云内容管理改变 ECM 游戏规则的三个原因

云内容管理改变 ECM 游戏规则的三个原因

不久前，关于云解决方案的对话几乎具有神学色彩。组织要么 100% 致力于云，要么“从不”考虑将重要的业务信息托付给云。

如今，云内容管理差距正在缩小。在最近的AIIM调查中，78%的组织表示“如果他们正在考虑新的或整合的ECM系统”，混合云功能将非常重要。18%的人说这些能力是“至关重要的”，另外32%的人说它们是“非常重要”。

组织正在认识到在云中自动化文档管理和工作流解决方案的价值。以下是我们最常遇到的三个战略驱动因素：

原因 1 – 本地部署“重”。

尽管存储已经商品化，但很难实现本地规模。价格通常由软件许可证的数量决定，因此企业本地软件的购买、安装和集成成本很高。

原因2 - 云部署“轻盈”。

云的主要优势之一是“按需”模型。云办公自动化无需购买大型本地系统并实施复杂的跨部门模型，而是可以扩展，无论您的业务需求有多小或多大。

这种固有的灵活性使您的团队能够按照业务的步伐提高生产力。此外，您可以从小规模开始，然后根据业务需求进行扩展。

云部署的“轻盈”优势包括：

• “以员工为中心”（随时随地，任何设备访问）

• 成本结构：服务订阅可归类为运营支出，而不是资本支出

• 近乎即时的可扩展性

• 简化维护

• 快速部署

• 按规模划分的安全杠杆

原因3 - 即使是规模最小的企业也可以获得好处。

即使是最小的竞争对手，也可以通过大规模可扩展的存储和计算能力来处理最大的数据集，提供分析来理解它，并提供安全性来锁定它，从而提供改变游戏规则的体验。

云内容管理和办公自动化已经很成熟。换句话说：云将继续存在。混合信息管理战略将成为几乎每个组织战略的一部分。

使用云办公自动化使业务和 IT 保持一致

云办公自动化是部门流程改进计划和组织更广泛转型的核心构建块。如果没有核心办公流程的自动化，大多数数字化转型工作都建立在沙子的基础上。

当然，员工对办公自动化的看法因他们的角色而异。组织在“销售”新的企业软件解决方案时，需要将这些不同的观点纳入其决策中。

工作人员视角
例如，当我与个别知识工作者交谈时，我会听到诸如“别在同一件事情上一遍又一遍地浪费我的时间”和“我只是在需要的时候找到正确的文档 - 我怎么能判断这是否是最新版本？“
他们不在乎这是怎么做到的。如果组织无法提供一种方法来解决这一点，工作人员将自己找解决方案。

业务线经理视角
业务线经理或流程所有者希望提高决策的速度、清晰度和准确性。他们希望消除手动输入和文档的杂乱存储。他们希望拥有改进自己流程的所有权。
最重要的是，他们不想在充满复杂策略和延迟决策的漫长 IT 开发队列中等待。如果他们无法从IT中获得他们想要的东西，他们可能会去寻找单一流程的SaaS解决方案。

IT 领导者视角
IT 领导者不希望被个人知识工作者采用的一堆断开连接所束缚。他们不希望业务钱高管在不考虑跨部门组合的情况下获取单一用途的 SaaS 解决方案。

他们希望构建和扩展企业技术堆栈，减少集成挑战并提高可预测性。

云办公自动化将三者联系在一起
云办公自动化是满足所有三组期望的核心。它最适合以文档为中心的业务工作流，其中知识工作者花费的时间需要从繁琐的手动任务转移到更具战略性的“深度工作”，为您的组织提供有意义的价值。

人力资源、会计、法律、采购等部门使用可重复的流程，这些流程分解为步骤、任务和决策。这些流程的核心是文档，云办公自动化是将知识工人、流程所有者和 IT 整合到单一信息管理策略中的关键。