[ENGLISH] Business Email

部分	正式情境（Formal）	非正式情境（Casual）	阐释
Subject	明确具体，如 "Request for Meeting on Project X"	简洁直接，如 "Meeting about X"	主题行应简洁明了，反映邮件的核心内容。在正式情境下，使用更正式的语言和完整的句子结构。
Greeting	Dear Mr./Ms. [Last Name],	Hi [First Name],	问候语应根据与收件人的关系和邮件的正式程度来选择。正式场合使用尊称和姓氏，非正式场合可使用名字。
Opening	I hope this message finds you well.	I hope you're doing well.	开场白用于引入邮件主题，正式场合使用更正式的问候语，非正式场合则可以更加简洁自然。
Body	Detailed and structured information, use of formal language.	Concise and direct, may use informal language.	邮件正文应提供详细信息，正式场合使用正式语言和结构，非正式场合可以简洁直接，甚至使用非正式语言。
Saying Thanks	Thank you for your attention to this matter.	Thanks for looking into this.	表达感谢时，正式场合使用更正式的表达方式，非正式场合则可以简化语言。
Ending	Sincerely, / Best regards, / Yours truly,	Kind regards, / Best, / Cheers,	结尾敬语根据邮件的正式程度选择，正式场合使用传统的结尾敬语，非正式场合可以选择更轻松的表达。
Closing	[Your Full Name], [Your Position], [Your Company]	[Your First Name],	结束邮件时，正式场合应提供完整的姓名、职位和公司信息，非正式场合只需提供名字。
Signature	[Your Full Name], [Your Position], [Your Company], [Contact Info]	[Your First Name], [Email or Phone],	签名档包括联系信息，正式场合提供完整的联系信息，非正式场合则简化。

 

部分	非常正式的例子	正式但稍带个人化的例子	适度正式的例子	非正式但仍专业的例子	非正式的例子	非常非正式的例子
Subject	"Request for Partnership Agreement Review"	"Meeting Request: Partnership Discussion"	"Discussion on Partnership"	"Chat about Partnership?"	"Let's talk about our partnership"	"Hey, got a sec to talk about partnering up?"
Greeting	"Dear Dr. Smith,"	"Dear Mr. Johnson,"	"Dear Ms. Lee,"	"Hi John,"	"Hi there,"	"Hey John,"
Opening	"I hope this email finds you in good health and spirits."	"I trust this message reaches you well."	"I hope you're doing well."	"I hope all is well with you."	"Hope you're keeping great!"	"What's up?"
Body	"I would like to formally request the review of our partnership..."	"I would appreciate the opportunity to discuss our..."	"Let's discuss our partnership at your earliest..."	"I'd like to talk about our partnership when..."	"Just wanted to chat about our possible partnership..."	"Thought we could discuss partnering up when you're free."
Saying Thanks	"We greatly appreciate your attention to this significant matter."	"Thank you for considering our request."	"We appreciate your time and consideration."	"Thanks for looking into this for us."	"Thanks for taking the time to discuss this."	"Appreciate any thoughts you can share."
Ending	"Yours sincerely," / "With kind regards,"	"Best regards," / "Sincerely,"	"Kind regards," / "Warm regards,"	"Best wishes," / "Kindest regards,"	"Take care," / "See you soon,"	"Catch you later!"
Closing	[Your Full Name], [Your Position], [Your Company], [Contact Info]	[Your Full Name], [Your Position], [Your Company]	[Your Full Name], [Your Position], [Contact Info]	[Your First Name], [Email or Phone],	[Just Your First Name],	[Your Nickname or First Name], [Contact Info (if any)]

一级分类	二级分类	详细说明
邮件结构	主题行	应简洁明了，直接反映邮件内容。使用具体的词汇，避免模糊不清的描述。
	问候语	根据关系的正式程度使用适当的称呼，如“Dear Mr. Smith”或“Hi [First Name]”。
	正文	提供清晰、有条理的信息。使用段落分隔不同的观点。保持专业，避免使用过于口语化的表达。
	结尾敬语	使用适当的结尾敬语，如“Sincerely”或“Best regards”。保持正式，除非与收件人关系较为非正式。
	签名档	包括你的全名、职位、公司名和联系信息。保持简洁，但提供足够的信息以便联系。
语言和风格	清晰性	确保邮件内容易于理解，避免复杂的句子结构和行业术语，除非你确定收件人理解这些术语。
	礼貌性	始终保持礼貌，即使在紧急或困难的情况下。使用“please”和“thank you”等礼貌用语。
	准确性	检查所有的事实信息和数据，确保准确无误。避免使用模糊不清的表达。
	一致性	保持时态、语气和格式的一致性。例如，如果使用正式语气，整个邮件应保持一致。
内容组织	目的明确	在邮件开头明确指出邮件的目的，这样收件人可以迅速理解邮件的重要性和所需的行动。
	逻辑顺序	按照逻辑顺序组织信息，通常是先介绍背景，然后详细说明问题或请求，最后总结并提出期望的行动。
	简洁性	尽量保持邮件简短，避免冗长和不必要的信息。直接到点可以提高邮件的阅读性和回复率。
格式和标点	标点符号的正确使用	正确使用逗号、分号、冒号等标点符号，以增强语句的清晰度和专业性。例如，在正式场合使用冒号后跟称呼。
	大小写	适当使用大写字母，如在开头和结尾的敬语中。避免过度使用大写字母，这可能被视为大声喊叫或不礼貌。
	格式清晰	使用清晰的字体和大小，避免使用过多的颜色或文本样式。保持页面的整洁和专业。
附件和超链接	附件的添加	如果需要添加附件，确保它是相关的，并且在邮件正文中提前通知收件人。使用清晰的文件命名，便于收件人识别。
	超链接的使用	如果邮件中包含超链接，请确保链接是安全的，并且解释链接的目的，以便收件人了解为什么需要点击。
校对和编辑	拼写和语法检查	在发送邮件前进行彻底的拼写和语法检查。使用拼写检查工具或请同事帮忙校对。错误可能会损害你的专业形象。
	清晰的附件说明	如果添加附件，确保在邮件正文中说明附件的内容和目的，以及如何使用它们。这有助于收件人理解附件的相关性

 

商务电子邮件写作指南

主题行

• 使用感叹号：避免在主题行中使用过多的感叹号。虽然它们可能看起来友好，但过多可能会显得不够专业或过于迫切。
• “跟进”：如果邮件是关于某个话题的跟进，确保主题行简洁明了，避免冗长。例如，“Follow-up: Q1 Project Update”而非“Just another follow-up email about the thing we discussed last time...”

称呼

• 团队称呼：使用“Dear team”作为称呼可以营造团队精神和友好的语气，但根据邮件内容和上下文，可能需要更正式或个性化的称呼。

邮件正文

• 简洁和专注：邮件正文应直截了当，避免冗余。不要依赖AI生成的内容，因为这可能会使邮件显得过长，给人一种懒惰的印象，同时降低邮件的可读性。
• 个人忌讳：注意避免使用可能引起对方不悦的术语或表达。

结尾

• 避免消极攻击性：在结束语中，不要表现出不直接或带有负面情绪的态度。
• 正式结尾：使用“Yours sincerely”作为结尾，这在商务沟通中是一种正式且广泛接受的方式。

正式语言

• 使用委婉语气：在正式邮件中，使用“May,” “Can,” “Could,” “Would”等委婉表达，以显示尊重和礼貌。
• 名词的使用：选择专业的名词，如“Arrival”而不是“Coming,” “To the best of our knowledge”而不是“We think,” “possibility”而不是“chance,” “Will be in touch”而不是“I will be in touch”以及“Speak to you soon”而不是“I will speak to you soon.”
• 日期格式：在邮件中始终使用一致的日期格式，以保持专业性和避免混淆。

示例邮件

Subject: Follow-up: Q1 Project Update

Dear Team,

I hope this message finds you well. I am writing to follow up on the Q1 project update we discussed during our last meeting. To keep this concise, I will outline the three key points we need to address:

1. Status of the Q1 report - The final draft is complete and will be sent for review by the end of the day today.
2. Upcoming deadlines - Please find attached the revised timeline for Q2. Your input is requested by next Monday.
3. Next meeting - We will reconvene on April 15th to review progress and align on next steps.

Thank you for your attention to these matters. Should you have any questions or require further details, please feel free to reach out.

Yours sincerely,

[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]

注意：在撰写邮件时，始终考虑邮件的受众、邮件的目的以及所期望的回复。使用清晰、专业的语言，并确保邮件格式一致，以维护良好的商务沟通。 

容易犯错的点	建议	解释
开始就写“亲爱的”	使用具体的称呼，如“亲爱的张先生”或“尊敬的李女士”	使用过于泛化的称呼可能会显得不真诚或缺乏个性化的关注。
邮件正文使用复杂的语言	保持语言简洁明了	使用简单的词汇和句子结构可以帮助收件人更快地理解邮件内容。过于复杂的语言可能会导致误解或混淆。
附件命名随意	给附件命名具体且描述性	使用描述性的文件名可以帮助收件人快速识别附件内容，而不需要打开文件查看。
过度使用被动语态	尽量使用主动语态	主动语态通常更直接、更清晰，并且能够更好地传达责任和行动。被动语态有时可能会显得模糊或过于正式。
忽略邮件格式和排版	重视邮件的格式和排版	良好的格式和排版可以提高邮件的可读性，使收件人更容易找到关键信息。不要因为追求简洁而牺牲了邮件的清晰度和专业性。
忽略邮件的最终目的	始终以邮件的目的为中心	写作时始终考虑邮件的主要目标和预期的行动。不要因为提供信息而忘记了邮件的主要目的。
过分依赖自动回复和模板	个性化每封邮件	虽然模板可以节省时间，但每封邮件都应根据具体情况进行个性化调整。自动回复有时可能会显得不体贴或缺乏关注。
在邮件中透露过多个人信息	保护个人和公司信息	商务邮件应保持专业，避免透露不必要的个人信息。过多的个人信息可能会让收件人感到不舒服或质疑邮件的专业性。
立即回复每封邮件	考虑邮件的紧急性再回复	不是所有邮件都需要立即回复。有时，花时间考虑最佳回复或等待更多信息可能会更有效。
忽略邮件的文化敏感性	考虑收件人的文化背景，尤其是西班牙语言中的名字符号等	在国际商务沟通中，了解并尊重不同文化背景下的沟通习惯是非常重要的。不同的表达方式在不同文化中可能有不同的解读。
过分依赖技术检查错误	手动校对邮件	虽然拼写和语法检查工具很有用，但它们可能会错过一些错误或提供不正确的建议。手动校对可以确保邮件内容的准确性和专业性。