票差异，这种在购方同意并审核通过后可做发票差异调整单。另外一种是供应商多开了一部分（供应商开票口径和范围和购方账单不一致），这种差异要记作销方开票余额用以匹配其它账单（比如这期账单多开了一千，下期少开了一千，总得应开发票就是0）。

• 关于税率差异：在某些特殊情况下，比如税改的时候，账单税率和发票税率可能不一致，导致含税总金额一直，税率、未税金额不一致，这种情况下通常也需要做调整（发票差异调整单到税率维度）

• 账单&发票差额调整单主要属性：

• 红字通知单基本信息：单据号、单据类型（账单差额调整、发票差额调整、）、发票调整方式（余额顺延、余额调整）、供应商编码、供应商名称、合同号、结算单号、税率、调整金额、调整税金、调整未税金额

总结说明：一般来说公司会采用“利我”原则，即如果发票金额>账单金额，则以账单金额为准进行付款，如果发票金额<账单金额，则调整账单金额（按照发票金额），最终以发票金额为准进行付款。

6. 信息技术和电子发票带来的财务变革

信息技术在应付结算领域应用最广发的是税务直连、OCR图文识别、电子签章和电子发票。

• 税务直连：可以通过电子发票供应商进行直连开票，直连认证、在线开具红字通知单，查询发票底账库等等

• 目前普通发票电子发票应用非常便捷，而且后增值税专用发票已经在部分省市推广，相信在不久的未来会全国铺开。

• 电子签章场景应用的也非常多，包括账单签章、费用确认、合同签订等等环节。

• OCR图文识别技术在发票识别，账单扫描等领域应用的非常广泛，原来传统的纸质单据能电子化的尽量电子化，不能电子化的也可用用OCR来识别，彻底解决人工扫文件的问题