常见知识管理十大困境

    公司(单位)资料凌乱存放,企业的大量知识,分散保存在各个服务器

、各个系统,个人电脑,甚至个人的头脑中,导致工作效率低下,撰写方案

、编制标书时,明明记得有相关资料却找不到。

    公司资料凌乱存放,撰写方案、编制标书时偏偏难以找到……
    技术团队没有积累,不断重复,做“发明车轮”工作
    公司(单位)资料存在不同版本,每个人手头拿到的都不一致,信息不

对等,造成迷惑或重复劳动。
    关键员工离职,公司(单位)业务、文档、重要数据,客户资源深受影

响,“骨干”离职后,损失往往难以弥补。
    新员工入职,一时间无从下手,不知道阅读学习哪些内容,很难熟悉公

司进入状态。
    公司跨地域管理,组织中的各个部门、办事处或子公司在地理上分散,

导致信息共享困难,协同办公效率低下。
    工作繁忙,人力资源部门难以组织成段时间培训、建立学习型组织。
    公司各类历史资料没有存档,大量资料散失,缺乏企业文化建设基础。
    技术团队没有积累,不断重复,做“发明车轮”工作,造成企业成本增

加。
    各部门均有专家成员,但有些业务总说只可意会不可言传,团队整体素

质难以提升。
    市场部门做一份公司宣传册,到处找不到公司历史或者现场活动的图片

    (一) 新员工入职只有一本员工手册,一时间无从下手,不知道阅读

学习哪些内容,很长时间才进入状态。新员工到单位后,一般会采用一帮一

、整体培训的模式。前者如果导师较忙就无法分身照顾,后者不够个性化,

是一种普遍意义的学习。这时候如果有kmpro知识管理系统,新员工就可以

自主的按照系统指定知识去学习。

    (二)公司跨地域管理,在地理上分散,导致信息共享困难,协同办公

效率低下。

    (三)市场部门做一份公司宣传册,到处找不到公司历史或者现场活动

的图片。

    (四) 11.技术团队创新成果没有共享、保存,不断做车轮式发明。
 
    (五)销售部异地去竞标,临时组织修改方案,手头没资料相当被动。

    (六)  公司各类历史资料没有存档、管理,大量资料散失,企业花钱

聘请员工创建的知识不断流失。

    (七)  企业的大量知识,分散保存个人电脑,甚至个人的头脑中,需

要却找不到,找到又发现版本不统一。

    (八) 关键员工离职,公司业务、文档、重要数据统统带走或删掉,

损失往往难以弥补。

    (九) 很多业务经验只能靠个人“传帮带”,团队整体素质难以提升

    (十)缺乏知识管理,企业的员工其实在不断的重复劳动,重复的事情

,才是最大的浪费。

  无论是企业单位,还是事业单位,都有大量的文件需要管理,特别是通

过了ISO认证的企业,文件量更大。可以说,文件管理是企业规范化管理的

基础工作。传统方式通过手工和纸张来存放、管理、审批、发布文件必然存

在许多的缺点。如:文件耗用纸张量大,成本高;文件传递速度慢,传送范

围有限;人工传递劳神伤财,传送质量不高;文件多杂,人工管理工作量大

,占用空间大,查找不便且容易丢失;文件控制困难等等。
  管理成本高, 传统纸张方法管理文件,要复印发行,对纸张、油墨等消

耗大,同时人工收发文需要投入大量人力,如果远程传递,这种投入更大。

一般中型企业,如果采取人工管理文件,每个部门要设置一个文件管理员。
  文件查找困难, 纸张文件一旦量大时,查找就显得非常不便,如果管理

不善,极易丢失,对工作造成影响。可时查找文件需要投入大量人力。
  远程发送不便, 纸张文件要远程发送,必须通过邮寄,速度慢且成本大

,对那些时间紧迫的文件来说根本无法及时送达,对工作造成严重影响。
  文件控制困难, 纸张文件往往被很多人复印,这样控制起来十分困难,

一旦发生文件改版,还有旧版本在流通,这是明显不符合ISO标准的,同时

也影响工作。
  要解决上述的问题,除了提高文件管理规范化程度以外,还要引进计算

机技术,利用计算机信息管理系统和互联网,实现电子化办公及网络办公的

目标,从而节省管理成本,提高工作效率。

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