DocuWare 文档管理系统为公司和员工在疫情期间提供支持，保持业务满负荷运转

自世界卫生组织宣布 COVID-19 为大流行病以来已经两年多。在思考冠状病毒危机如何影响我们生活的方方面面时，首先想到的词之一是不确定性。

对于 DocuWare 和我们的合作伙伴来说，关心我们的家人、朋友和社区的健康和福祉始终是第一位的。作为数字文档管理和流程自动化专家，我们完全有能力帮助我们的合作伙伴及其客户应对比他们预期更快的变化。我们的目标是在他们即时转变为管理远程劳动力的过程中提供支持，帮助他们控制成本，从而使他们的业务保持满负荷运转。

易于使用的文档管理工具为我们的客户提供了一种缓解压力的方法——让他们能够为业务敞开大门并留住员工。

新常态的游戏规则改变者

近 25 年来，Rebel Refrigeration, AC & Plumbing 公司一直在为拉斯维加斯及周边郊区的居民安装热水器、空调系统并提供其他家庭服务。发布封锁令时，公司办公室不得不关闭。员工在家工作，但他们无法访问在办公室里的纸质文件，发票处理落后。公司所有者乔约翰逊说：“我希望我的员工能够在家中无缝顺畅地工作，特别是如果居家办公最终会成为长期趋势”。他知道数字化对于维持生计至关重要。

约翰逊选择了 DocuWare 基于云的预配置解决方案来处理发票。入门快速简单，解决方案在 24 小时内启动并运行。约翰逊说：“我想要一个云系统，我们可以真正实现无纸化，”并补充说建立也很简单， “这一切都是为我们准备的，”他解释道。

将现有系统带到云端

Rebel Refrigeration 等公司实施了我们基于云的系统，以应对紧急需求。相比之下，总部位于纽约巴比伦的基于社区的社会健康机构 Federation of Organizations，当它的IT 总监 迈克尔·塞拉诺计划在大流行之前迁移到云时，已经在本地使用 DocuWare 近 10 年。

DocuWare Cloud 于 2020 年 4 月上旬上线，当时疫情对业务的影响逐渐明朗。Federation of Organizations工作人员正适应在家工作，因为他们已经熟悉 DocuWare，所以过渡是无缝的。“由于员工对流程有核心理解，因此过渡时间很短，”塞拉诺说，“每个人都很快适应了环境，DocuWare 提供的工具帮助缓解了压力。”

自动化有意想不到的好处

而位于肯塔基州欧文斯伯勒的戴维斯县公立学校最初使用 DocuWare 来数字化学生记录并使用电子表格来简化与家长的沟通。当居家令导致课程转到线上时，DocuWare 协助进行设备分配，跟踪教师带回家的笔记本电脑和其他设备。每位教师在 iPad 上填写一份电子表格，并以电子方式处理。这使他们能够在与其他员工最少的互动的情况下签出设备，并帮助 IT 团队。

当您的企业正在改善人们的工作方式时在家工作
我们向 DocuWare 团队成员询问了他们对在家全职工作的感受。我们的员工报告说少了非正式对话、工作午餐和即时交流想法。甚至通勤也散发出怀旧的光芒，因为它在工作和家庭之间提供了切实的分离。而从卧室的办公桌走到厨房并没有提供任何减压时间。

积极的一面是，我们还以新的方式认识了我们的同事。无论是否有意，有时儿童和宠物会参与 Zoom 通话。虚拟午餐、退休派对和在线会议提供了联系的机会。事实证明，我们宁愿在虚拟分组会议室见面也不愿完全不见面。我们还想方设法在我们的交流中添加些幽默感，这让我们振作起来并表达我们的个性。

克里斯蒂娜·迈耶，平面设计师

一开始，我很高兴能减慢我的日常生活。我的整个人生都是 100% 定时和计划好的：6 点起床，8:00 送儿子去幼儿园，8:30 到办公室，2:30 接儿子。花点时间陪他，然后在 6:30 开始做饭，然后在 8:00 让小家伙准备睡觉。在家工作让我有机会获得大量的额外时间。有时我只能在开始工作前 30 分钟起床。我也喜欢度过之前只有周末才有的家庭时间，比如一起吃早餐或午餐。

几周后，事情开始变得困难，因为我丈夫和我都在家工作，我们每个人都抽出时间来陪伴我们的儿子。我有时在晚上工作，或者早上五六点开始工作，所以白天我有更多的时间陪他。现在我儿子又要上幼儿园了，因为如果父母双方都工作，德国政府会提供“紧急护理”。

虽然夏天我喜欢在阳台上工作，但我想念去办公室，在上下班路上听收音机，喝咖啡和与同事聊天的日子。现在，我早上总是像去办公室上班一样穿衣打扮、化妆、甚至穿上休闲鞋，因为这让我进入了开始工作的正确心态。

史蒂夫·哈奇， 客户专家

在家工作的一个积极作用是改善我的睡眠模式。我可以再睡一会，不必担心需要准备好了再去办公室。有了这额外时间，不用准备例行程序，在登录DocuWare系统开始一天工作之前，我可以起床、煮咖啡和放松。我发现这让我早上更有效率。

在办公室，我在午餐时间散步，而且我大部分时间都在继续这个习惯。我发现在家工作的另一件有用的事情是在休息时我会在我的公寓周围完成一些小家务，这让我有更多的时间。

我发现的唯一不利因素是，与我团队之外的其他人或新员工建立牢固的个人联系可能更加困难。例如，在办公室里，我总是可以在厨房或走廊里遇到某人并进行简短的交谈。

乔·弗兰克，IT 运营经理

当我们开始在家工作时，我很难在我的小公寓里找到一个专属空间来安装我的办公电脑。我最终在显示器支架上投入了少量资金，将我的笔记本电脑放在显示器支架下面。我还购买了便宜的 KVM（键盘/视频/鼠标）切换器。这使我的工作笔记本电脑和我的个人台式电脑可以共享一个显示器和外围设备，而无需拔掉任何东西。我只需按一个按钮即可在计算机之间切换，绝对可以节省大量时间和空间。

迈克尔·盖尔，高级销售总监

当大流行来袭时，我马上就知道我需要一个更实用的空间来完成工作。我购买了一张可以长时间坐着或站着舒适的桌子。这绝对是一项投资，但它有望获得回报，因为它使在家工作变得更加高效。