常见知识管理十大困境

    公司（单位）资料凌乱存放，企业的大量知识，分散保存在各个服务器

、各个系统，个人电脑，甚至个人的头脑中，导致工作效率低下，撰写方案

、编制标书时，明明记得有相关资料却找不到。

    公司资料凌乱存放，撰写方案、编制标书时偏偏难以找到……
    技术团队没有积累，不断重复，做“发明车轮”工作
    公司（单位）资料存在不同版本，每个人手头拿到的都不一致，信息不

对等，造成迷惑或重复劳动。
    关键员工离职，公司（单位）业务、文档、重要数据，客户资源深受影

响，“骨干”离职后，损失往往难以弥补。
    新员工入职，一时间无从下手，不知道阅读学习哪些内容，很难熟悉公

司进入状态。
    公司跨地域管理，组织中的各个部门、办事处或子公司在地理上分散，

导致信息共享困难，协同办公效率低下。
    工作繁忙，人力资源部门难以组织成段时间培训、建立学习型组织。
    公司各类历史资料没有存档，大量资料散失，缺乏企业文化建设基础。
    技术团队没有积累，不断重复，做“发明车轮”工作，造成企业成本增

加。
    各部门均有专家成员，但有些业务总说只可意会不可言传，团队整体素

质难以提升。
    市场部门做一份公司宣传册，到处找不到公司历史或者现场活动的图片

。

    （一） 新员工入职只有一本员工手册，一时间无从下手，不知道阅读

学习哪些内容，很长时间才进入状态。新员工到单位后，一般会采用一帮一

、整体培训的模式。前者如果导师较忙就无法分身照顾，后者不够个性化，

是一种普遍意义的学习。这时候如果有kmpro知识管理系统，新员工就可以

自主的按照系统指定知识去学习。

    （二）公司跨地域管理，在地理上分散，导致信息共享困难，协同办公

效率低下。

    （三）市场部门做一份公司宣传册，到处找不到公司历史或者现场活动

的图片。

    （四） 11.技术团队创新成果没有共享、保存，不断做车轮式发明。
 
    （五）销售部异地去竞标，临时组织修改方案，手头没资料相当被动。

    （六）  公司各类历史资料没有存档、管理，大量资料散失，企业花钱

聘请员工创建的知识不断流失。

    （七）  企业的大量知识，分散保存个人电脑，甚至个人的头脑中，需

要却找不到，找到又发现版本不统一。

    （八） 关键员工离职，公司业务、文档、重要数据统统带走或删掉，

损失往往难以弥补。

    （九） 很多业务经验只能靠个人“传帮带”，团队整体素质难以提升

。

    （十）缺乏知识管理，企业的员工其实在不断的重复劳动，重复的事情

，才是最大的浪费。

　　无论是企业单位，还是事业单位，都有大量的文件需要管理，特别是通

过了ISO认证的企业，文件量更大。可以说，文件管理是企业规范化管理的

基础工作。传统方式通过手工和纸张来存放、管理、审批、发布文件必然存

在许多的缺点。如：文件耗用纸张量大，成本高；文件传递速度慢，传送范

围有限；人工传递劳神伤财，传送质量不高；文件多杂，人工管理工作量大

，占用空间大，查找不便且容易丢失；文件控制困难等等。
　　管理成本高, 传统纸张方法管理文件，要复印发行，对纸张、油墨等消

耗大，同时人工收发文需要投入大量人力，如果远程传递，这种投入更大。

一般中型企业，如果采取人工管理文件，每个部门要设置一个文件管理员。
　　文件查找困难, 纸张文件一旦量大时，查找就显得非常不便，如果管理

不善，极易丢失，对工作造成影响。可时查找文件需要投入大量人力。
　　远程发送不便, 纸张文件要远程发送，必须通过邮寄，速度慢且成本大

，对那些时间紧迫的文件来说根本无法及时送达，对工作造成严重影响。
　　文件控制困难, 纸张文件往往被很多人复印，这样控制起来十分困难，

一旦发生文件改版，还有旧版本在流通，这是明显不符合ISO标准的，同时

也影响工作。
　　要解决上述的问题，除了提高文件管理规范化程度以外，还要引进计算

机技术，利用计算机信息管理系统和互联网，实现电子化办公及网络办公的

目标，从而节省管理成本，提高工作效率。

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