PMO和项目经理不能不知道“工作流”【大海午餐5】

工作流是个好东西，那什么是工作流，跟具体的业务流程有啥区别呢？

一、认识什么是工作流

流程大家都容易理解，我们清晰地知道，定义了一组任务，从开始到结束，中间所有的动作、过程、数据、决策、报表、通知，等等等等的集合体，就是流程。

我举个例子，小莫要做个早餐，整个流程的定义就是先确定做啥早餐，再怎么做，具体做的过程，中间的指标监控，以及结果的输出管理。

那蒸包子这个流程就是：烧水，把速冻包子拿出来，放上蒸盘，水快开了再把包子放在盘子上，丢蒸锅里，水开后蒸10分钟，拿个隔热的手套或者毛巾把包子拿出来。

在这个整个过程里面，我们注意到，如果把流程相关的东西列出来，那会形成一个清单，这个清单是工作包所依赖的，但这个并不能形成工作流。

工作流的前提是先、后、或者流程步骤之间，有一定的逻辑关系，比如有交互和依赖。

那工作流是什么，工作流就是推进项目必须完成的活动、职能、数据指标的顺序。

乍一看是不是就是流程本身。其实不是，工作流是个最小的执行单位。而流程大而全面，除了定义活动，还要管活动的执行、标准、风险等等。

所以工作流算是流程的子集。

二、工作流对项目管理的作用

如果你想好好地管理项目，除了要理解流程，还要学会制定清晰的工作流。

还是拿蒸包子这件事做比喻，工作流就是，烧水、放蒸盘，等水快开，放包子，蒸10分钟，拿出来。

工作流关注的点就是必须完成的步骤，你可以理解为任务关键路径，但是也不是那么绝对，他对职责、数据的描述并没有很严格的要求，更多的是简平快的指导这事怎么完成。

这样做有两个好处：

1、能从复杂事务当中抽象出关键的任务和节点。

2、简单意味着稳定和可重复性高，意味着在这个基础上做进一步的细化，能得到更加接近真实需求的流程。

有时候人的思维是很复杂、很发散的，在这种情况下无法聚焦主线，导致关联的细节做了太多工作，核心里程碑的推进缓慢。

工作流越简单，协作的工作流线条越多，其实对于复杂工作的分拆更加深入和具体，因为工作流只考虑从开始到交付的浅层逻辑和步骤顺序。

三、工作流对项目管理的意义

工作流的启用，意味着项目管理具备什么？提升项目管理的可预测性和可操作性。

首先，工作流可以快速理清业务脉络。

一个很宏观很复杂的产品，从0到1是最难的，在1的基础上添枝加叶，反而简单很多，同时，对于制定项目计划而言，计划的可伸缩性也会得到加强，少考虑很多因素能让你更快的理清业务的脉络。

其次，工作流能提供更清晰的资源需求和流程时间预估。

这种细节上的加强，比从大盘子倒推任务进度和时间至关重要，对于项目的执行的科学性能大大加强。

比如我们刚刚的工作流，蒸包子涉及的几个点，准备、开蒸、出盘。

如果没有太多意外的话，是不是可以简单推算5分钟+10分钟+1分钟的大概时间。

这就是工作流与流程最大的区别。

正常做个流程，我们考虑到风险管理，各种乱七八糟的干扰因素的时候，我不确定蒸10分钟的时候会不会没有煤气了或者断电了，或者包子的供应跟不上了。单个节点还能稳一手，但是成千上万的个锅头同时在蒸包子的时候，就接近乱序执行了，想得越多、越复杂的时候，越难把握事件的真相。

通常，很难精确算出100个锅连续1小时能蒸出多少包子来，只能靠历史数据倒推和做平均产量的分布，所以流程不可控，但是工作流可靠，一旦小的节点或者说最小的工作包能按标准要求顺利执行，我们是可以清晰地知道这一小时的产出的，并且能给一个大概的预估量和偏差量。

同时，工作流的制定，有助于发现低效和冗余。

工作流的制定过程中，可以让你找到更快、更精简的蒸包子方法，还有助于识别风险，比如超时了、锅里没水了，以便采取补救措施进行规避。

最后，工作流的实施，能保障流程衔接，提升组织效率。

工作流的实施，能在复杂的流程管理里面，确保为你的项目提供最佳工作衔接流程，并最大限度地提高每个项目的组织效率。

四、工作流在项目管理中应用注意事项

1、工作流的制定与实施：围绕项目主线

在工作流的制定、实施过程当中，我们不会脱离主线，每个项目都从一个计划开始，不管你选择的工作流方法是什么。无论你是使用敏捷、瀑布还是迭代的方法，成功完成项目的关键是可充分落实并且管理好风险的计划。

2、工作流的制定：从大到小，确保严格精确且灵活

从大范围开始，然后将项目分解为单个团队成员能够轻松理解和处理的较小部分。确保严格精确，同时保持灵活性。因为计划赶不上变化，项目经理经常花费大量的时间去处理变化，尤其是相当重要的进度质量成本这些，还有组织环境，商业环境，通常会在项目进行到一定阶段时发生改变。

3、工作流的执行：必须要考虑量才而用

我们还是拿蒸包子举例，假如小锋是个优秀的同志，做事认真负责，但是很喜欢磨磨蹭蹭的纠结完美。在这种情况下，要给小锋安排工作的话，最好是哪种类型的工作呢？

质量标准明显、不容易搞砸、高频、高并发、高压力的工作——这样的事情适合他，比如，蒸锅没水了，他来加水，加到一半就行。有明确的度量指标，加水不涉及质量问题，他就很难出错。

如果你让他去管蒸包子的10分钟监控，他会跟你纠结蒸包子之前包子的温度，时间是否能让包子松软，是不是水汽太多会影响口感等。

量才而用，是工作流或者说微流程当中必须考虑的事情——具体的动作，执行的对象，完成的标准——想清楚了，你的工作流就很好设置了。

4、工作流的管理：要涉及到重要的相关方

工作流的管理还涉及到重要的相关方，虽然你不需要从每个团队成员那里获得意见和反馈，但确保每个人都知道自己在干啥，大家的目标是否一致，同时信息互通并让其他人参与其中。好处也显而易见，更好的团队合作、灵活的资源和更多的脑力来排除故障，有事就不再是项目经理一个人的事情了。

5、工作流的理念：从人性本善出发

即使是最完美的项目计划也会在执行的过程当中经历一些问题。在项目开展过程中，要能预料到事情会出错的地方，确定计划可能需要改变的地方，或者协作可能存在风险的地方，项目经理能够预见到有问题的情况，并准备好应对突发事件。

像我们IT研发所提倡的敏捷工作流方法的核心是：协作、自组织、跨功能和适应性的核心价值和行为。

这里就是上次我跟大家提过的XY理论当中的Y理论，先默认大家都是好人，再看好人有啥不好的地方。

五、工作流对组织与运营的意义

总体来说，工作流不是什么新鲜的概念或者知识理论，我认为它更属于微操层面，大的战略规划固然重要，细节和专注的执行力，也是项目成功的关键，而项目流就是可以帮助项目顺畅地运行，提高组织效率与合作的精细化运营手段。