一个公司会议效率的高低代表了一个公司管理组织效率的高低,也是一个公司实力与文化的象征。
可事实往往让人很悲哀,会议总是被不可控制的拉长,有很多无关的偏题与大多数人无关的争论,会议终了,人很疲惫,但收获寥寥,甚至根本没有收获,究其原因,主要有以下两点:
1. 会议前的准备较少(资料没有事先分发,造成情况的了解放在了会议上。造成与人人的疲劳,时间的失控,效率降低)(缺乏会议预热)
2. 会议陷入少数人的细节争论中。 (会议是大家的,就应该说与大多数人密切相关事情,)
引用自余世维的会议方案。
普遍存在的会议弊病:
1. 会议准备不充分
2. 会议时间掌控不全
3. 会议结果没跟踪
会议角色:
导言人,主席 ,观察员 ,发言人(发言与讨论),参会旁听人。
n 会议中难免有争论,甚至还可能伤及感情,主席在这里是叫停的人。也是最后总结的人。这里最权威的人,但是讲话尽量少。一般而言,Boos讲话了,小弟就闭嘴了。
n 导言人串接了整个会议,控制了时间,控制了节奏,会议的效率受他的影响十分大。
n 观察员与主席角色有交织,也是有较高控制能力的人,因为会议就是不同意见的冲击而得出最好的方案。主席也需要帮手,同时,观察员也需要记录会议过程与结果。分发给那些没有来参与会议但是需要了解会议结果的人。
n 发言人,参与会议,积极讨论,事前好好准备,会议时不打断他人发言。
n 旁听人,不需要参与讨论定出方案但是需要了解结果与过程的人。
1.会议效率提高,沟通理解加强。容易理解,容易交流
2.会议不成为负担,不会出现一上午或者一下午的会议了。
3.有跟踪,有结果,有总结,会议效率逐次提升,会议结果有保障,有成效。
这些都是理论上的介绍,实际上的操作改怎样确定呢?
其实有一个很简单的操作方法:
关于准备:
一般而言,会议的议程是这样的:
各发言人发言,自由讨论,总结结论,指定跟踪。
l 会前确定,发言人次序, 发言人发言时间,本发言人将发言资料(300字以下的发言介绍以及相关的资料)发送参会人。利于会议时各位的理解,这样就避免了非常多因为误解造成的争执。。
l 会中,导言人掌控时间与连贯,主席控制秩序,观察员记录会议,帮助主席与导言人,发言人依次发言,其他人理解与记录(勿打断),发言完成(没有打断会很快),自由讨论
l 会完,观察员说明会议结果,主席总结确定跟踪人,与浪费时间的人及有待提高之处。