【IT项目管理】第9章 改善项目的沟通

9 改善项目的沟通

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掌握要点

实践证明，IT项目成功的最大威胁是沟通的失败，改善沟通在IT项目管理中具有非常重要的意义和作用。

1：沟通及沟通管理概述

沟通管理是企业组织的生命线，管理的过程，也就是沟通的过程。
沟通管理是企业管理的核心内容和实质，没有沟通管理，就没有企业管理；
项目沟通管理是IT项目管理的核心内容和实质，没有项目沟通管理，就没有IT项目管理。

沟通的概念
沟通就是意义的传递和理解。这里的意义主要是指信息、思想与情感。
沟通是为了特定的目标，在人与人之间、组织或团队之间进行的信息、思想和情感的传递或交互的过程。

项目沟通是为实现项目管理目标，项目团队与其他组织、项目团队成员之间信息、思想、情感的传递和理解的过程。
沟通对项目的影响往往是潜在的、深刻的和不可见的。在项目失败的反思过程中，无论是重大失误还是小小的过失，却都能在沟通不畅的危害中找到最根本原因。

“知己知彼，百战不殆；不知彼而知己，一胜一负；不知彼不知己，每战必殆。”
沟通是知己知彼的重要手段，对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行沟通。

沟通主要有以下几方面的作用：
1）沟通是组织内部管理的基础、是协调组织内部各个体、各要素关系的纽带，是使组织和项目团队成为一个整体的凝聚剂。
2）沟通是领导人或项目经理激励下属，实现领导职能的基本途径。
3）沟通是组织或项目团队与外部建立联系的桥梁。

1-1 沟通的过程

1-2 沟通的类别

1-3 沟通网络

沟通网络是指组织中沟通渠道结构和类型。
其基本特征有：渠道路径的数量、分布及有关反馈。
同时，根据沟通对象所处的位置或权力的不同，又有集权化或分权化网络之分。

2：项目沟通管理主要过程

项目沟通管理包括为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制和最终处置所需要的整个过程。
项目成员之间清晰、顺畅的交流和沟通是项目成功的关键因素。
实践证明，项目经理在整个项目过程中，需要花费70～90%时间与项目团队、客户、项目干系人和项目发起人进行沟通。

2-1 规划沟通管理

规划沟通管理是了解项目干系人的信息需求和要求及组织的可用资产概况，制定合适的项目沟通方式和计划的过程。
该过程主要作用：识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。

项目沟通分析

沟通管理计划

2-2 管理沟通

管理沟通是根据沟通管理计划，生成、收集、分发、储存、检索及最终处置项目信息的过程。
管理沟通需要借助相关技术，以提高沟通的有效性，这些技术包括：
发送-接受模型、媒介选择、写作风格、会议管理技术、演示技术、引导技术、倾听技术

信息收集与分发

召开有效的项目工作会议
项目会议是最直接、最快捷和最有效的项目沟通方式。
会议是口头沟通的的一种形式，有助于公开项目积极的或消极的重要信息，也有助于在项目人员和利害相关者之间建立较强的联系。
项目团队通常需要进行大量的沟通，简短而频繁的项目工作会议是一个最有效地沟通方式。

实践证明：
一个成功的会议能成为鼓励项目组建立和加强对项目的期望、任务、关系和责任的工具。
一个失败的会议会对项目产生有害的影响，包括失去期望、模糊任务、混淆关系、推卸责任等。
  

2-3 控制沟通

控制沟通是在整个项目生命周期中对沟通进行监督与控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求。
要有效的控制沟通，就要了解沟通的原则、方法、工具，掌握处理冲突的方法和技巧。

遵循沟通原则
在IT项目管理中，项目经理为了能顺利地达到沟通的目的，在沟通过程要遵循如下基本原则：
1）尽早沟通 2）主动沟通 3）内外有别 4）采用对方能接受的沟通风格 5）沟通的升级原则

影响项目沟通的因素
由于项目干系人的多样性特征，使得沟通过程总存在许多障碍，归纳起来主要有以下几种：
1）语义上的障碍 2）知识经验水平的限制 3）知觉的选择性
4）心理因素的影响 5）组织结构的影响 6）沟通渠道的选择 7）信息量多少
采取一切可能的方法改善项目沟通的环境和条件，消除沟通障碍，是项目经理应该认真对待的问题。

使用沟通技巧


选择沟通的方法
选择沟通方法关键是选择最适合沟通要求的，最能达到沟通目的的方法。
非语言沟通在沟通过程中占有重要的地位，大约有55%的沟通是非语言沟通，其形式也多种多样：
1）利用语言特点沟通 2）利用衣着沟通 3）利用举止进行沟通 4）利用空间沟通 5）利用环境沟通

沟通管理工具与模板
采用沟通工具来改善项目的沟通在IT项目中效果更加明显。使用哪种沟通工具来进行沟通，往往会成为项目管理的一个重要因素。

3：扩充：绩效报告与良好的冲突管理

绩效报告
绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告、进展报告和项目预测。

良好的冲突管理
所有的项目都存在冲突，项目冲突是项目组织的必然产物。
项目冲突是组织冲突的一种特定表现形态，是项目内部或外部某些关系难以协调而导致的矛盾激化和行为对抗。
项目冲突管理是从管理的角度运用相关理论来面对项目中的冲突事件，引导冲突朝积极的方向发展，避免其负面影响，保证项目目标的实现。

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