周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中,全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目,而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化,项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下,项目的周例会或许是没有存在的必要性了。现实却是需要我们尊重这些假设,需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更,IT项目的特点之一就是在变化中建设,在变化中更成熟。多数情况下,一期项目的结束,往往伴随着下一期项目的开始。这与最近十几年,信息产业日新月异的高速发展密不可分。
周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。甲方、乙方、监理方、相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等,共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析,调整下一周的项目任务计划,分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系,周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。
一般在项目初始阶段,就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明,主要有以下几点内容:周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。这种事先的约定,一旦得到了各方的认可,就需要按规定严格执行,这是项目实施中的“法律”,是项目参与者的游戏规则。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的,其中关于项目的周例会的相关规定,也会在项目的生命周期中进行调整。无论如何调整周例会的规定,周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如:会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节,变更人员,调整审核的约定时间,审核的手段方式等,但审核本身是必要的,会议纪要一定需要各方的审核后,才是可以存档与发布的版本。通过对这些要素的理解,制定严格的流程,才能减少或避免上述的一些不合适的场景的出现。
周例会的流程
周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。
首先,准备工作。
在周例会召开之前,需要做的准备工作包括:确定周例会的主题、完成周例会的汇报材料&