内容、文档和流程数字化如何支持精益原则

内容、文档和流程数字化如何支持精益原则

无论您身处哪个行业，想要在业务中取得真正的成功就必须把客户放在所有决策的中心位置，以便您能够给客户提供最佳服务。同时公司以最高效的方式向前发展也很重要。幸运的是，有一种方法可以确保两者兼而有之。

该方法就是精益原则。该原则的核心理念是：最大化客户价值的同时最大限度地减少浪费。简单地说，精益意味着用更少的资源为客户创造更多的价值。最终目标是通过零浪费的价值创造过程为客户提供完美的价值。

通过采用此方法并将企业内容管理 （ECM） 解决方案作为您公司的一种工具集成，您就已经了解决浪费问题。该问题可能会削减您的利润，影响您与客户互动或阻碍您实现业务的增长。借助 ECM，公司能够将繁琐的基于纸张的流程、互不关联的数字信息和流程转变为以客户为中心、提高生产力的方法，从而确保在数字化时代取得成功。

什么是精益原则？

通过精益原则，您将能够获得：

• 更好、更快的客户服务；
• 减少浪费；
• 节省人力和空间。

精益原则最初源自制造业的精益生产，为经营企业提供了一种非常成功的方法，可实现持续改进，消除浪费和低效率。这种方法长期系统地寻求实现流程中的小的增量变化，以提高员工的效率和产品或服务的质量。

精益方法与装配线非常相似，有助于标准化流程、消除浪费、减少产品和服务中的变化以及提供更高的质量。

精益生产，以及它所基于的精益原则已经存在了几十年，许多公司都不同程度地采用了这种方法。一些公司，如丰田，已经成为制造业中使用这种方法的榜样。其他公司已将这一概念引入非制造业，因为精益原则在产品质量、客户满意度和效率提高方面具有明显优势。

精益原则仅适用于制造业吗？

精益原则只适合制造业是一个普遍的误解。精益原则中有用的概念适用于每个行业的每种类型的业务。精益可以而且应该用于制造业和服务业。

精益不是一种策略或降低成本的计划，而是整个组织的一种思维和行动方式，而 ECM 是其中不可或缺的一部分。通过数字化转型，您将看到精益原则在您组织中发挥的重要作用。

ECM 软件可用于公司的所有部门。例如，财务团队使用精益原则来评估如何实现他们的年度目标。如果他们意识到 ECM 的各个方面（如文档管理）在业务上运行良好，那么这是将ECM 应用于财务部门的绝佳机会。发票流程数字化，消除基于纸张的繁琐流程和时间浪费可以为业务带来许多好处。

ECM 在精益原则中处于什么位置？

ECM 用于创建、存储、分发、发现、归档和管理非结构化内容（如扫描的文档、电子邮件、报告、医学图像和办公文档），最终组织能够随时随地向用户提供相关内容。

许多组织发现，实施内容管理解决方案是改进其过时、不连续流程的关键。企业内容管理是实现精益方法和在业务中实现积极变革的关键组成部分。

当公司实施数字文档管理时，他们正在努力更智能地工作，减少浪费并为客户提供更好、更快的结果。通过消除或减少企业对纸张的需求，您可以更好地管理文档，降低开支，并在员工的日常日程中腾出更多时间。当您的公司将文档和内容数字化，将内容存储在中央存储库中并实施数字工作流程时，您将享受所有这些好处。

消除浪费 （无论是在员工时间和纸张方面）是提高效率和节省资金的好方法。利润最大化只是ECM给您公司带来的众多好处之一。

如何使用精益原则和 ECM 来解决效率低下的问题？

系统地处理精益原则，现在不是根据你认为错误的东西进行猜测或假设的时候。许多因效率低下而苦苦挣扎的公司一直依靠过时的流程来运营现代业务，这往往会带来负面结果。在这些情况下，流程和工作流的数字化转型可能是最佳解决方案。

要正确地发现、定义和解决公司需要改进的特定领域，以及 ECM 可以大幅改善运营的领域，请遵循 ”DMAIC“原则。

D：定义。问问：“我的目标是什么？明确您希望看到公司获利的目标或机会。您是否在办公用品（如打印机墨水）上浪费了太多钱？也许您的客户抱怨他们的发票经常不准确，或者您的员工花费太多时间筛选纸质记录，而他们本可以更快、更准确地访问文档和信息。

M：衡量。花点时间衡量下你从哪里开始，以及你是否朝着目标前进。在此阶段，您可能会意识到您的文档管理流程的效率比您想象的要低得多。

A：分析。完成您的流程。看看文档流程的投资回报率为正，还是浪费了大量的时间和金钱？通常，使用流程图或其他图形以组的形式直观地查看改变很有帮助。

I：改进。通过实施更好的流程，从浪费和低效率向简化成功过渡。既然您已经了解了自己的问题并有了明确的目标，现在需要找到一个可以解决问题并提高效率的解决方案。这是推进 ECM 实施的阶段，这是实现精益计划最重要的工作之一。

C：控制。现在是时候重新衡量，看看你的新流程是否让你达到了你的目标。据 AIIM 称，46% 采用企业内容管理策略的公司在 12 个月内实现了积极的投资回报率，三分之二的公司在 18 个月内实现了正投资回报率。如果您已成功实现目标，请继续下一个目标，从“定义”重新开始；如果您还没有，请返回“I（改进）”调整您的方法。

选择 ECM 解决方案是简化文档和信息管理流程以及使您的公司与精益生产概念保持一致的重要一步。有价值的 ECM 解决方案不仅仅是提供一个电子文件柜；它实际上可以帮助您过渡到新的流程。它使您可以有效地交付商品或服务，而不会忽视客户服务。这样，有效的内容管理解决方案对于实施精益原则是必要的。