怎样的会议是高效的会议

      一个公司会议效率的高低代表了一个公司管理组织效率的高低，也是一个公司实力与文化的象征。

      可事实往往让人很悲哀，会议总是被不可控制的拉长，有很多无关的偏题与大多数人无关的争论，会议终了，人很疲惫，但收获寥寥，甚至根本没有收获，究其原因，主要有以下两点：

1.     会议前的准备较少（资料没有事先分发，造成情况的了解放在了会议上。造成与人人的疲劳，时间的失控，效率降低）（缺乏会议预热）

2.     会议陷入少数人的细节争论中。 （会议是大家的，就应该说与大多数人密切相关事情，）

引用自余世维的会议方案。

普遍存在的会议弊病：

 

1.     会议准备不充分

2.     会议时间掌控不全

3.     会议结果没跟踪

 

 

会议角色：

       导言人，主席 ，观察员 ，发言人（发言与讨论），参会旁听人。

      

n  会议中难免有争论，甚至还可能伤及感情，主席在这里是叫停的人。也是最后总结的人。这里最权威的人，但是讲话尽量少。一般而言，Boos讲话了，小弟就闭嘴了。

n  导言人串接了整个会议，控制了时间，控制了节奏，会议的效率受他的影响十分大。

n  观察员与主席角色有交织，也是有较高控制能力的人，因为会议就是不同意见的冲击而得出最好的方案。主席也需要帮手，同时，观察员也需要记录会议过程与结果。分发给那些没有来参与会议但是需要了解会议结果的人。

n  发言人，参与会议，积极讨论，事前好好准备，会议时不打断他人发言。

n  旁听人，不需要参与讨论定出方案但是需要了解结果与过程的人。

1.会议效率提高，沟通理解加强。容易理解，容易交流

2.会议不成为负担，不会出现一上午或者一下午的会议了。

3.有跟踪，有结果，有总结，会议效率逐次提升，会议结果有保障，有成效。

 

       这些都是理论上的介绍，实际上的操作改怎样确定呢？

       其实有一个很简单的操作方法：

关于准备：

一般而言，会议的议程是这样的：

各发言人发言，自由讨论，总结结论，指定跟踪。

 

l  会前确定，发言人次序， 发言人发言时间，本发言人将发言资料（300字以下的发言介绍以及相关的资料）发送参会人。利于会议时各位的理解，这样就避免了非常多因为误解造成的争执。。

l  会中，导言人掌控时间与连贯，主席控制秩序，观察员记录会议，帮助主席与导言人，发言人依次发言，其他人理解与记录（勿打断），发言完成（没有打断会很快），自由讨论

l  会完，观察员说明会议结果，主席总结确定跟踪人，与浪费时间的人及有待提高之处。