如何开好需求评审会

我们都知道,需求评审会是一个很重要的环节,如果内容贯彻深刻,后期会节省很多的沟通成本,也会减少很多误差。
而且会议台风好的话,对建立个人魅力有很大的帮助,有魅力的产品经理做很多事阻碍会小很多
那么怎么才能做到这些呢?

1、打铁还需自身硬

工欲善其事,必先利其器

需求评审会一定程度上可以说是成果展示会,自然会受到各方的审判
如果拿出来的东西粗制滥造,那被打分的结果可想而知肯定好不了
这时候最怕的就是,其他人会上问问题,你这个没想到、那个不清楚
这样影响的不光是这一次的会议质量,还会影响伙伴们对你的信任,没有伙伴信任的情况下做产品,光是各方的质疑声就能给你造成很大的困扰
所以一定要在开会之前,把需求想透,用结构性和系统性的思维模式对需求进行全面审查,还可以站在各方立场上对自己模拟提问,充分准备

2、会前沟通很重要

不要把所有问题都留到会上去解决

各方预期会出现的疑问或者拿不准的事情,在会前单独找负责人沟通商议,这种方式能避免到了会上才发现大家从根本上不认同的这种尴尬场面
而且一方面完善自己的想法,另一方面就像《组织行为学》里面提到的,可以通过让他人参与你的决策过程来增强他人对你的支持,这样就把不同立场的人拉到跟你一个立场

3、减少认知偏差

有效的沟通取决於沟通者对话题的充分掌握,而非措词的甜美

如果彼此的认知水平不一样,最后很可能就是鸡同鸭讲
人都是有限理性,你只能在对方的认知水平的约束范围内让他理解和接受你的想法
所以了解与会人员对该项目或需求的认知水平很重要,然后尽量使各方的认知水平达到均衡状态。
比如以下几种情况
1)各方对项目都不了解,那么背景和市场的分析就很重要
2)团队磨合很久,彼此的共同目标一致,这时候背景描述就可以言简意赅
3)部分人了解部分人不了解,或者都处于一知半解的状态,着重关注重点参与人,比如核心开发者、测试人员等

4、切忌照本宣科

尽信书不如无书

有很多产品开需求评审会会照着需求文档念,或者对着原型一个页面一个页面的讲,这样的做的问题有两个
1)枯燥
想想有些大学老师上课的样子
2)记不住
接受的信息太多且杂乱,记忆的效果就不好
需求内容的宣讲需要使用一定的结构,要么分模块,要么分场景讲故事,要么按流程,根据不同的需求类型采取不同的演讲结构
不是说不能看文档,是不能拘泥于这种书面上的表达
人才是会议的主角,文档和原型只是辅助工具

5、寻求双赢

大行不顾细谨,大礼不辞小让

会上遇到分歧是很常见的事情
很多人对这个压力就很大,其实不用,大部分人都有很强的立场认知偏差,不可能所有都跟你看法一致
一方面可以利用这些来丰富视角,另一方面对于一些无伤大雅的小地方多认可并赞美对方的看法,只在大处坚持立场,从心理学上来讲,会使他对你的认同感更强

6、会后总结

事君慎始而敬终

一般需求评审会结束就代表正式进入了开发周期
所以会议上达成的一致目标、会上未解决待后续沟通的分歧、定下来的时间周期、指定的负责人、修改后的文档和原型这些都需要一个总结,作为阶段性成果播报,让与会人和领导了解会议结果和预期目标,这一步一定不能省。

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