用于高等教育的 DocuWare 文档管理软件

用于高等教育的 DocuWare 文档管理软件

借助 DocuWare 领先的文档管理和工作流程自动化软件，社区和四年制学院和大学可以获得经济高效、可持续的解决方案，支持传统课堂教育以及分布式和远程学习。DocuWare 集中并保护招生、经济援助、学生记录、人力资源、设施管理等方面的文件。

简化行政流程
借助 DocuWare，每个学术和行政部门都可以轻松使用该系统，消除重复支出。 其强大的数字工作流程使整个校园的流程自动化，处理注册表格、成绩单、发票、校友信函和数百份其他文件从未如此简单。将纸质记录数字化以进行即时检索，可为教职员工提供创造更好的学生体验所需的信息。

改善财务状况
通过自动化学费处理、经济援助、应付账款和应收账款以及赠款管理来支持财务健康。 DocuWare 还通过自动化学生生命周期中的流程（例如注册、成绩单管理和校友参与）来改善学生服务——所有这些都无需增加人员。 这个用户友好的系统易于实施、面向未来且预算友好。

文件管理和数字化正在改变高等教育学校的游戏规则
文档管理和工作流程自动化使您能够数字化文书工作并将其安全地保存在有组织的存储库中，以便在需要时快速检索。轻松捕获、存储、管理、处理、共享和跟踪文档。受控访问、任务列表和电子邮件通知使员工能够更有效地处理日常职责，决策者可以在所有流程的检查点上批准、拒绝或请求更多信息。

DocuWare 为高等教育提供了以下关键功能：
1、生产和协作

• 将纸质记录数字化并立即检索它们，使管理人员、教师和学生能够轻松、安全地交换信息；
• 创建面向公众的电子表格，以快速获取和处理学生申请、经济援助表格、成绩单等；
• 将文档与您的学生信息系统和业务软件集成，以增加您当前技术的价值。

2、安全性和合规性

• 限制未经授权查看机密文件并制定保护学生隐私的指导方针；
• 证明符合 FERPA 和 HIPAA 以及其他监管要求并自动执行保留计划；
• 使用最先进的数据、文档和在线通信加密技术应对网络威胁。

3、为IT 和未来做好准备

• 实施一个用户友好的解决方案，可根据多个部门的需求灵活调整，而无需为 IT 团队增加工作量；
• 在硬件和 IT 时间上节省大量预算资金；
• 通过故障安全灾难恢复计划防范网络安全威胁和自然灾害。

“在我们有幸找到 DocuWare 之前，我们几乎已经准备好构建自己的系统。DocuWare 是我们认为符合我们将电子文档管理系统与我们当前在线网络提供的成绩和课程列表集成的长期计划的唯一经济实惠的解决方案。”

汤普金斯科特兰社区学院IT 总监Marty Christofferson

高等教育中的文档管理案例研究

1、蒂拉穆克湾社区学院

蒂拉穆克湾社区学院使用 DocuWare 共享信息、管理学生注册并让教职员工快速访问学生文件。

蒂拉穆克湾社区学院 (TBCC) 是一所经过认证的小型学院，位于俄勒冈州的乡村海岸，为多元化的学生群体提供学位课程。学院工作人员接受过精益方法培训，并要求他们遵循精益方法，该方法确定了最大限度地减少时间和资源浪费的方法。
本着精简和提高效率的精神，当学院从美国教育部获得 250 万美元的 Title III 拨款时，其目标是利用其中的一部分来改进业务流程并提高效率。该学院进行了一项独立的精益分析，以确定像 DocuWare 这样的电子文档管理会产生的影响。结果显示节省了大量时间和组织，DocuWare 的灵活性和可定制性是他们的首选解决方案。

基本的可负担性和无缝集成是关键
TBCC 需要一个经济实惠的文档管理系统，使他们能够以电子方式共享信息、管理学生注册、为教职员工提供快速访问学生文件以提供建议并轻松适应工资单等部门的功能。他们还要求该系统应与他们的 ERP 和学生信息系统 (Jenzabar) 集成。

2、罗伯茨卫斯理学院

罗伯茨卫斯理学院是一所位于纽约罗切斯特附近的文理学院。在 DocuWare 之前，录取和注册记录存储在学院总办公室的文件柜中，存储空间已用完。在整个校园的建筑物中的部门之间共享信息并确定您是否使用的是最新版本的文档是很困难的。学院的管理团队还希望通过自动限制信息访问来更轻松地满足家庭教育权利和隐私法案 (FERPA) 中概述的隐私要求。他们的另一个目标是降低打印和存储成本，以及通过简化招生流程来帮助增加招生。

将 DocuWare 与 AdmitGold 招生软件集成解决了一个主要的工作流程问题。招生部门需要存储潜在学生的申请、成绩单、信件、ACT 和 SAT 成绩。该部门现在能够安全地存储它们，因为它们是通过与 DocuWare 集成的学院录取软件 AdmitGold 提交的。工作人员输入 AdmitGold 生成的准学生 ID、文件类型和日期。其余的索引字段（例如名字和姓氏以及专业）将使用 ID 号作为匹配代码自动填充。收到所有必需的文件后，工作流程会将录取评估表发送给招生顾问，然后再提交给招生主任批准。然后使用电子印章将申请人标记为接受或拒绝。

注册办公室使用 DocuWare 存储主要申请表、成绩单、学术警报、FERPA 表格和其他信息的更改。现在，每条信息都可以在一个中央系统中获得。

DocuWare 专为学校不断变化的需求而设计

专业培训学校、社区学院、州立大学和私立学校都受益于 DocuWare。 我们行业领先的文档管理和工作流程自动化软件组织、保护和处理关键业务信息：员工文档、客户记录、合规和认证信息等等。

1、用户友好性
用户友好性是所有 DocuWare 产品设计和开发的原则。 这使行政人员和教职员工可以快速启动新的数字流程，并使用他们可以信赖的产品获得长期满意度。

2、可扩展性
DocuWare Cloud 支持各种规模的社区和 4 年制学院和大学。 借助这种基于云的解决方案的灵活性，您可以随着需求的变化立即增加用户和存储空间。

3、安全性
控制您的文档和数据的流动以及它们的访问方式。 确保安全地捕获、处理和存储所有内容，防止误用和丢失。

4、流动性
让您居家办公的员工、教职工能够随时随地的和学生保持联系并保持高效。