高效会议指南

    管理学家彼得·德鲁克说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”只要你不是独立工作的自由职业者，在工作中就不得不面对会议。面对面的沟通，有着即时通讯工具和电话语音无法替代的魅力。从本质上来说，它传达信息的方式更加高效，信息量也更加丰富。相比起在微信上你一言我一语，面对面的交流不仅仅可以快速地得到反馈，并且除了文字之外，你的声音、语气、姿态同样在传递着信息。

然而很多人有过这样的经历，参加某次会议时感觉自己的时间被浪费了，恨不得立马逃离现场去别的地方？冗长的节奏，即兴的跑题，敌对的氛围，模糊的结论……我们希望自己所带领的团队举行会议时，不会让与会人员也有如此感受。与团队保持良好沟通是必须的技能，而会议是沟通和完成实际工作的高效途径之一。

 成功会议的七个原则

1.明确目的

每次会议都应该有明确的目的（首先要问自己这个问题，我想从这次会议中得到什么结果）

2.确认时间地点参与人

虽然会议长度没有严格的标准，但是我们的经验表明，会议越短越好；只邀请必要的人；

3.必备议程
将会议的几项重要议题列成一个清单，议程可以帮助我们让会议更加专注，不让会议随意发散开来，针对每项议题，提供当前已有的方案、决定或要求每个人针对议题做出的准备；

4.做好准备

至少提前 24 小时把它发给参会的人，并要求每一个人在参会前阅读，并做出相应的准备

5.专注重点

专注并坚持会议的目的，使会议参与者保持在正确的轨道上，让他们倾听、保持专注、避免多任务处理。

6.会议负责人

每次会议都应该有会议负责人，会议负责人确保会议遵循以上五个有效的会议原则,会议专注于目标并实现目标、确保会议按时开始和结束，并帮助其他人为会议做好准备且保持专注。

7.有结论，有责任

尽早发出会议记录，可以让其它参会者审阅，以提出问题或作出补充。会议的记录者有必要及时和决策者确认，在会议记录中，直接标明每项决定和执行事项的负责人，用“谁、什么和何时”这三个要素总结每个人的承诺，让所有相关人清楚后续的行动和责任人。

 

创建会议议程

 

选取会议负责人

1.会议中最高职位者来做会议负责人
好处：已经包含了汇报架构和问责制
缺点：其他参会者可能就不会有机会来负责会议；会让其他人觉得会议始终是由一个人控制或主导的

2.轮换
优点：不具备管理或领导职位的参会者提供了发展和实践领导力的机会，并且可以增加团队成员的工作满意度
每个成员都有机会让其他人对基本规则负责，那么通常会增加他们对这些规则的遵循程度
缺点：小组内也有可能存在不想管理或领导的成员，强迫他们负责会议可能会带来反效果
临时负责人可能不会像有经验的持续负责人那样做好准备，需要进行必要的辅导和指引才能很好胜任

不论选取哪种方式，只要你选择一种方式并始终如一地使用，并不断修正该方法的弊端，都会取得不错的会议效果。因此，无论是现在，还是在下次会议开始时，确保你的每次会议都有一位会议负责人。

 

这里只是介绍了通用的方式，针对不同的会议做一些细化的调整，如头脑风暴会议，那么就应该选择气氛相对轻松的会议环境，最好有沙发、白板和一些零食，以调动每个人的创意思维等。如果是一次进度沟通会，需要各方互通一下当前项目的进展，自然这样的会议应该保持精简，可以选择一个不需要座位的小房间，所有人站着开会。这里只是提出一种思路，针对会议也可以有一些方法策略，让团队更加高效。