轻松搞定word中让人抓狂的自动编号

　　在word中使用自动编号时，如果一级编号是2，想让其后面的二级编号自动编号为2.1、2.2……，三级编号自动编号为2.1.1、2.1.2……；且在该一级编号调整为3时，后面的二级编号和三级编号的第一位自动调整为3，而无须任何手动调整，可以通过“定义新多级列表”来实现。
1、用鼠标左键单击选择段落选项卡上第一排第三个按钮“多级列表”工具，在弹出多级列表下拉菜单，如图1所示；

　　

　　图1 多级列表下拉菜单图

2、用鼠标左键单击选择下拉菜单下方的“定义新的多级列表”选项，弹出“定义新多级列表”对话框，如图2所示；若弹出“定义新多级列表”对话框为图3所示，则用鼠标左键单图3左下角的“更多”按钮即可得到如图2所示对话框。

　　图2定义新多级列表对话框全景图

　　

　　图3 定义新多级列表对话框半景图

3、在新定义各级标题对话框中，按照《无锡地铁运营技术规章编写格式管理办法》规定的各级标题格式对本文档中各级标题进行设置。
　　3.1 用鼠标左键单击选择“定义新多级列表对话框”左上角处“标题级别框”中的阿拉伯数字“1”，选中一级标题；再将对话框右上角处的“将级别链接到样式”栏设置为“标题1”；将“要在库中显示的级别”栏设置为“级别1”，如图4所示。

   图4 章标题的样式和级别设置图

　　3.2 用鼠标左键单击编号格式栏中“字体”按钮，在弹出的按照《无锡地铁运营技术规章编写格式管理办法》规定章标题的字体格式，设置一级标题的字体格式，如图5所示。其中，切记图5红色框中的“西文字体框”需选择“（使用中文字体）”，因为《办法》要求格式后设置一个空格符，因此若“输入编号的格式”框中编号后无空格，需手动输入一个空格符，这样在后期文本编制的时候就无需在每个自动编号后手动输入一个空格符号，若该框选择西文样式，则自动编号后的空格符号为半角显示，宽度不符合要求。

　　

图5 编号字体格式设置图

　　3.3 设置编号字体格式完成后，点击“确定”按钮返回到“定义新多级编号对话框”，按照《办法》中要求格式设置“位置”栏格式；之后再重点将对话框左下角的“编号之后”栏设置为“不特别标注”(因为《办法》中要求自动编号后的空格符已经在上一步中输入，因此无需再添加制表符)，如图

图6 编号位置格式设置图

　　3.4 按照3.1至3.3的步骤依次设置节标题为二级标题，条段标题为三级标题。由于《办法》中运营使用四级标题“1.1.1.1、1.1.1.2……”和五级标题“a）、b）……”，因此在此按照正文的格式设置四级标题和5级标题。
　　3.5 全部编号格式设置完成后，点击“确定”按钮返回word文档，可以看到word2010“开始”主选项卡的“样式”组中标题1至标题5的字体格式已经设置为《办法》中要求的章标题字体格式，如图7所示。

图7 多级列表设置后标题1至标题5字体格式显示图

　　3.6用鼠标右键单击“样式”组中的“标题1”，弹出对话框如图8所示，再鼠标左键单击选中“修改”项，弹出如图9所示修改样式对话框。

图8

图9

　　3.7将修改样式对话框中样式属性的“后续段落样式”选项修改为当前样式的同一级标题，即“标题1”（修改该处后，在自动编号的段落后采用Enter键换行时，下一段落会自动生成相同级别编号），如图10所示。
　　3.8 按照《办法》中规定格式修改章标题中除编号外字体的格式，并选中预览框下方的“自动更新”选项，如图10所示。

图10

　　3.10 用鼠标左键单击“修改样式”对话框左下角的“格式”按钮，弹出上拉菜单中选择“段落”选项后弹出“段落”对话框，按照《办法》中规定设置章标题的段落格式如图11所示。设置完成后单击“确定”按钮返回“样式修改”对话框，再单击“确定”按钮返回word文档。

图11

　　3.11 按照3.6至3.10中的步骤修改标题2至标题5的样式。
　　至此，多级自动编号设置完成。
4、多级标题操作快捷键
　　4.1 在同一级创建下一个标题就用回车键Enter即可，若要切换到下一级标题级别，只需在回车后按下Tab键即可；若要接下来创建上一级别的标题，连续按压两次回车键Enter；或回车键后再按住 Shift+Tab 组合键即可。
　　4.2 若要将某个标题向上移动至上一标题之前，先将光标定位至该标题，然后使用组合键 Alt+Shift+↑ 即可；同理，若要将当前的标题向下移动，只需按下组合键 Alt+Shift+↓ 即可。
　　4.3 如果您要在标题下方输入一些具体内容，而内容是不需要编号的，那么您就需要暂停自动编号啦。很简单，不要直接回车，而是使用 Shift+Enter 组合键，这样就创建了一个能够暂停编号的人工换行符了，它也具有回车符的功能——切换到下一行。
5、多级标题的操作注意事项
　　5.1尽量避免使用格式刷 改变文本中标题级别，格式刷易引起被修改文本原来标题样式的格式变动。
　　5.2 若使用中由于各种原因引起文本中某级标题的格式变动，重新设置标题样式的格式即可恢复原来格式，无需逐条修改。
　　5.3 如需改变某级标题中的单条文本格式，可以通过“字体工具栏”的直接修改，而无需修改本级标题样式的格式。
　　5.4某页下方出现大片空白区域的处理
　　由于Word会根据页面大小及有关段落的配置自动对文档执行分页，所以会出现某页下方出现大片空白区域的情况，但我们仍然可以对Word自动分页时的有关禁忌准则执行适当的修改，以达到控制Word的自动分页状态的目的。调整Word自动分页属性的步骤为：
　　1）选定需调整分页状态的段落，2）鼠标右键单击弹出菜单中选择"段落"选项，3）从段落对话框中选择"换行和分页"选项卡，4）在"分页"配置框中对Word自动分页的有关属性执行适当的修改，若无需自动分页，则去掉Word自动分页各选项前方的“ ”勾。5）单击"确定"，此后Word即会按照新配置的属性对文件执行分页。