为什么需要数字董事会会议？

纸质董事会会议，会议桌上摆着一摞摞的文件，没有考虑到在有限的会议时间内，参会董事看不看得完。看不完、找不到，让完整的会议材料在参会董事面前，充满了麻烦。

数字董事会会议通过数字化的手段，解决了纸质董事会存在的问题，并在变化的市场环境中，时刻为您的董事会准备优质服务。

在本文中，我们将讨论什么是数字董事会会议，以及为什么您的董事会应该认真考虑它们：

传统董事会会议困难之处

首先是空间问题。找到一个既能满足董事会座位又能满足技术要求的可用房间可能需要大量的时间才能完成。然后是时间问题，各环节的准备都需要大量的时间。还有安全等问题令人担心，尤其是当董事通过邮寄的方式传递回签署的文件，或是通过简单的在线会议方式开启会议，这些动作都会对其信息的安全性产生威胁。

对于在场的人来说，在董事会会议之前和会议期间的会议记录和信息分发是不可避免的问题。花费您无数个小时的时间浏览数百页文章。在这项关键任务中使用纸张也引起了对信息安全、环境浪费、存储和便利性的担忧。

进行数字董事会会议

数字董事会会议消除了纸张的使用，通过使用数字工具改变了整个董事会会议流程。

数字董事会会议解决方案为管理董事会会议（从组织到记录保存）提供了理想的一体化虚拟环境。事实上，过渡到数字董事会会议完全消除了手动准备会议所遇到的一些问题，数字董事会会议的好处详见以下几点：

节省资源

由于每位参会董事收到的纸质会议文件都有数十张数百张，很明显这消耗了大量纸张。在环保意识日益增强的社会中，过渡到数字董事会会议可能是显著减少董事会会议期间纸张消耗的最有效方法之一。数字董事会会议是节省树木、墨水、时间和财务的有效方法，尤其是在考虑打印和销毁董事会材料的时间和成本时。

便利性

数字董事会会议使董事能够更轻松地参加会议。由于这比面对面会议更方便参加，这可以对出席率产生积极影响。

此外，由于董事会管理软件可以提前以数字方式分发，因此消除了对快递员的依赖。这也使董事们更方便地提前为会议做好充分准备。

安全

数字董事会会议允许董事在安全环境中访问敏感信息，从而为敏感数据提供更高的安全性。在系统中，管理员可以通过使用访问限制来控制对敏感文档的访问。例如会前会后董事云系统提供的董事会管理解决方案中，提供企业级安全功能、使用多因素身份验证、密码和其他安全措施等工具保护敏感信息。此外，在设备受损的情况下，系统管理员可以远程擦除敏感数据，确保数据不会落入坏人之手。

协同协作

数字董事会会议可以更轻松地在会议中进行协作，因为同屏演示、共享注释、审阅投票等功能有助于促进董事之间的无缝协作。例如，会前会后董事云系统允许董事实时添加注释，跟踪更改和控制其他设备。激光笔工具还可以帮助演示者保持注意力并更清楚地传达特定的页面部分。这些技术功能为董事避免了不方便面对面讨论的难题，同时提供了远程共享信息的必要工具。

公司治理

鉴于董事会会议记录在公司治理中可以发挥的作用，很容易看出保持高标准的记录保存是多么重要。数字董事会会议中带有电子文件库，董事会会议记录可以作为公司内部做出的关键决策记录进行保存。这些记录可以在任何时候和任何目的下被重新访问，包括用作民事诉讼案件的证据。因此，有必要以一种经得起第三方审查的方式记录董事会会议记录。

数字董事会会议显著改善了会议记录和材料的保存，因为信息不再在物理位置进行管理。相反，数字会议解决方案为管理员提供了一个轻松管理和检索会议数据的平台。同时，他们还可以轻松创建永久记录和备份，从而改进治理和合规性工作。

通过上述说明，很容易看出纸质董事会会议过渡为数字董事会会议的价值。有效的规划、协作和记录保存有助于节省资源，以促进符合监管要求的更清晰、更具战略性的决策。