如何通过文档管理控制合同管理

如何通过文档管理控制合同管理

如果您的公司处理的合同比以往任何时候都多，那么您并不孤单。这种指数级增长的原因包括日益增长的监管要求、供应链问题以及全球化带来的业务关系的复杂性。此外，员工更频繁地换工作，因此，需要管理更多的雇佣合同以及保密和竞业禁止协议。销售合同和供应商协议是任何处于销售行业或制造行业的公司都非常关注的问题，由于降低成本的压力，成功的合同谈判至关重要。商业伙伴关系也更为常见。

是时候停止依赖您的记忆、日历上的提醒、查看 Excel 电子表格或跳到 Google 文档来了解合同何时安排自动续订或即将到期了。错过其中一个截止日期可能会导致您为不再需要使用的服务付费，或错过了为下一个合同期谈判更好的条款的机会。

依靠纸张、电子邮件或部分数字解决方案管理合同既耗时压力又大。合同太重要了，不能存储在可能丢失或错误归档的纸上。此外，通过邮寄来回发送合同进行修订和签名会减慢该过程，并且可能会产生人为错误。通过电子邮件发送合同是一个更好的解决方案，但除非您使用与 Outlook 和其他电子邮件软件集成的软件，否则它可能无法节省时间。

实施文档管理提供了一个全面的解决方案，可自动执行合同工作流程，以便合同相关者可以看到合同从第一次修订到完成的所有进度，并消除不必要的流程步骤，节省了时间和精力。

以下是DocuWare文档管理如何帮助客户更有效地管理合同的一些示例：

示例一：电子人事档案和自动化工作流程保证良好的客户关系

总部位于汉堡的CCP Management Holding公司专门从事临时就业，人员安置和咨询工作。该服务提供商在德国各地的 10 个工作地点拥有约 500 名员工。

在实施DocuWare之前，所有人力资源文件，包括活动报告和临时职业代理人的账户，都以纸质形式存档并存储在文件柜中。它们的归档不一致，因此在员工需要文档时很难找到。由于法律要求文档必须保留十年，所以该公司还不得不租用额外的存储空间。
DocuWare现在可以在分支机构和计费中心实现更高效的工作。所有人事文件（从雇佣合同的签署到银行账户记录）都经过扫描，并使用智能索引功能自动索引，智能索引使用机器学习来记住每个文档和索引输入，因此每次捕获都会提高工具的速度、准确性和可靠性。然后，这些文档可在员工数字人事文件中获得授权访问。如今，约有 65 名员工使用该系统，其中50人在分支机构，15 人在汉堡总部。每月存档和处理大约 7，000 份人力资源文档。

#示例二：数字化汽车合同文件为蓬勃发展的汽车经销商带来更高的效率

Stoll汽车集团是一家大众和奥迪经销商，位于德国南部，拥有四家汽车经销商和一家在线业务，该公司自2019年年中以来一直在使用DocuWare。

当客户决定购买汽车时使用电子文件，签署的合同将被数字存档。销售经理审阅后，文档将转发到相应的部门进行处理，随后，销售人员会收到一封电子邮件通知，告知所有文档都已准备好供客户签名。

借助DocuWare，经销商员工始终知道哪些任务已经完成或仍待处理，通过数字文档，所有的文件都可以随时获得。

示例三：集成数字签名可优化合同管理

WSM Personal公司是一家人力资源服务提供商，该公司从中欧和东欧招聘希望在德国工作的工人，为食品、建筑、物流和制造业招聘员工。

管理雇佣合同是WSM Personal公司的核心流程。由于公司从国外招聘员工，而新员工希望在前往德国之前手握一份已签署的雇佣合同，因此数字签名过程至关重要。该过程曾经交给第三方提供商处理，但现在可以通过与Validated ID服务提供商集成直接从DocuWare进行管理。

该过程从创建雇佣合同开始，其中包含一个状态字段，该字段将指示合同已准备好签名；新员工的电子邮件地址和电话号码将被存储起来，用于双重身份验证。一旦文档被转移到Validated ID（DocuWare与之集成的服务提供商），链接将通过电子邮件发送给员工。签名通过包含验证码的短信进行验证，已签署的合同会自动存档在文档中。数字签名过程还用于其他合同，例如终止协议和转让通知。

文档管理如何改进合同管理

1、易于组织、存储和检索合同

通过中央存储库，文档管理系统提供标准化的电子归档，因此您始终可以找到所需的信息。您可以大致了解过去和现在每份合同的状态，任何有权访问该信息的团队成员都可以立即访问该信息。

2、自动路由和审批，消除了不必要的延迟

部门经理可以启动典型的合同审批工作流，然后可以将合同提交给财务部门进行签字。如果财务部门授权，合同可以自动进入法律团队进行审查。法律批准后，合同最终确定，原始文件的副本存储在中央数据库中。然后将合同发送给使用安全数字签名签署文档的相关方，并将签署的合同发送回公司以启动执行阶段。

可以安排电子邮件通知和提醒，以确保在特定时间范围内完成流程。由于您的团队可以实时了解流程，因此可以在合同生命周期的早期识别和解决瓶颈问题。您的公司可以创建一个灵活的合同基础架构，增强公司由于不可预见的经济状况变化造成的压力的能力。

在不遵循公司政策的情况下签署合同可能会导致长期的财务和法律后果，设计符合公司准则的自动化工作流程可确保快速执行并遵守政府法规。

3、版本控制确保每个人都在使用当前合同

如果没有版本控制，就不能保证您使用的是最新版本的合同。当您的公司使用合同模板时，这可能尤其令人担忧。在这种情况下，有人使用过时的模板发送合同并不稀奇。缺乏自动化甚至可能会导致旧版本流入审批阶段。

有些合同需要在其整个生命周期内持续管理。随着时间的推移，这些类型的协议可能会发生许多变化，这是没有自动版本控制的灾难所在。通过使用文档管理，您的公司可以减少起草/审查合同所花费的时间，并将更多时间花在增值活动上。

4、安全且具有法律可执行性的电子签名

您是否知道电子签名通常与亲自签名的“湿签名”一样具有法律约束力？电子签名也更安全，因为您可以确定原始人的身份，文档是真实的并且内容未被更改。

比较两个示例，了解电子签名可以将流程的速度提高多少：

场景一：
通过电子邮件将合同发送给客户。客户打印、签名并将纸质文件寄回给您。
总时间：最少3-5天。

场景二：
作为自动化工作流的一部分，您将合同通过电子邮件发送给客户，以便客户通过TSP进行数字签名。客户审查文件并以电子方式签名，然后文档会自动发送给您供您处理。
总时间：几分钟。

5、电子表单为您的流程带来更高的效率

电子表单收集对各种业务流程（包括合同管理）至关重要的信息。当Web 表单与自动化工作流相结合以及与后端系统集成时，会产生更大的影响。您的公司可以消除纸质表单、PDF 和手动数据输入，取而代之的是准确、方便的在线表单。

例如，使用电子表单，您可以轻松创建合同模板并使用版本控制来确保您的员工始终使用最新版本。您可以简化、改进和加速数据收集，它们不仅可供任何设备上的任何人立即使用，而且表单为数据提供了结构，因此可用于自动化信息流。

6、与 Outlook 和 Microsoft Office 的集成，消除了通过收件箱进行耗时的搜索，增强了协作

文档管理与法律和采购团队使用的工具（Microsoft Office和Microsoft Outlook）集成。此功能会自动将电子邮件和附件放入正确的文件夹中，这样您就不用在收件箱中进行耗时的搜索工作。您可以选择仅存档电子邮件、仅存档附件或同时存档两者。您可以设置工作流，将合同发送到一个可搜索的文件夹中，团队中具有权限的任何人都可以访问。

Microsoft Office 文档（Word、Excel 和 PowerPoint）上的实时协作可为您的团队带来更高水平的协作。这些文档可以在 Microsoft Office for Web 中进行本机编辑，以便同事可以一起实时处理文档。因为不再需要下载文档，然后在编辑完成后再上传，所以编辑速度要快得多。