第十二章 项目采购管理

基本概述

1. 概述：采购管理是项目组从项目外部获取产品、服务或成果来满足项目的需求。由于项目的复杂度，将项目的一些工作以外包（合同）的形式给一些组织。一个项目可能有多个执行组织。在采购管理中，项目团队是甲方，除采购管理外的九个管理中，项目团队是乙方。

2. 战略合作管理：企业仅靠自身无力应对激烈的竞争，因而借助供应链的力量，整合各成员企业的优势资源，形成整体竞争力。因此，必须必须摒弃“以企业为中心”的传统管理模式，以代之现代战略合作的管理模式。本质是供应链管理。

3. 采购管理四个过程：

   1. 规划采购管理（又叫，编制采购计划）：写一个文档。叫做采购管理计划，里面规定了，决定采购什么、何时采购、如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。

   2. 实施采购：向外部发布采购文件，从潜在的供应商处获取信息、报价、投标书或建议书。审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判并签订最终合同。

   3. 控制采购：管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。

   4. 结束采购：完成单次采购的过程。

4. 采购管理八个步骤：

   1. 需求确定与采购计划的制定。【买一本高项书】
   2. 供应商的搜寻和分析。【淘宝、京东、当当、拼多多等】
   3. 定价：竞争报价或谈判。【看价格】
   4. 拟定并发出订单。【下单购买】
   5. 订单的跟踪与跟催。【发货进度跟踪】
   6. 验货和收货。【验货和收货】
   7. 开票和支付付款。【货到付款】
   8. 记录管理。【做个记录】

5. 采购管理与五大过程组之间的关系
   

一、规划采购管理

1. 概述：写一个文档，采购管理计划。里面规定了，决定采购什么、何时采购、如何采购，还要记录项目对于产品、服务或成果的需求，并且寻找潜在的供应商。主要内容包括：供应商管理、产品采购目录管理、采购需求管理、采购计划管理。
2. ITO：
   1. 输入：
      • 项目管理计划【分计划、项目基准（范围基准、进度基准等）】
      • 需求文档
      • 风险登记册【进度风险、成本风险等＝>采购风险】
      • 活动资源需求
      • 项目进度【根据进度采购产品或服务】
      • 活动成本估算【例：外包服务所需资金】
      • 干系人登记册
      • 组织过程资产【主要是合同类型】
      • 事业环境因素
   2. 工具：
      • 自制/外购分析
      • 市场调查
      • 专家判断
      • 会议
   3. 输出：
      • 采购计划【从形成采购文件到合同收尾的采购过程】，主要作用：
        • 为企业组织采购提供了依据
        • 可以有效地规避风险
        • 有利于资源的合理配置，以取得最佳经济效益
      • 采购文件【招标文件：潜在卖方的报价建议书】
      • 采购工作说明书【外包工作范围说明，采购说明书来自于项目范围基准】
      • 供方选择标准
        • 例：规模、业绩、技术
      • “自制/外购”决策
      • 变更请求
      • 项目文件更新

二、实施采购

1. 概述：向外部发布采购文件，从潜在的供应商处获取信息、报价、投标书或建议书。审核所有建议书或报价，在潜在的供应商中选择，并与选中者谈判并签订最终合同。主要内容包括：询价比价管理、采购谈判、采购合同签订
2. ITO：
   1. 输入：
      • 采购计划【采购什么、何时采购、如何采购】
      • 采购文件【招标文件】
      • 卖方建议书【投标文件】
      • 项目文件【合同模板】
      • 采购工作说明书【外包工作范围】
      • 组织过程资产【以往供应商合同】
   2. 工具：
      • 招标人会议【投标前阶段】
      • 广告【招标阶段】
      • 建议书评价技术【评标阶段】
      • 独立估算【评标阶段】
      • 专家判断【评标阶段】
      • 分析技术【评标阶段】
      • 采购谈判【收标阶段】，合同签署前，对合同的结构、要求、其他条款加以澄清，并取得一致意见
   3. 输出：
      • 选中的卖方
      • 合同
      • 资源日历【主要指租赁资源（物），资源数量、可用日期等】
      • 变更请求
      • 项目管理计划更新

三、控制采购

1. 概述：管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。主要内容包括：采购不合格控制、采购文档管理、采购货物管理。
2. ITO：
   1. 输入：
      • 项目管理计划【采购管理计划等】
      • 采购文件
      • 合同【不可随便修改，若需修改，需双方协调一致通过，并经过批准（批准的变更请求），后面采购要按变更后的合同进行】
      • 批准的变更请求【变更合同条款并经过批准，再进行采购控制】
      • 工作绩效报告
      • 工作绩效信息
   2. 工具：
      • 合同变更控制系统【涉及合同修改】
      • 检查与审计【检查与审计卖方产品或成果是否符合卖方要求】
      • 支付系统【符合要求】
      • 索赔管理【工期或费用补偿】
      • 采购绩效评审【买方依据合同，审查卖方在规定的成本、进度内完成项目范围和达到质量要求的情况】
      • 报告绩效【买方依据合同，评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息，并向买方管理层报告】
   3. 输出：
      • 工作绩效信息
      • 变更请求
      • 项目管理计划的更新
      • 项目文件更新
      • 组织过程资产更新

四、结束采购

1. 概述：完成单次采购的过程。项目收尾或阶段收尾的一部分，将相关文件归档，形成组织过程资产。

2. ITO：

   1. 输入：
      • 合同
      • 合同收尾程序【项目收尾过程规定了合同收尾的方法】
      • 项目管理计划【采购计划】
      • 采购文件
   2. 工具：
      • 采购审计【总结采购过程的经验和教训】
      • 采购谈判【解决合同中未解决的问题和争议】
      • 记录管理系统
   3. 输出：
      • 合同收尾
      • 组织过程资产更新