一文看懂责任分配矩阵

相信你一定熟悉这个小故事。

公司里有4个人，名字分别叫“所有人”“某个人”“任何人”和“没有人”。

每当公司有重要的工作需要完成时，“所有人”被要求去做。“所有人”很确定“某个人”会去做，而且“任何人”也可以做，但结果往往是“没有人”去完成。

于是“某个人”很生气，因为这是“所有人”的工作。“所有人”认为“任何人”也可以做，但是“没有人”了解，“所有人”是不会去做的。

最后的结果往往是，“所有人”指责“某个人”，“没有人”去做“任何人”可以做的事!

这个故事描绘了一幅生动的项目活动画面：职责不清导致相互之间的推诿。

于是，责任分配矩阵应运而生。

责任分配矩阵，是一种将所分解的工作任务落实到项目有关部门或个人，并明确表示出他们在组织工作中的关系、责任和地位的一种方法和工具。

责任分配矩阵的类型

责任分配矩阵是一种二维矩阵图。它的样式很简单，以组织单元为行，工作单元为列。行是参与活动的团队成员，也可以是相关小组或部门；左侧的列是待执行的工作活动，也就是被分解出的工作包。矩阵中的符号表示项目成员在每个工作中的角色或责任。

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符号责任分配矩阵

如果用符号表示，实例如下：

▲—负责

●—辅助

○—审批

□—通知

△—承包

  

如上图，在第三行的【修改外购软件包】这项工作中，程序员是负责人▲，项目工程师负责审批○，决定该工作是否通过，项目经理只需要被通知□，了解工作进展就可以了。其他的工作包，如确定要求、设计则需要项目经理审批○。

从图中我们也可以看到，项目经理和项目工程师虽然职位高，但负责工作包最多的人是程序员。这说明该责任分配矩阵做到了人尽其才，把专业工作交给了专业人才去做，而不是什么工作都交给项目经理或技术leader负责。这是我们在制定责任分配矩阵时应当遵从的。

在该表中，每一项工作有且只有一个负责人，这一点也是非常重要的。许多人可能参与执行同一个活动，但是通常只有一个人负责该项目。我们都知道三个和尚没水喝，如果你把同一项工作交给了张三、李四、王五共同负责，那结果就是没有人会负责。为了避免出现管理责任的推诿、踢皮球，每一项活动中负责任的人，都应该是唯一的。 

2	RACI责任分配矩阵

另外一种比较常见的是类型是RACI责任分配矩阵，它将工作活动中的4种职责以不同的字母来表示，分别是：

谁负责（R=Responsible）， 即负责执行任务的角色，ta具体负责操控项目、解决问题。

谁批准（A=Accountable），即对任务负全责的角色，只有经过ta的同意或签署之后，项目才能得以进行

咨询谁（C=Consulted），拥有完成项目所需的信息或能力的人，属于辅助人员

通知谁 (I=Informed)，应及时得到通知的人员。 

（图片来源：项圱）

 

此图与上图的符号不同，但意义相同。严格上讲，责任分配矩阵中的符号，没有什么固定标准，可以根据企业的实际需求来决定，使用符号、字母、拼音、英文单词、汉字等都可以，只要在沟通过程中不出现误区就都可以。

绘制责任分配矩阵

责任分配矩阵的编制方法也很简单，它是在wbs工作分解结构之后制定的，可以分为以下步骤： 

01

明确工作分解结构中最低层次的工作包，分别填在责任分配矩阵列中。

02

确定所有项目相关方，填在责任矩阵的标题行中。

03

针对每一个具体的工作包，指派成员或小组对其负全责。

04

针对每一个具体的工作包，指派其余的职责承担者。

05

检查责任矩阵，确保所有参与者都有责任分派，同时所有的工作包都已经确定了合适的责任承担人。

优点与注意事项

责任分配矩阵是用来明确每个工作包中“谁负责，谁配合，谁审核，谁审批”的工具， 它是落实人员和任务责任的有效工具。

在项目早期阶段，项目成员彼此不熟悉或对业务流程不清晰的情况下，项目经理可以使用责任矩阵来进行记录和交流，让团队成员对谁负责哪块工作有明确清晰的认知，加快初始阶段的项目进程。

项目经理大多数情况下是权力微小的，有时候拿着责任分配矩阵，大家也不会按时把工作完成，因此在制定矩阵时要让团队成员共同参与，让他们明确自己可以胜任的工作，同时获得个人对工作的承诺。在执行不通畅时，也要运用沟通能力和个人影响力来进行协调，避免让责任矩阵成为一张可怜的废纸。

项目是不断变化的，随着项目的变化，项目参与者和责任都会随之改变，责任矩阵也要不断更新，项目经理要把变化及时传递给相关方。

一位项目经理去见老板：

项目经理：老板，项目出现大问题了

老板：你是怎么负责的？！

项目经理：这块是开发负责的啊！不信你看这个责任分配矩阵。。

老板：我管你谁负责！明天下班前，你，必须给我搞定！

项目经理：（说好的拿开发祭天呢

）