1. 目标管理的技能
目标导向的人善于利用时间,完成更多的事情。
目标的设定
写出个人的长远目标,尽力分配你所有的时间。如果有变,修正目标。当达到目标时,一定要树立新的目标。
2. 计划制定的技能
关键是同时计划工作和时间!
工作计划
结果——什么是我的目标?希望完成什么?
行动——我必须做什么才能达到这些结果?
优先原则——最先做什么?
时间计划
估计时间——每一次活动要多长时间?
日程表——何时做每一项工作?
弹性时间——必须定出多少弹性时间以应付不能控制的事情?
如何做好计划
1. 确立目标; 2. 探寻完成目标的各种途径; 3. 选定最佳的完成方式;
4. 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; 5. 编排月/周/日的工作次序并加以执行;
6. 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。
3、减少干扰的技能
突发事件,陌生访问,意外电话,…….
减少干扰要点
缩短干扰,你就会解决一半的问题; 采用其它方法如电子邮件、留言。
将事情串在一起,通过一次访问或电话解决几个问题。
当有人进入你的办公室或接电话时站起来,站起来有助你控制干扰时间。
你可以走出办公室(或告诉来电话的人你必须走)以尽快结束干扰。
重新安排你的座位,不要面对门口或交通。
忙结束谈话,开门见山,不要偏题。
在开放工作区,开小电话铃声,最好用提示等代替铃声。
受到打扰后,尽快回到你的工作,不要以打扰为借口,毫无目的地晃来晃去。
4. 避免拖延的技能
拖延有碍成功
成功来自于做了对获得结果最重要的事情,如果我们学会将拖延由重要的事转移到不重要的事情上,我们的问题就会迎刃而解。
避免拖延的要点
当出现拖延时,最好先承认它。 分析拖延的原因。 先做最难做的事情。
把不愉快的事情分解成小块的时间段。 将复杂的事分解成许多步去做,一次专攻一件事。
克服怕丢脸心态。 授权其他人。 做能使你达到目的的小事。 不要做完美主义者。
不要等待好心情,不管你心情如何,立即开始。 向自己承诺完成任务后的奖赏
你能行!立即去干吧!
5. 有效授权的技能
授权的唯一条件是必须有人愿意接受你的授权。承认权力并不依赖于正式权力关系,而是依赖于你劝说别人的能力。
有效授权的要点
确定授予他人足够的权力去完成任务。 在授权之前考虑如何控制这项工作。
考虑他人的个性,相应地调整你的授权。 不要干涉、削弱、否决或武断地推翻他人的决定。
授权也许会错,要吸取教训。 写下授权的相关细节
跟踪并不意味紧紧叮住别人 不允许向上授权
坚决要求结果,而不要求完美
6. 委婉拒绝的技能
委婉拒绝的要点
聆听对方的请求; 告知考虑的时间; 态度坚定
说“不”应该是有礼貌的表达; 要给对方清晰的解释; 给对方另外的选择和建议
7、会议管理的技能
会议主要观点
明确会议的具体目的; 考虑会议的替代品; 当你必须举办一个会议时,一定要制定会议日程并严格遵守。
会议管理的要点
充分准备会议;设定时间期限;要不断控制会议进程; 会议规模要小
试着站着开会;总结会议结果;准备跟踪的行动计划; 会议结束时花几分钟时间评价一下会议质量
(4) 第四单元时间管理工具篇
1、工作计划表
列出一张工作计划表,应该包括以下各类:
- 确立工作目标; - 注明工作目标的排序; - 描述完成目标的各种途径;
- 选定最佳人选; - 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项; - 编排月/周/日的工作次序并加以执行;
目的:明确工作目标,清晰目标排序,时间期限压力
2、“不处理”清单
列出一张“不处理”清单,应该包括以下各类:
- 低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事 - 可以合理授权给其它人的任何事
- 其它人所提的不适当或欠思考的工作要求 - 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事
- 所有你替其他人做,但其实应该是他自己该做的事
目的:计算可节省时间,减轻压力,感觉被“释”
3、索引卡/即时贴法
方法
- 将每一项工作写在一张索引片上 - 把卡片摊在平面上 - 根据重要性或必要性排出顺序
好处
- 直观,易于调整
4、盘点法
检讨每天所做的事,获得经验教训,将其应用于未来。
重点是评估每天活动的相对生产力。
关注结果而非价值。
运用回馈协助行为改变。
5、名片整理法
分成工作、公司等几个项目来整理名片。
整理名片时,不要把名牌放在名片盒里,要放在名牌簿中,这样较容易翻阅找寻。
立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。
与公司主管会面时,在对方名片上书写秘书小姐的芳名。
名片上除“个人资料外”,另记录其他资料以加深印象。