项目管理——责任分配矩阵

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责任分配矩阵的定义

• 将合同工作分解结构要素要求的工作和负责完成该工作的职能组织相结合而形成的矩阵结构
• 用来对项目团队成员进行分工，明确其角色与职责的有效工具
• 通过这样的关系矩阵，项目团队每个成员的角色，也就是谁做什么，以及他们的职责，也就是谁决定什么，得到了直观地反映
• 项目的每个具体任务都能落实到参与项目的团队成员身上，确保了项目的事有人做，人有事干

责任分配矩阵的内容

RACI矩阵图（责任分配矩阵）
谁负责(R=Responsible)	即负责执行任务的角色，他/她具体负责操控的项目、解决问题
	R是实际完成工作的人，同一个任务可以由多个人一起完成，每个人的完成程度由A决定
	R是干活的人，负责搬砖的
谁批准(A=Accountable)	即对项目负全责的角色，只有经过他/她的同意，项目才可以进行
	A是负起最终责任者，拥有确定是/否的权利，拥有否决权，每一个任务活动只能有一个A
	A是负责拍板的人
咨询谁(C=Consulted)	即拥有完成项目所需要的能力或者信息的人员
	C是最后决定或者行动之前必须咨询的人，可能是领导或外人；在该部分，是一个双向沟通的模式，需要给A提供充分必要的咨询
	C是咨询方，可以指手画脚，提供专业指导的人
通知谁(I=Informed)	即应及时被通知结果的人员，不需要向其咨询、征求意见
	I是知情者，是一个决策定案或者行动完成后必须告知的人；是一个单向沟通的模式
	发邮件的时候就是抄送者的地位

责任分配矩阵的优点

• 明确每一个团队成员的分工，定义团队成员之间的联系，诊断项目资源配置情况

责任分配矩阵的设计步骤

责任分配矩阵的设计步骤一般分为以下七个步骤：

第一步：确定工作任务和待决定事项（解决做什么的问题）

• 确定关键性商业流程、功能、决定或者活动，进一步分析这些流程和活动，根据需要细分成细项工作；
• 此部分将成为RACI矩阵最左侧垂直栏目；
• 细化工作项目的时候应使用动词开头描述工作内容，如评价、计划、记录、操作、监测、批准、更新等，避免 列入简单的工作如“参加会议”等。

第二步：准备参与者的职责清单（确定工作由谁来做）

• 确认需要参与的人员、职位或者部门，历程RACI矩阵上方的水平栏目

第三步：初步简历RACI表

• 建立角色与责任草图
• 先和少数决策者进行讨论，将RACI排入矩阵图的中间部分

第四步：获得反馈，达成协议

• 集合所有参与人员，召开RACI会议
• 说明、沟通、并解决矩阵“草图”中在流程/次流程、活动/次活动、人员/职位角色，及RACI责任分配中的问题，以达到共识

第五步：表格分析与检查

横向分析（针对某一工作项目做分析）：

• 如果没有R：工作没人做，大家等着要批准、被咨询被告知，没人把工作当成自己的
• 如果没有A：没人总集成，没人负全责，A是有资格限制的，但只要资格相符，A应该尽量往更下阶层选任，以适才适任，并做到权责相符
• 如果太多C：很多时候并不需要很多“顾问”，否则大量的顾问咨询只会导致时间流失、成本增加
• 如果太多I：应以实际的工作需求性为基准确定，不能为了通知而通知
• 如果太多A：只能有一个A，超过了一个A，通常属于过渡期或者特殊例

纵向分析（针对各个人/部门的责任分配状态做分析）：

• 如果太多R：一个人真的可以干那么多事情嘛，这些活动是否可以进一步拆解以利于管理
• 如果没A没R：如果这是一个直线而非幕僚职位，应该考虑废除或者增强这人/职位的功能
• 如果太多A：有些A是否可以退为C或者R呢？甚至是I呢？

第六步：建立档案，并投入执行

• 将已成共识的RACI矩阵责任图进行建档，指定执行职责表的起始时间
• 副本分送所有参与者及相关支持部门，公告周知，确定内部所有参与者知悉该事项

第七步：后续强化追踪

• 在后续流程中持续沟通、强化RACI责任图解，及当责的责任观
• 确保RACI关系的正常运作，鼓励参与人员遵守自己的岗位职责
• 如有需要，在执行过程中要重新分配角色与责任

责任分配矩阵的应用实例

下面以某一城镇节日庆典活动项目为例来说明用这几种方式表示的责任分配矩阵。某城镇节日庆典活动项目需要完成的项目工作单元有文娱- 节目、宣传、志愿者名单、游戏、清洁、保安、食品、服务等，项目团队由刘明等16人组成，通过责任分配矩阵可以将所需完成的工作合理分配给每一位团队成员，并明确各自在各项工作中应承担的职责。用字母表示的该项目的责任分配矩阵如下表所示：
示例来源：MBA智库/责任分配矩阵