PRINCE2随记
PRINCE2:PRojects IN Controlled Environments,即受控环境中的项目。PRINCE2是英国政府商务办公室开发的一套指南之一,它是一种结构化的项目管理方法论。它强调在项目管理中将原则、主题、流程和项目环境4个要素相结合,但是不提供专业工作、具体技术和领导力3个方面。
- PRINCE2的益处
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PRINCE2收录了已得到应用和验证的项目管理最佳实践与治理
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PRINCE2可以应用到任何类型的项目中–能够方便地与专业性模型与特定行业模型(“工业模型”或“开发生命周期”)一起使用
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PRINCE2已被广泛接受与认可,因此,它为所有项目参与人员提供了一种通用的语言–促进有效沟通
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PRINCE2对项目职责进行了明确定义–以便项目参与人员能够了解各自的角色与要求。同时,使得项目组织在责任、授权和沟通等方面具有明确结构
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PRINCE2对产品的关注(为所有利益相关方)清楚地说明了一个项目将要交付什么、为什么、什么时候、由谁和为谁
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PRINCE2的计划是精心编制的,以满足项目组织中各个层次的需求,并改进各个层次之间的沟通与控制
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PRINCE2以“例外管理”框架为基础,各个层次的管理者(无论在公司、项目群、项目管理委员会还是项目管理等不同层次)能够高效而经济地利用时间
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PRINCE2确保项目参与人员聚焦在与商业论证目标有关的项目可行性–而不是简单地把完成项目作为根本目的
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PRINCE2定义了全面而又简便的报告结构、
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PRINCE2确保利益相关方(包括发起人与资源提供者)能够恰当地参与编制计划和决策
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采用PRINCE2能够促进组织的学习和持续改进
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PRINCE2促进了项目工作的一致性和重复使用项目资产的能力,也提高了员工的机动性,减少了人员的变更/移交所产生的影响
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PRINCE2是一种很有价值的诊断工具,可以用来推动项目工作的保证与评估、问题定位和审计
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在全球范围内,有许多经过认证的培训与咨询机构(ATO和ACO)能够为PRINCE2项目、或为准备采用PRINCE2的组织提供专业支持
1、PRINCE2原则
- PRINCE2原则的特点:
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通用性,可应用于每个项目
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自我验证性,已经在多年实践中得到验证
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自主性,这些原则赋予了从业人员方法论,提供了从业人员的信心和能力,他们可以更有效地进行项目管理
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PRINCE2的7大原则:
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持续业务验证
应用PRINCE2方法的项目必须具有持续业务验证。对PRINCE2项目的要求是:有一个开始项目的合理理由;这一合理性应该在项目生命周期中保持有效;这一合理性用文档记录并得到批准。
无论什么原因,如果不再能证明项目具有合理性,这个项目就应该中止。在这种情况下中止一个项目对组织时一种积极的贡献,因为释放出来的资金和资源可以再投入到更值得做的项目上。 -
吸取经验教训
PRINCE2项目团队吸取以前的经验教训:在项目生命周期中发现、记录和应对。吸取经验教训贯穿在整个PRINCE2之中:当准备一个项目时、当项目进展时、当项目结束时。寻求值得吸取的经验教训而不是等待其他人来提供这些经验教训,是参与项目的每一个人的职责。
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明确定义的角色和职责
PRINCE2项目,对涉及商业、用户和供应商等利益相关方的组织结构中的角色和职责进行了定义,并达成了一致。
所有项目都有以下主要的利益相关方:支持目标并确保商业投资能提供投资价值的“商业发起人”;在项目结束后,将使用产品来获取期望收益的“用户”;提供项目所需资源与专业技能的“供应商”(可以是内部的或外部的)。 -
按阶段管理
PRINCE2项目是在逐个阶段基础上进行计划、监督和控制。
PRINCE2通过一下几个方面克服规划周期问题:将项目划分成许多管理阶段;制定高层次的项目计划和详细的阶段计划(为当前阶段);在逐个阶段的基础上计划、授权、监督和控制项目。
PRINCE2要求项目最少有两个管理阶段:一个启动阶段,一个或多个后续管理阶段。 -
例外管理
PRINCE2项目对每个项目目标都定义了容许偏差,来建立授权的限制范围。
PRINCE2通过定义指导、管理和交付项目的不同职责、明确定义这3个层次所要承担的责任,建立合适的治理。具体通过以下方式来实现:-
通过设定每个层次计划目标的6个绩效指标的容许偏差,从一个管理层次向下一个层次进行授权:
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时间:在目标完成日期上延长或缩短一定的时间
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成本:在计划预算上增加或减少一定的数量
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质量:在质量目标上增加或减少一定的程度
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范围:计划产品允许的变化
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风险:计划的总体风险的范围
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收益:在改进目标上增加或减少一定的程度
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建立控制,如果预测将突破容许偏差,就立即向上一级管理层报告,决定项目如何继续
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实施保证机制,各级管理层对有效控制抱有信心
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关注产品
PRINCE2项目关注产品的定义与交付,特别是产品的质量要求。 -
根据项目环境裁剪
根据项目的环境、规模、复杂性、重要性、能力和风险,剪裁PRINCE2。为了确保所有参与项目的人员能够理解PRINCE2是如何应用的,项目启动文件应该说明PRINCE2是如何根据特定项目进行裁剪的。剪裁的目的是:确保项目管理方法论与项目环境相关(例如,这种方法论与人力资源、财务和采购等治理和支持项目的业务流程保持一致);确保项目控制水平是基于项目规模、复杂性、重要性、能力和风险(例如,报告与评审的频度与正式程度)
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2、PRINCE2主题
PRINCE2主题描述了项目管理中必须持续关注的方面。
- PRINCE2主题详情
主题 | 描述 | 回答 |
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商业论证 | 项目从一个被认为对相关组织具有潜在价值的想法开始。本主题说明了这个想法如何发展成组织的一个可交付的投资建议,项目管理如何在项目中保持组织目标的持续关注。 | 为什么? |
组织 | 发起项目的组织需要将工作分配飞各级经理,负责推进项目直到完成。项目是跨职能的,因此,正常的直线型职能结构并不适合项目。本主题描述了为有效管理项目所需要的林师兄PRINCE2项目管理团队中的角色和职责。 | 谁? |
质量 | 最初的想法将仅仅作为一个宽泛的概要来理解。本主题解释了概要如何逐步发展,使所有参与人员都理解了交付产品的质量特点–然后项目管理如何确保这些要求能够在后来被交付。 | 什么? |
计划 | PRINCE2项目是按照一系列经过批准的计划向前推进的。本主题通过描述制定计划所需步骤和所应用的PRINCE2技术,对质量主题进行补充。在PRINCE2中,计划要与组织中不同层次人员的需求想匹配。计划是项目生命周期中沟通和控制的重点。 | 如何?多少?什么时候? |
风险 | 项目通常比稳定的运营活动承担更多的风险。本主题说明了项目管理如何管理计划和项目环境中的不确定性。 | 如果…将会怎样? |
变更 | 本主题描述项目管理如何评估和处理对项目基线(项目计划与已经完成的产品)可能产生潜在影响的问题。问题可能是没有预料到的难题、变更请求或者质量不合格。 | 影响是什么? |
进展 | 本主题关注计划持续的科教复习,解释了批准计划、监督实际绩效的决策流程,以及如果项目没有按照计划执行的上报流程。最终,进展主题决定项目是否应该和如何继续。 | 现在在哪里?要去哪里?是否应该继续? |
- PRINCE2主题的格式
每个主题相关章节的结构如下:
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目的:为什么对于项目成功交付是最重要的
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主题定义:使用的术语与定义
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主题的PRINCE2方法:为了使PRINCE2流程有效而要求的项目管理的特定处理方法
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职责:与关键主题相关的每个PRINCE2角色的特定职责