中小型企业在内容管理（ECM）上每投资一美元，就能回报 8.55 美元

中小型企业在内容管理（ECM）上每投资一美元，就能回报 8.55 美元

作者：分析师丹尼尔·埃尔曼

Nucleus 发现，对于中小型企业而言，投资内容管理每花费一美元可带来 8.55 美元的收益。这些解决方案的关键价值驱动因素是提高用户生产力，并通过员工重新部署或避免额外招聘来节省成本。随着组织透明度和数据价值的持续增长，未能充分利用自身数字内容的公司将落后于精明的竞争对手。

概述

所有组织都创建、使用和共享数字内容，但大多数公司在升级、现代化甚至有时只是部署企业级内容管理 （CM） 系统方面的投资都很慢。对于大型企业来说，这些系统的重要性是显而易见的 - 成千上万的人需要远程协作和访问共享内容，没有内容管理系统，企业就无法运行。乍一看，对于一个较小的组织来说，通过使用传统的电子邮件，电话和手动交付系统直接共享内容来运营似乎是可行的;但是，为了使企业真正扩展和效率优化，小型企业也需要一个可以安全地组织、管理和显示内容的数字解决方案。

现代内容管理系统比大多数传统的同步和共享应用程序要复杂得多。除了文档存储之外，这些现代系统还具有广泛的功能，例如确保只有指定用户才能访问某些文件的权限，数据提取，以便可以自动抓取文档以获取相关数据和嵌入式分析以从该数据中提取见解，业务流程自动化（如合同管理）以及协作工具，允许用户实时共享和协作处理文档和项目。

Nucleus发现，对于中小型企业（在这里将由少于500人组成的组织定义为中小型企业），在内容管理（CM）解决方案上投资的每一美元都会带来8.55美元的收益。为了计算中小企业可以从内容管理解决方案中实际获得的价值，我们研究了8个ROI案例，这些案例研究涉及小型组织部署内容管理系统并从中受益。我们只研究了过去4年的案例，因为云技术是内容管理解决方案的关键价值驱动因素，而在此之前的几年中，云尚未被广泛采用，因此比较本身就存在缺陷。

在内容管理解决方案上每投资一美元，就能为中小型企业客户带来 8.55 美元的收益。

主要优点

Nucleus指出，投资内容管理技术的主要好处是提高了生产力，从重新部署的员工和/或避免了招聘中节省了成本，并且由于更好的记录管理降低了风险。

▪提高生产力。
一个客户实现了70%的增长，平均生产率提高了36%； 最常见的增长是20%。部署后，借助有组织的目录、文档搜索功能、自动化以及越来越多的围绕文档元数据构建的新功能，工作人员可以更快地查找和访问内容，从而节省了在混乱的目录或归档系统中搜索所浪费的时间，并使工作人员将精力重新集中在增值业务上。

▪通过员工重新部署和/或避免新的招聘来节省成本。
本报告研究的每一次部署要么重新部署工作人员，要么能够避免招聘新员工。由于查找内容的速度和易用性以及停用物理系统，公司可以在不增加系统复杂性或成本的前提下扩大规模。这通常有助于公司缩小其内容管理团队或提高现有团队的作用。由于新部署的效率提高，其中一家企业将负责管理数字内容的部门缩减了 35%。

▪由于更好的记录管理，降低了风险。
在高风险的现代市场中，企业无法承受客户或公司信息管理不善的风险。通过集中文档并利用流程自动化等新功能，公司可以使用访问和治理工具标准化特权信息的处理，以降低文档丢失或处理不当的风险。

最佳实践

我们还研究了每个案例研究中的客户反馈，并确定了为类似组织推荐的常见最佳实践。最常提到的是尽可能采用自动化，打破孤岛以集中尽可能多的内容，并利用咨询服务来避免自我构建和冗长的配置试验。

▪采用自动化。
对于能够有效实现发票处理和合同管理等可重复流程自动化的组织而言，可以节省大量时间和成本。自动化的业务流程可以减少人为错误，并解放劳动力以开展更多增值工作。为了从手动任务管理顺利过渡到自动化任务管理，从端到端明确定义和标准化流程、消除人为操作至关重要;在上线之前，应对其进行广泛的测试，以避免对业务造成中断。

▪打破孤岛并集中内容。
信息按部门、地区甚至用户设置在不同孤岛中似乎是很自然的，但是这可能会限制整个组织中的信息流，从而造成盲点和低效率。虽然并非所有用户都可以或应该访问公司的所有数字资产，但通过集中尽可能多的内容，组织可以最大限度地提高整体可见性，并消除许多围绕搜索文件并在断开连接的孤岛之间传输文件的成本高昂且耗时的低效率问题。

▪利用咨询服务。
对于任何方案的实施，按时和保持预算都很重要。当问题出现并且始终需要公司特定的配置时，客户建议执行后续部署的其他公司利用咨询服务将内部构建外包，以使项目保持在正轨上。也就是说，他们还需要警惕可能会阻碍未来更新和项目扩展的大量自定义，因为大量的自定义需要大量的自定义代码和配置。关键是要在利用开箱即用的选项快速上线与广泛的自定义功能之间取得平衡，这些功能可能难以构建并集成到组织的更大应用程序生态系统中。

结论

我们看到大批企业希望实现“数字化转型”，而内容管理似乎是风险较低的领域。没有连续有效利用其数字资产的标准化战略的组织将处于极大的劣势地位。一个主要潜力领域是分析数据和内容管理系统的交户。通过集成或嵌入分析功能以及数据提取功能，由计算机视觉AI模块实现，该模块“查看”文档上的数据字段，然后可以结构化形式将数据写入集中式数据库，公司可以自动挖掘和分析其数字内容库中的数据，并提取有价值的业务见解。由于人工智能（AI）仍然是投资者和工程师投入资金和时间的热门领域，因此能够自动执行数据提取和分析，同时能安全地管理和治理数字内容的创新公司应该通过数据驱动的战略实现额外的增量投资回报率。