一篇论文动辄都是几十页甚至上百页文档,论文标书文章结构都是标题、小标题、正文内容这样,而文章正文内容不要、不要、不要直接添加格式,而格式指的是字体、段落设置这些。也就是说不要通过【开始】选项卡下命令进行直接设置。
图一:不能使用的格式设置形式
图二:论文或标书文章表现形式,标题、正文内容
正确的做法就是正文使用样式,样式:就是字体、段落、编号等一系列内容组合在一起,样式就像是套装衣服,而单独的格式就是上衣,裤子这样。
还要记住一点:正文段落使用样式后就不要再单独设置格式了,所有的格式都在样式中指定。也就是说正文段落的格式就是一个样式在控制。
第一步:先打开样式框可以使用快捷键“CTRL+ALT+SHIFT+S”,把鼠标光标先定位在任意一个段落位置,可以看到文档正文默认使用的是“正文样式”,如下图所示。
第二步:如果段落文字不是默认的正文样式,而是其它样式的话,可以把光标先定位在段落里面,然后单击【开始】—【清除格式】。
第三步:为论文正文应用“宋体小四首行缩进2字符”这样格式,那么就单独需要创建一个样式,单击样式框—“新建样式”按钮,然后弹出样式创建对话框。
第四步:在弹出对话框依次填写样式名称:“论文正文段落”、样式类型直接选择默认的段落,样式基准默认“正文”,在对话框下方进行快速格式或详细格式设置。
第五步:按第三步要求在“快速格式”位置给字号改成小四号字,然后在对话框下方选择“段落”命令后在“段落”对话框选择“特殊”下的首行,默认就是二字符,然后单击确定。
第六步:样式创建完成后,把鼠标光标定位在正文段落的任意位置,也可同时按住CTRL键选择多个段落,然后在样式快速选择框内单击创建的样式“论文正文段落”,即可把样式应用到段落里。应用样式后,样式里所带格式可以快速应用到段落里。
第七步:把文章所有正文段落都添加该样式后,以后如果再有统一格式的问题就可以直接修改样式即可。
最后需要提醒大家一点:如果碰到某些正文段落的格式使用“论文正文段落”不能满足需要时,那么就需要再次创建新的样式,如果某个段落需要改个字体或者加粗,那么就再创建个样式给其使用。