项目管理-常见工具和技术总结

数据收集

• 头脑风暴：

项目管理和执行方法的创意和分析。

• 焦点小组：

讨论项目管理方法（计划）整合方式。一般是同一个部门，由一个主持人引导大家进行互动式讨论

• 访谈：

从相关方获取特定信息，用于制定子计划或项目文件。典型做法是向被访者提出预设和即兴的问题，并记录他们的回答，可1V1、多对多。

• 问卷调查：

问卷调查方法非常适用于以下情况：受众多样化，需要快速完成调查，受访者地理位置分散，并且适合开展统计分析。
标杆对照：将实际或计划的产品、过程和实践，与其他可比组织的实践进行比较，以便识别最佳实践，形成改进意见，并为绩效考核提供依据。

• 统计抽样：

统计抽样是指从目标总体中选取部分样本用于检查。抽样的频率应在规划质量管理过程中确定

• 德尔菲技术：

其本质上是一种反馈匿名函询法，其大致流程是在对所要预测的问题征得专家的意见之后，进行整理、归纳、统计，再匿名反馈给各专家，再次征求意见，再集中，再反馈，直至得到一致的意见。

• 核对单：

可以指导项目经理制定计划或帮助检查项目管理计划是否包含所需全部信息。

• 核查表：

又称计数表，用于合理排列各种事项，以便有效地收集关于潜在质量问题的有用数据。

数据分析

• 备选方案分析：

用于在出现偏差时选择要执行的纠正措施或纠正措施和预防措施的组合。

• 成本效益分析：

有助于在项目出现偏差时确定最节约成本的纠正措施。成本效益分析是用来估算备选方案优势和劣势的财务分析工具，以确定可以创造最佳效益的备选方案。成本效益分析可帮助项目经理确定规划的质量活动是否有效利用了成本。

• 根本原因分析：

关注识别问题的主要原因。

• 回归分析：

该技术分析作用于项目结果的不同项目变量之间的相互关系，以提高未来项目的绩效。

• 趋势分析：

用于确认组织所用模式的有效性，并且为了未来项目而进行相应的模式调整。检查项目绩效随时间的变化情况，以确定绩效是在改善还是在恶化。图形分析技术有助于理解截至目前的绩效，并与未来的绩效目标（表示为完工日期）进行对比。

• 偏差分析：

偏差分析可通过比较计划目标与最终结果来改进组织的测量指标。偏差分析关注实际开始和完成日期与计划的偏离，实际持续时间与计划的差异，以及浮动时间的偏差。

• 假设情景分析：

基于已有的进度计划，考虑各种各样的情景。如果情景X出现，情况会怎么样？

• 文件分析：

分析项目控制过程所输出的不同文件,如质量报告、测试报告、绩效报告和偏差分析,可以重点指出可能超岀控制范围之外并阻碍项目团队满足特定要求或相关方期望的过程。

• 过程分析：

过程分析可以识别过程改进机会，同时检查在过程期间遇到的问题、制约因素，以及非增值活动。

• 模拟：

是把单个项目风险和不确定性的其他来源模型化的方法，以评估它们对项目目标的潜在影响。最常见的模拟技术是蒙特卡罗分析。

• 挣值分析：

进度绩效测量指标（如进度偏差（SV）和进度绩效指数（SPI））用于评价偏离初始进度基准的程度。

• 迭代燃尽图：

用于追踪迭代未完项中尚待完成的工作。

• 绩效审查：

是指根据进度基准，测量、对比和分析进度绩效，如实际开始和完成日期、已完成百分比，以及当前工作的剩余持续时间。

• 储备分析：

应急储备是包含在成本基准内的一部分预算，用来应对已知-未知的风险；管理储备对应未知-未知风险。

• 质量成本：

要用到关于质量成本的各种假设，一致性非一致性成本。

• 假设条件和制约因素分析：

从假设条件的不准确、不稳定、不一致或不完整，可以识别出威胁，通过清除或放松会影响项目或过程执行的制约因素，可以创造出机会。

• SWOT分析：

在识别风险时，它会将内部产生的风险包含在内，从而拓宽识别风险的范围。

• 风险数据质量评估：

风险数据是开展定性风险分析的基础。风险数据质量评估旨在评价关于单个项目风险的数据的准确性和可靠性。

• 风险概率和影响评估：

风险概率评估考虑的是特定风险发生的可能性，而风险影响评估考虑的是风险对一项或多项项目目标的潜在影响，如进度、成本、质量或绩效。

• 其他风险参数评估：

紧迫性、邻近性、可控性、可检测性、连通性、战略影响力、密切度。

• 敏感性分析：

敏感性分析有助于确定哪些单个项目风险或其他不确定性来源对项目结果具有最大的潜在影响。它在项目结果变异与定量风险分析模型中的要素变异之间建立联系。敏感性分析的结果通常用龙卷风图来表示。

• 决策树分析：

在决策树分析中，通过计算每条分支的预期货币价值，就可以选出最优的路径。

• 影响图：

影响图是不确定条件下决策制定的图形辅助工具。它将一个项目或项目中的一种情境表现为一系列实体、结果和影响，以及它们之间的关系和相互影响。

• 技术绩效分析：

它要求定义关于技术绩效的客观的、量化的测量指标，以便据此比较实际结果与计划要求。技术绩效测量指标可能包括：重量、处理时间、缺陷数量、储存容量等。实际结果偏离计划的程度可以代表威胁或机会的潜在影响。

• 储备分析：

储备分析是指在项目的任一时点比较剩余应急储备与剩余风险量，从而确定剩余储备是否仍然合理。可以用各种图形（如燃尽图）来显示应急储备的消耗情况。

• 自制或外购分析：

自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。

• 供方选择分析：

最低成本、仅凭资质、基于质量或技术方案得分、基于质量和成本、独有来源、固定预算。

• 相关方分析：

相关方分析会产生相关方清单和关于相关方的各种信息，相关方的利害关系包括：兴趣、权利、所有权、知识、贡献

进度压缩

• 赶工：

通过增加资源，以最小的成本代价来压缩进度工期的一种技术。

• 快速跟进：

将正常情况下按顺序进行的活动或阶段改为至少是部分并行开展。

估算

• 类比估算：

是一种使用相似活动或项目的历史数据，来估算当前活动或项目的持续时间或成本的技术。通常成本较低、耗时较少，但准确性也较低。

• 参数估算：

是一种基于历史数据和项目参数，使用某种算法来计算成本或持续时间的估算技术。它是指利用历史历史数据之间的统计关系和其他变量进行估算。

• 三点估算：

三角分布：cE = (cO + cM + cP) / 3；贝塔分布：cE = (cO + 4cM + cP) / 6

• 自下而上估算：

通过从下到上逐层汇总 WBS 组成部分的估算而得到项目估算。
决策

• 多标准决策分析：

借助决策矩阵，根据一系列预定义的准则，用系统分析方法评估变更请求。

• 投票：

举手表决是从投票方法衍生出来的一种形式，经常用于敏捷项目中。举三个手指以上算通过。

资源优化

• 资源平衡：

如果共享资源或关键资源只在特定时间可用，数量有限，或被过度分配，资源平衡往往导致关键路径改变。

• 资源平滑：

不会改变项目关键路径，完工日期也不会延迟，可能无法实现所有资源的优化。

数据表现

• 亲和图：

用来对大量创意进行分组的技术，以便进一步审查和分析。就是对需求、数据进行分类、归纳总结出共性，可以对潜在缺陷成因进行分类，展示最应关注的领域。

• 思维导图：

把从头脑风暴中获得的创意整合成一张图，用以反映创意之间的共性与差异，激发新创意，演绎法的应用。

• 流程图：

它通过映射水平价值链的过程细节来显示活动、决策点、分支循环、并行路径及整体处理顺序。可帮助改进过程并识别可能出现质量缺陷或可以纳入质量检查的地方。

• 因果图：

又称“鱼骨图”、“why-why分析图”和“石川图”，将问题陈述的原因分解为离散的分支，有助于识别问题的主要原因或根本原因。

• 直方图：

直方图是一种展示数字数据的条形图。

• 矩阵图：

矩阵图在行列交叉的位置展示因素、原因和目标之间的关系强弱。

• 散点图：

散点图是一种展示两个变量之间的关系的图形。

• 控制图：

控制图用于确定一个过程是否稳定，或者是否具有可预测的绩效。

• 逻辑数据模型：

逻辑数据模型把组织数据可视化，以商业语言加以描述，不依赖任何特定技术。逻辑数据模型可用于识别会出现数据完整性或其他质量问题的地方。

• 矩阵图：

矩阵图在行列交叉的位置展示因素、原因和目标之间的关系强弱。有助于识别对项目成功至关重要的质量测量指标。

• 层级型：

用于表示高层级角色。
★工作分解结构 (WBS)：WBS用来显示如何把项目可交付成果分解为工作包,有助于明确高层级的职责。
★组织分解结构 (OBS)：按照组织现有的部门、单元或团队排列,并在每个部门下列出项目活动或工作包。
★资源分解结构：按资源类别和类型,对团队和实物资源的层级列表,用于规划、管理和控制项目工作。每向下一个层次都代表对资源的更详细描述,直到信息细到可以与工作分解结构(WBS)相结合

1. 责任分配矩阵：

责任分配矩阵显示了分配给每个工作包的项目资源,用于说明工作包或活动与项目团队成员之间的关系。它也可确保任何一项任务都只有一个人负责，从而避免职权不清。RAM的一个例子是 RACI（执行、负责、咨询和知情）矩阵。

• 文本型：

如果需要详细描述团队成员的职责，就可以采用文本型。文本型文件通常以概述的形式，提供诸如职责、职权、能力和资格等方面的信息。

• 相关方参与度评估矩阵：

相关方参与度评估矩阵显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距。不了解型、抵制型、中立型、支持型、领导型。

人际关系与团队技能

• 名义小组技术：

用于促进头脑风暴的一种技术，通过投票排列最有用的创意，以便进一步开展头脑风暴或优先排序。
明确的问题或难题->小组成员给出方案->对方案投票->选票多的方案

• 观察/交谈：

也称工作跟随，通过实际执行一个流程或程序，来体验该流程或程序是如何实施的，以便挖掘隐藏的需求。

• 引导：

与研讨会结合使用，即引导式研讨会，一般用于跨部门。适用场景如下：
★联合应用设计或开发(JAD)：收集需求和改进软件开发过程
★质量功能展开(QFD)：确定新产品的关键特征
★用户故事：角色(谁)、目标(实现什么)、动机(收益)

• 冲突管理

★撤退回避。从实际或潜在冲突中退出,将问题推迟到准备充分的时候,或者将问题推给其他人员解决。
★缓和/包容。强调一致而非差异;为维持和谐与关系而退让一步,考虑其他方的需要
★妥协/调解。为了暂时或部分解决冲突,寻找能让各方都在一定程度上满意的方案,但这种方法有时会导致“双输”局面。
★强迫/命令。以牺牲其他方为代价,推行某一方的观点;只提供赢一输方案。通常是利用权力来强行解决紧急问题,这种方法通常会导致“嬴输”局面。
★合作解决问题。综合考虑不同的观点和意见,采用合作的态度和开放式对话引导各方达成共识和承诺,这种方法可以带来双赢局面。
制定决策：决策包括谈判能力以及影响组织与项目管理团队的能力。

• 情商：

情商指识别、评估和管理个人情绪、他人情绪及团体情绪的能力。

• 影响力：

在矩阵环境中,项目经理对团队成员通常没有或仅有很小的命令职权,所以他们适时影响相关方的能力,对保证项目成功非常关键。影响力主要体现在如下各方面:
★说服他人;
★清晰表达观点和立场;
★积极且有效的倾听;
★在任何情况下都能了解并综合考虑各种观点;
★收集相关信息,在维护相互信任的同时,解决问题并达成一致意见。

• 领导力：

成功的项目需要强有力的领导技能。领导力是领导和激励团队做好工作的能力。它包括各种不同的技巧、能力和行动。领导力在项目生命周期中的所有阶段都很重要。有多种领导力理论,定乂了适用于不同情形或团队的领导风格。领导力对沟通愿景及鼓舞项目团队高效工作十分重要。

• 沟通风格评估：

规划沟通活动时，用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。常用于不支持项目的相关方。可以先开展相关方参与度评估，再开展沟通风格评估。

• 政治意识：

政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。
文化意识：文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。

• 积极倾听：

积极倾听技术包括告知已收到、澄清与确认信息、理解，以及消除妨碍理解的障碍。

• 会议管理：

会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。

• 人际交往：

人际交往有利于项目经理及其团队通过非正式组织解决问题，影响相关方的行动，以及提高相关方对项目工作和成果的支持，从而改善绩效。